Анализ финансового состояния предприятия ЗАО НТФ "Медтехника"

Управление ЗАО НТФ  «Медтехника» в соответствии с Уставом осуществляет управляющий, который принимает все решения. Так как ему принадлежит более 50% акций, то он фактически является владельцем  ЗАО НТФ «Медтехника». Управляющему подчиняется генеральный директор, который несёт ответственность за деятельность ЗАО НТФ «Медтехника».

Генеральный директор ЗАО  НТФ «Медтехника» осуществляет административно-распорядительную деятельность. При этом сама работа генерального директора ЗАО НТФ  «Медтехника» отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых им задач. Кроме того, работа генерального директора требует  оперативного разрешения всех возникающих ситуаций. Генеральный директор должен уметь решать параллельно несколько видов работ. Также работа генерального директора отличается многообразием контактов.

 Генеральный  директор  ЗАО НТФ «Медтехника» производит  управление процессами, происходящими  внутри предприятия. Кроме того, он производит управление процессами  взаимодействия предприятия с  внешней средой.

Права  и обязанности  генерального директора ЗАО НТФ «Медтехника» определяются Уставом. В Уставе ЗАО НТФ «Медтехника» определяются основные  задачи, обязанности, права и ответственность за выполнение возложенных на генерального директора функций.

Права генеральному директору  ЗАО НТФ «Медтехника» необходимы для исполнения возложенных должностных обязанностей. Эти права реализуются при исполнении обязанностей  генерального директора ЗАО НТФ «Медтехника».

Ответственность генерального директора ЗАО НТФ «Медтехника» устанавливается с учётом особенностей работы функций и прав:

- Обеспечение  выполнения  целей и задач предприятия  ЗАО НТФ «Медтехника»;

- Соблюдение расчётной  и платёжной дисциплины ЗАО  НТФ «Медтехника»;

-    Соблюдение  действующего законодательства;

-   Обеспечение подбора  кадров и рационального использования их труда в соответствии с занимаемыми должностями и квалификацией;

-    Обеспечение  продвижения работников;

-  Эффективный контроль  за исполнением служебных обязанностей  работников.

 Во главе каждого  подразделения в ЗАО НТФ «Медтехника» стоит руководитель этого подразделения, который непосредственно отвечает за работу своего подразделения.

Для всех   сотрудников  разработаны должностные инструкции, в которых детально описаны все  выполняемые ими функции и  обязанности, а также права и  ответственность каждого сотрудника.

 Каждый руководитель  подразделения ЗАО НТФ «Медтехника»  выполняет такие функции и  задачи – непосредственно   организовывает работу своего  подразделения и подчиняется  непосредственно  генеральному  директору.

В процессе реализации принятого решения могут происходить резкие изменения в обстановке, вызванные внешними причинами, выявившимися ошибками, просчетами как в самом решении, так и в организации его выполнения. В этих случаях появляется потребность либо в изменении принятого решения (по срокам, исполнителям, содержанию некоторых задач), либо в принятии нового решения. Поэтому в процессе принятия и реализации решений следует предусмотреть порядок внесения необходимых изменений. Особенно это относится к решениям, которые принимаются в условиях неопределенности, что очень характерно для деятельности органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям. Не всегда необходимость в корректировке хода выполнения решения связана с ухудшением обстановки. В ходе реализации решения могут открываться новые возможности, которые позволят добиться лучших результатов.

Реализация решения, независимо от результатов, должна всегда заканчиваться  подведением итогов. При подведении итогов следует проанализировать все  этапы работ по выполнению решения, все успехи, ошибки, срывы. Подведение итогов дает информацию о достижении поставленной цели, соблюдении установленных сроков, достижении запланированных и побочных результатов, о деятельности исполнителей и т.п. Обязательное подведение итогов реализации решения имеет большое воспитательное значение. Коллективы и непосредственные исполнители должны знать, каких результатов они добились, как работали, какова социальная, экономическая, политическая оценка их труда. С точки зрения управления подведение итогов реализации решения – это изучение достижений и ошибок, приобретение или совершенствование опыта решения аналогичных ситуаций и проблем, приобретение опыта использования новых методов.

Практически доказано, что  указанные меры позволяют существенно  снизить вероятность принятия ошибочных решений.

Отдел общего делопроизводства выполняет функции контроля за всеми  поступающими в ЗАО НТФ «Медтехника» документами. Эти документы при  этом распределяются по тем отделам  и службам, к которым они адресованы.

Основной целью ООД является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению Фирмы, а также:

• Совершенствование форм и методов работы с документами.

• Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов к хранению.

• Сокращения документооборота.

• Разработка и внедрение нормативных и методических документов по документационному обеспечению, направленных на реализацию деятельности Фирмы.

Отдел общего делопроизводства в организации и исполнении возложенных на него задач руководствуется:

• Законами Российской Федерации;
• Указами и Распоряжениями Президента РФ;
• Постановлениями и Распоряжениями Правительства РФ;

• Нормативными актами Федеральных органов исполнительной власти;

• Основными положениями Государственной системы  документационного  обеспечения управления (ГСДОУ);
• Правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы;

• Уставом Фирмы;
• Решениями собрания акционеров Фирмы, Совета директоров;
• Приказами и распоряжениями по Фирме;

• Инструкцией по документационному обеспечению управления в Фирме;

• Положением об отделе общего делопроизводства.

 

 

 

 

 

2.3 Функциональные обязанности сотрудников отдела

 

Отдел общего делопроизводства состоит из четырех человек: начальника отдела, секретаря руководителя, инспектора, архивариуса.

     Возглавляет  отдел начальник отдела - на него  возлагаются следующие основные  функции :

• обеспечение  единого  порядка  документирования, организации  работы  с  документами;

• контроль исполнения документов;
• совершенствование форм и методов работы с документами;
• сокращение документооборота, унификация форм документов;

• разработка и внедрение нормативных  и методических документов  по совершенствованию документационного обеспечения в Фирме;

• участие в разработке и  внедрении  прогрессивных  технологий  документационного обеспечения управления  на  базе  применения  вычислительной и организационной техники;

• общее руководство отделом общего делопроизводства.

Должностные обязанности начальника отдела:

• Рассматривать, распределять  и направлять  входящие документы по принадлежности, знакомить  с ними руководителей, осуществлять  контроль за их исполнением  в  установленные сроки.
• Осуществлять контроль за своевременным исполнением  наиболее важных  документов и поручений руководителя, систематически докладывать о состоянии их выполнения.

• Осуществлять документирование производственных совещаний.

• Обеспечить сохранность и использование печатей и штампов Фирмы.
• Осуществлять контроль  за  работой  с  документами  в  структурных  подразделениях Фирмы.

• Обеспечивать составление номенклатуры дел Фирмы.

• Разрабатывать Положение об  отделе  общего делопроизводства, архива должностные инструкции сотрудников ООД, нормативные  и методические  документы  по  вопросам,  относящимся к компетенции ООД.
• Анализировать  документооборот,  разрабатывать  и  внедрять   мероприятия  по  его  упорядочению.
• Оформлять подписку и контролировать  получение  подписной  корреспонденции,  договоров по доставке периодической печати, выписке методической литературы.
• Систематически вести  консультации  по  правильному оформлению  организационно-технической документации,  выдавать  справочный  материал по текущему документообороту, осуществлять оперативный поиск, следить  за  правильным оформлением документов в структурных подразделениях Фирмы.
• Организует ведение текущего архива, систематизирует тематические материалы.
• Согласовывает с  соответствующими   структурными   подразделениями   повышение квалификации сотрудников ООД.
• Согласовывать  использование  финансовых  средств  при  покупке  множительной техники, факсов, условий их  эксплуатации  и  обслуживания с соответствующими структурными подразделениями.

• Выполнять разовые поручения руководителя.

Должностные обязанности  секретаря руководителя:

• По поручению генерального директора :

- Организует проведение  телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие  полученную информацию и доводит  до его сведения ее содержание,  организует прием посетителей, обеспечивает их необходимой информацией.

-   Готовит проекты  приказов, составляет письма, запросы.

  -   Организует  рабочее место руководителя.

            -   Осуществляет заказ гостиниц  и приобретает билеты гостям Фирмы.

            -    Выполняет разовые поручения.

• Организационная работа

- Принимает поступающую  на рассмотрение руководителя  корреспонденцию, проверяет правильность  оформления документов, обеспечивает  качественное их редактирование.

-    Ведет прием и регистрацию входящих телефонограмм, доводит их до сведения руководителей.

            -     Осуществляет оформление  и передачу исходящих телефонограмм.

            -  Осуществляет  печать текстовых  документов, согласно типовых инструкций

-  Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

-    Осуществляет  работу по программе “Контрольные  поручения”

-  Ведет регистрацию  и учет, доводит до сведения исполнителей  распорядительные документы Фирмы.

             -    Заменяет ведущего менеджера  по делопроизводству в ее отсутствие.

       Основными  задачами архивариуса являются:

• Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2  «Положения об архиве».
•   Учет, обеспечение сохранности, систематизация и использование документов,  хранящихся в архиве.

   Во исполнение  вышеуказанных задач архивариус  осуществляет следующие функции:

-  Принимает на хранение  в соответствии с  утвержденным графиком документы, обработанные  в  соответствии  с   требованиями  государственной  архивной  службы,  не  позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством; размещает их  с  учетом  рационального использования площадей и оперативности поиска документов.

-  Осуществляет учет  и обеспечивает полную сохранность   принятых  на  хранение дел,  периодически (не реже 1 раза в  5 лет) организует проверку наличия  дел в архиве.