Рис.1.2.3. Линейно-штабная структура управления организацией  

     

     Рис.1.2.4. Линейно-функциональная структура управления

 

      Линейно-функциональная структура – структура, при которой специалисты одного профиля объединяются в структурные подразделения и принимают решения, обязательные для производственных подразделений. Т.е. производственные отделы подчиняются одновременно линейному руководителю (например, начальнику цеха) и руководителям функциональных отделов (например, отдела снабжения, маркетинга, финансов, планирования). 

     

     Программно-целевая  структура (рис.1.2.5.). 

     Рис.1.2.5. Программно-целевая структура управления организацией

     В соответствии с дивизиональной структурой управления деление организации на элементы и блоки происходит по видам товаров или услуг, группам покупателей или географическим регионам⁶.

     Чтобы организации имели возможность  реагировать на изменения окружающей среды и внедрять новую технологию, были разработаны адаптивные организационные  структуры⁷. Эти новые органические типы организационных структур нельзя в любой ситуации считать более эффективными, чем механистические. Органические структуры больше всего подходят для таких фирм, которые действуют в быстро меняющейся обстановке.

     Два основных типа органических структур, используемых сегодня, - это проектные  и матричные организации.

     Проектная организация – это временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи. Наиболее широко известный вариант проектной организации – матричная организация. Матричная структура – структура, при которой производственные подразделения подчиняются одновременно руководителям функциональных отделов и руководителям конкретных проектов⁸ (рис.1.2.6.). 

     

     Рис.1.2.6. Пример матричной структуры управления организацией 

     Необходимо  отметить, что фармацевтические (аптечные) предприятия не имеют принципиальных различий в организационном построении от других организаций. 

     1.3 Коммуникации в управлении фармацевтической организации. Конфликты 

     Для того чтобы использовать управленческую информацию, ее нужно передавать, перемещать с одного объекта на другой, организовывать взаимосвязи между этими объектами⁹.

     Процесс передачи информации и средства для  этой передачи носят название коммуникации. Одновременно под коммуникацией понимают связь между объектами, а также сам процесс взаимодействия в организации и между организациями.

     Коммуникации  играют в менеджменте огромную роль, являются важнейшим средством для  достижения целей организации.

     В зависимости от объектов коммуникационной деятельности и решаемых ими при  этом задач различают следующие виды коммуникаций: коммуникации по горизонтали, коммуникации по вертикали, командные коммуникации, коммуникации «состояния», коммуникации с внешней средой, неформальные коммуникации.

     Коммуникации  по горизонтали — это связи на одном уровне управления. Они применяются для обмена информацией между равными по иерархии подразделениями организации.

     Коммуникации  по вертикали связывают органы и объекты управления, находящиеся на различных уровнях иерархической лестницы. Эти коммуникации используются, прежде всего, для передачи командной информации и информации «состояния».

     Командные коммуникации служат для передачи приказов и распоряжений "сверху-вниз", от начальников к подчиненным. С помощью этих коммуникаций до исполнителей доводятся решения, принятые руководителями.

     Коммуникации "состояния" представляют собой линии обратной связи, идущие от подчиненных к руководителям. По ним передаются доклады о выполнении решений, данные об обстановке на местах, возникающих проблемах и т. п.

     Коммуникации  с внешней средой связывают организацию с источниками внешних ресурсов, потребителями, партнерами, другими субъектами рынка, организациями, составляющими инфраструктуру менеджмента (банками, биржами, аукционами, рынками), органами государственного управления, общественностью, средствами массовой информации и т. д.

     Неформальные  коммуникации представляют собой пути распространения неофициальной информации, так называемых утечек, а также всевозможных слухов. Эти каналы, несмотря на их, казалось бы, несерьезный характер, сегодня широко и сознательно используются в информационной работе для зондажа общественного мнения, дезинформации и дискредитации конкурентов.

     Коммуникационные  задачи решаются в ходе коммуникационных процессов, т. е. процессов обмена информацией¹⁰.

     Коммуникационный  процесс осуществляется в несколько этапов: производство информации, кодирование информации, передача информации, потребление информации.

     Производство  информации представляет собой добывание, составление сведений, их оценку, отбор среди них необходимых, соответствующее упорядочивание.

     Кодирование информации заключается в придании ей формы, требуемой для передачи (речевой, бумажной, электронной), при необходимости — в засекречивании информации.

     Передача  информации связана с выбором и использованием канала связи. При этом должна учитываться пропускная способность канала, его надежность, соответствие передаваемой информации, быстродействие, стоимость.

     Потребление информации предусматривает облечение ее в необходимую форму, приведение к виду, удобному для использования, осуществление реализации информации путем выработки управленческих решений.

     Эффективность коммуникаций в любой организации, в том числе фармацевтической, зависит от важности, своевременности  возникновения идеи, умения правильно  ее закодировать и, выбрав оптимальный канал связи, донести до получателя¹¹.

     Совершенствование умения общаться способствует эффективности  коммуникационного процесса. Но на пути обмена информацией в организации  возникают преграды, не зависящие  от отравителя сообщения. В первую очередь — это искажение информации при ее движении внутри организации по вертикали (вверх-вниз). Это непреднамеренные искажения, связанные с затруднениями в межличностных контактах. Преградой в эффективности коммуникационного процесса может выступать и неудовлетворительная структура организации.

     К внутренним коммуникациям организаций  относятся, например: деловая беседа, разговор, совещание, переговоры; примером внешней коммуникации является, например, заключение договора (контракта), проведение симпозиума, лекций, семинаров.

     В любых организациях, в том числе  фармацевтических, в процессе взаимодействий ее членов возникают формальные и  неформальные группы. Формальные группы – это официально регламентированные группы предприятия, например какой-либо отдел организации. Неформальные группы образуются в процессе общения людей внутри организации на основе общих интересов, ценностей и т.д.

     Для того чтобы наиболее полно использовать возможности неформальных групп  в целях формальной организации, менеджер должен владеть методами и искусством управления ими. В качестве главных принципов такого управления необходимо иметь в виду следующие:

     1. Недопустим прямой перенос методов управления формальными организациями на управление неформальными группами.

     2. При управлении неформальными группами на первый план выходят социально-психологические методы менеджмента, административные методы исключаются.

     3. Недопустимо прямое вмешательство менеджера в формирование и деятельность неформальных групп.

     4. Следует налаживать постоянные связи и взаимодействие между формальными и неформальными структурами; прежде всего это касается постановки и реализации целей, задач и стимулов.

     5. Следует постоянно выявлять неформальных лидеров и налаживать с ними конструктивные отношения.

     6. Особое внимание должно уделяться возникающим у членов неформальных организаций социальным проблемам и быстрой реакции на них.

     7. Необходимо предусматривать и осуществлять организационную, техническую и экономическую поддержку всем рациональным предложениям и начинаниям неформальных групп.

     8. За деятельностью неформальных групп должен вестись постоянный, но ненавязчивый контроль.

     9. Целесообразно наладить с неформальными группами равноправный диалог.

     10. Должна быть предусмотрена система согласования целей между неформальными и формальными организациями и соответствующая координация усилий.

     11. Необходимо наладить двустороннюю информационную связь между формальными и неформальными группами как в части получения, так и передачи необходимой информации.

     12. Все отношения между формальными и неформальными организациями должны строиться на принципах добровольности, доброжелательства и взаимного интереса.

     Как всякий сложный механизм, менеджмент нуждается в наладке, регулировке, устранении сбоев. Одной из причин таких  сбоев в системе управления организацией являются внутренние конфликты.

     Под конфликтом понимается разногласие между отдельными членами (группами членов) организации.

     Роль  и задача менеджера заключаются  в том, чтобы грамотно управлять  конфликтами: разрешать, ликвидировать  контрпродуктивные конфликты и стимулировать, направлять в нужное русло продуктивные конфликтные ситуации.

     Управлять конфликтами можно с помощью  административных, организационных, социально-психологических, воспитательных средств, при этом использовать такие методы, как: закрытие вопроса, силовое давление, сглаживание противоречий, "движением навстречу", "уходом от конфликта"¹². 

     1.4 Деловая корреспонденция  в фармацевтических (аптечных) организациях 

     Документирование  управленческой деятельности в фармацевтических (аптечных) организациях охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным требованиям информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

     Документирование  осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей¹³.

     Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

     Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

     Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).