Організація процесу проведення інвентаризації майна підприємства

Зробимо висновок по розділу, інвентаризація на ПАТ «Криворiзький хлiбокомбiнат № 1» це перевірка і документальне підтвердження наявності і стану активів і зобов’язань (майна, вкладень у статутний капітал іншого підприємства, розрахунків із дебіторами та кредиторами).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 3

ПРОБЛЕМИ ТА НАПРЯМИ  ВДОСКОНАЛЕННЯ ПОРЯДКУ ПРОВЕДЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ

 

 

Ефективне функціонування будь-якого підприємства неможливе  безчіткої організації бухгалтерського обліку ,яка ґрунтується на нормативно-правових актах держави таприйнятій підприємством обліковій політиці.

Аналіз діючої методики проведення інвентаризації, а також  результати дослідження стану інвентаризаційної  діяльності на підприємствах свідчать про її недосконалість, незнання її як керівниками, які згідно з чинним законодавством відповідають за її організацію та проведення, так і іншими спеціалістами, які беруть безпосередню участь в її проведенні. Це зумовлено тим, що методика організації і проведення інвентаризацій, яка застосовується на практиці, не формує цілісного уявлення про інвентаризацію, призводить до її проведення з багатьма порушеннями. Тому в методологічному аспекті інвентаризацію слід розглядати не як окремий органолептичний прийом фактичного контролю, а як процес, що складається із сукупності стадій, що об’єднують впорядковані в часі і просторі взаємопов’язані процедури, виконання яких є необхідною і достатньою умовою для досягнення мети її проведення.

Питання, пов’язані з проблемами проведення інвентаризації, визначенню її об’єктів та процедур присвячують свої праці ряд вітчизняних та зарубіжних вчених, зокрема: Бардаш С.В., Бергольц Я.М., Бутинець Ф.Ф., Журавель Г.П., Ковальов В.В., Нападовська Л.В, Новодворский В.Д., Палый В.Ф., Соколов Я.В., Хомин П.Я. Проте з подальшим розвитком економічних відносин між суб’єктами господарювання відкриваються нові сфери цієї проблеми, що потребують подальших досліджень у напрямі їх удосконалення. Недостатній рівень розробки, обґрунтування проблем здійснення інвентаризації, визначенню її об’єктів та процедур зумовили необхідність проведення цього дослідження.

У зв’язку з цим важливого значення набувають питання організації обліку та інвентаризації на підприємствах. В Україні інвентаризація є одним із важливих елементів організації управління. Проте, динамічність обліку як інформаційної системи, що супроводжується частою зміною організаційних норм провадження в Україні, зумовлює необхідність додаткового дослідження процедурного підходу до проведення інвентаризації за обліковою політикою підприємства та вимагає розробки нових підходів до її здійснення.

Нормативними документами, які регламентують правові, організаційні та методологічні засади проведення інвентаризації є Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999р.№ 996-XIV (зі змінами та доповненнями) [2], Постанова Кабінету Міністрів України “Про порядок подання фінансової звітності” від 28.02.2000 р. № 419 [13] та Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженій наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 року № 69, зі змінами та доповненнями [14].

Статтею 10 Закону передбачено, що для забезпечення достовірності даних, перед складанням фінансової звітності, підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів та зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка. Постанова Кабінету Міністрів України “Про порядок подання фінансової звітності” від 28.02.2000 р. № 419 передбачає проведення інвентаризації перед складанням річної звітності.

Згідно з Інструкцією, яка встановлює єдині для всіх суб’єктів господарювання правила проведення інвентаризації, відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі строки, визначити об’єкти, кількість і строки проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.

Незважаючи на документування в бухгалтерському обліку всіх здійснюваних господарських операцій, відповідність облікової та фактичної інформації не завжди забезпечується в силу дії об’єктивних причин. Ними є господарські ситуації, які не можливо документально оформити у момент їх виникнення: природне зменшення цінностей в процесі зберігання (усихання, витік, розлив, утруска, випаровування, вивітрювання і ін.); неточне зважування, вимірювання під час отримання або відпуску цінностей; пересортиця взаємозамінних запасів, продукції чи виробів, яка виникає при вибутті активів (передачі у виробництво або на господарські потреби, продажу і ін.); помилки в первинних документах про надходження та витрачання активів; помилкові записи в регістрах синтетичного і аналітичного обліку; зловживання матеріально відповідальних осіб.

Для усунення розбіжностей між фактичними даними і відомостями  про вартість майна і зобов’язань організації, відображеними в бухгалтерському обліку, проводиться періодична перевірка їх в натуральній формі (для активів) і звірка розрахунків (по зобов’язаннях).

Перевірка майна за допомогою  підрахунку, опису, вимірювання, оцінки, звірки отриманих даних в натуральному чи вартісному вимірюванні з даними поточного обліку в цілях контролю та його збереження здійснюється за допомогою інвентаризації.

Роль інвентаризації не обмежується перевіркою фактичної наявності цінностей. В процесі інвентаризації майна проводяться наступні заходи: організовується контроль за дотриманням вимог в діяльності матеріально відповідальних осіб по збереженню ресурсів (правил складання, оформлення первинних облікових документів, правил приймання, зберігання і відпустки цінностей і ін.); упорядковується складське господарство (перевіряються стан складських приміщень, порядок зберігання цінностей, якість вимірювальних пристроїв і ін.); встановлюються якісні характеристики матеріальних ресурсів: виявляються залежані і невживані цінності, майно, що повністю або частково втратило первинні властивості, неходові готові вироби і ін., що не мають попиту На основі отриманої інформації приймаються заходи по їх переоцінці, продажу або використанню для інших потреб; виявляються непридатні до експлуатації та такі, що не підлягають відновленню основні засоби; перевіряється дотримання правил експлуатації основних засобів.

Під час інвентаризації розрахунків з юридичними і фізичними особами проводяться наступні заходи: виявляється дотримання правил розрахунків з фізичними особами (з підзвітними особами, з працівниками по оплаті праці, з депонентами); оцінюється дотримання розрахунково-платіжної дисципліни (по розрахунках з бюджетом і позабюджетними фондами, постачальниками і підрядчиками, із засновниками і ін.); оцінюється робота по виявленню і запобіганню втратам від невчасного стягнення дебіторської заборгованості всіх видів, пропуску термінів позовної давності.

Однак, зважаючи на те, що порядок проведення інвентаризації, її періодичність теж мають визначатись за обліковою політикою підприємства, причому з дотриманням Інструкції Мінфіну №69, де вимога щодо створення цієї комісії є обов’язковою, віднесення як першого, так і другого до процедур уявляється неправомірним. Вказаний порядок проведення інвентаризації, на наш погляд, треба розглядати як одне з окремих Положень, що повинні додаватись до наказу про облікову політику.

Більшість авторів вважає, що за обліковою політикою підприємства треба затвердити склад постійно діючої інвентаризаційної комісії, а окремі з них відносять це до процедур бухгалтерського обліку [36], стосовно чого можна зазначити наступне. Якщо притримуватись буквального тлумачення процедур як послідовності дій, то дійсно пункт наказу про облікову політику щодо затвердження такої комісії можна розглядати як процедуру. Тим більше, що нерідко це оформляють окремим наказом по підприємству. Правда, при цьому теж здійснюється низка дій – процедур: визначення й узгодження кандидатур, підготовка проекту наказу, його візування, зрештою, видання.

Щодо визначення методу бухгалтерського обліку існують  два різні підходи – адитивний  і процедурний, які різняться за сутністю й змістом елементів. Зокрема, Ф.Ф.Бутинець вказує, що адитивний підхід розуміють як систему способів (інструментів, прийомів), за допомогою яких відображається господарська операція в обліку. Процедурний підхід полягає у здійсненні пізнавальних операцій або етапів діяльності із застосування системи процедур. При цьому використовують такі наукові прийоми, як спостереження, вимірювання, реєстрація, систематизація, узагальнення шляхом аналізу та синтезу, індукції та дедукції [27]. Зміст елементів методу бухгалтерського обліку за адитивним підходом викладається у більшості підручників та є незмінно таким: документація, інвентаризація, оцінка, калькуляція, рахунки, подвійний запис, баланс , звітність.

Згідно з тлумачним  словником української мови, процедура - це офіційно встановлений чи узвичаєний порядок здійснення, виконання або оформлення чого-небудь, тобто послідовність дій для організації будь-якої справи.

Розуміння процедури  інколи доволі розмите, нерідко під  цим поняттям розуміють весь обліковий цикл. Так, О. Джонсон, як підкреслюють Я.В. Соколов [39] та Ф.Ф.Бутинець [21], виокремлював в обліковій процедурі три типи обробки даних:

а) додавання однорідних подій, наприклад, додаються доходи;

б) агрегування різнорідних  подій, наприклад, сальдування доходів  витратами;

в) уточнення задопомогою  коефіцієнтів початкової оцінки події.

Видатний італійський  вчений П. д’Альвізе вважав інвентаризацію бухгалтерською процедурою, яка здійснюється для контролю достовірності реєстрації фактів господарського життя, а як принципи розглядав власне таку достовірність [39].

Саме в такому розумінні, на наш погляд, можна тлумачити  співвідносність цих понять: принципи достовірності, тобто, адекватність реєстрації фактів господарського життя щодо них самих здійснення та інвентаризацію, яка підпорядкована цьому ж принципу, хоч і проводиться згодом.

При цьому варто зауважити, що розуміння процедури інколи доволі розмите, нерідко під цим поняттям розуміють весь обліковий цикл. Так, О. Джонсон, як підкреслюють Я.В.Соколов [39] та Ф.Ф.Бутинець [21], виокремлював в обліковій процедурі три типи обробки даних:

а) додавання однорідних подій, наприклад, додаються доходи;

б) агрегування різнорідних  подій, наприклад, сальдування доходів витратами;

в) уточнення за допомогою  коефіцієнтів початкової оцінки події.

Але водночас це унеможливлює абсолютну розмежованість понять „методи” й „процедури” стосовно облікової політики підприємства, а тому загалом останні, можна би вважати, це теж деталізація методу бухгалтерського обліку. Бо, якщо виходити зі змісту дефініції, то, приміром, спостереження чи вимірювання можна деталізувати на власне процедури, а М.С.Пушкар до процедур відносить навіть оцінку й відображення (операцій – В.К.) на рахунках [37], хоч заодно вважає їх, як і більшість авторів, складовими елементами бухгалтерського обліку.

Як процедуру можна, на наш погляд, тлумачити власне дії, які будуть виконуватись цією комісією. Для прикладу, Мінфіном України наказом від 22.11.2004 р. №731 внесено зміни до пп. 11.7 Інструкції по інвентаризації такого змісту: “При виявленні придатних для використання об’єктів основних засобів, залишкова вартість яких дорівнює нулю, постійно діючою (робочою) інвентаризаційною комісією оформлюється пропозиція про визначення її справедливої вартості”.

Таким чином, звідси випливають, принаймні дві процедури:

1) визначення справедливої  вартості – суми, за якою може  бути здійснений облік активу, або оплата зобов’язання в результаті операції між обізнаними й незалежними сторонами, що пов’язане з низкою дій – від вивчення прайс-листів до отримання експертних висновків, розрахунків дооцінки (уцінки) об’єктів тощо;

2) розрахунок ліквідної  вартості – суми коштів або  вартості інших активів, які  підприємство може отримати від реалізації (ліквідації) необоротних активів після закінчення строку їх корисного використання (експлуатації) за вирахуванням витрат, пов’язаних з продажем (ліквідацією), і це теж зумовлює виконання певних дій: визначення зносу об’єкта, калькуляцію витрат на ліквідацію та ін.

Подібним чином ця постійно діюча (робоча) інвентаризаційна комісія в межах своїх повноважень, визначених Порядком проведення інвентаризації, здійснює інші процедури, пов’язані з виявленням відповідності фактичної наявності активів, відображеної в облікових регістрах, встановленням застарілих або таких, які не використовуються і не потрібні на підприємстві чи втратили певною мірою свою якість, зрештою, фіксування це в інвентаризаційних описах аж до визначення нестач (надлишків) включно.

Головний бухгалтер  або особа, юридична чи фізична, відповідальна  за ведення бухгалтерського обліку, має забезпечити дотримання норм законодавства та правил її проведення. Матеріали інвентаризації і рішення інвентаризаційної комісії щодо регулювання розходжень затверджуються керівником підприємства із включенням результатів у звіт за період, в якому закінчена інвентаризація, а також у річний звіт, та викладаються у примітках до фінансової звітності.

Таким чином, створення цілісної системи обліку передбачає активне застосування облікової політики підприємства. До способів ведення бухгалтерського обліку за обліковою політикою належать способи групування та оцінки фактів господарської діяльності, відшкодування вартості майна, що амортизується, організація документообігу, інвентаризації, способи застосування рахунків бухгалтерського обліку, системи регістрів бухгалтерського обліку, обробки інформації та інші відповідні способи та прийоми.