Исследование системы управления

Система управления любой организации является сложной  системой, созданной для сбора, анализа  и переработки информации с целью  получения максимального конечного  результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).

     Говоря  об управлении организацией, в частности  предприятием, мы употребляем термин система. Например, производственная система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные  обеспечивающие и обслуживающие  системы. Любой объект мы рассматриваем  с точки зрения кибернетики и  тем самым пытаемся понять его  цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует и в этом смысле мы рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие как систему.

     Как правило, представление объекта  в виде системы всегда связано  с некоторыми трудностями из-за наличия  множества определений системы  и трудностью выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.

В настоящее  время можно выделить, по крайней  мере, пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное.

Каждое из указанных  представлений системы отражает определенную группу ее характеристик. Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

     Под функциональным представлением системы  понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для  реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое  представление характеризует систему  как единое целое, находящееся в  «системном окружении» (среде). Это  означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда  представляет собой ту систему, в  рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система  может быть представлена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии  «подсистема» и рассматривает всю  систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

     И, наконец, процессуальное представление  характеризует состояние системы  во времени.

Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками: состоит  из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; система - это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

     Изучая  систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые  к системам управления, по которым  можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

- детерминированность элементов системы;

- динамичность системы;

- наличие в системе управляющего параметра;

- наличие в системе контролирующего параметра;

- наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

     Соблюдение  этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

     В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется и организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается  на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

     Вторым  требованием системы управления является динамичность, т.е. способность  под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время  в определенном неизмененном качественном состоянии.

     Любые воздействия среды оказывают  возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также  могут появиться возмущения, которые  стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд  ответственных работников, плохие условия  работы и т.д. К внешним возмущениям  следует отнести указы вышестоящих  организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

     Под воздействием таких внешних и  внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

     С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения  среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления  возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В  соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования  структуры управления.

     Под управляющим параметром в системе  управления следует понимать такой  ее параметр (элемент), посредством  которого можно управлять деятельностью  всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально  управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие  сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность  за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы - позволять выполнить  данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

     Несоблюдение  данного требования, т.е. наличия  управляющего параметра, приводит к  принятию субъективных управленческих решений и так называемому  волевому стилю руководства. Это  требует четкой организационной  структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым  требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие  в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно  контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

     Контроль  субъекта управления предполагает курирование  обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию  контролирующего параметра в  системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана  важнейших работ курирует главный  специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в  системе управления должны проходить  только через элемент выполняющий  функции контролирующего параметра.

     Наличие прямых и обратных связей (пятое  требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

Таким образом нами рассмотрены требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение?

     1. Рассматривая конкретную организацию  как объект исследования, мы всегда  должны фиксировать и сравнивать  ее системные характеристики. Это  позволяет лучше понять эту  организацию и определить, к какому  классу сложности она относится.

Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное  проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

Необходима персональная ответственность руководителей  и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко  фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что  отвечает.

Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.

     5. Исследование и проектирование  должно быть непрерывным процессом.  В системе управления необходимо  предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.

6. Должна существовать  четкая документация, регламентирующая  деятельность организации. Зачастую  Положения об отделах, должностные  инструкции не конкретны и  не обеспечивают персональной  ответственности при принятии  управленческих решений.

Обеспечить эти  требования возможно только на основании  общей концепции исследования систем управления как систем принятия решений, так как конечным продуктом системы  управления является управленческое решение. 

     3.2 Исследование как составная часть менеджмента организации. 

     Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих  подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны  организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.

     Для анализа сильных и слабых сторон организации руководство предприятия  должно оценить: обладает ли фирма силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут  осложнить будущие проблемы. Метод, который используется дли диагностики внутренних проблем, называют управленческим обследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить пять функциональных зон:

- маркетинг;

- финансы (бухгалтерский учет);

- производство;

- персонал;

- организационную культуру;

- имидж организации.

     Методика  анализа производственной зоны организации  существенно отличается от широко известной  методики оценки организационно-технического уровня производства. Это отличие  объясняется направленностью анализа  на стратегическое управление и развивающиеся  рыночные отношения. В ходе анализа  производящих функций акцент делается на следующие вопросы: может ли предприятие  производить товары с меньшими издержками по сравнению с конкурентами; имеет  ли доступ организация к новым материальным ресурсам; каков технический уровень предприятия; обладает ли предприятие оптимальной системой контроля качества продукции; насколько хорошо организован и спланирован процесс производства.

     Финансовое  отношение организации во многом определяет, какую стратегию выберет  руководство на будущее. Детальный  анализ финансового состояния помогает выявить уже имеющиеся и потенциальные слабости организации.

     При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов  исследования: доля рынка и конкурентоспособность  предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов; сбыт, реклама, продвижение товара.

Решение многих проблем современного предприятия  зависит от обеспеченности как производства, так и управления квалифицированными кадрами. При исследовании кадрового потенциала анализируется кадровый состав организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего руководства предприятия; система мотивации работников; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.