Анализ финансового состояния предприятия ЗАО НТФ "Медтехника"

-  Создает, пополняет  и совершенствует научно-справочный  аппарат  к  хранящимся в архиве делам и документам.

-  Организует использование  документов:

• информирует руководство и работников Фирмы о составе и содержании документов  архива, по поручению руководства Фирмы осуществляет выявление документов;
• выдает  в  установленном порядке дела, документы или копии документов для служебного использования;
• исполняет запросы организаций и заявлений граждан, в установленном  порядке  выдает копии документов и архивные справки;
• ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
• Проводит экспертизу ценности  документов,  хранящихся  в  архиве,  предоставляет на рассмотрение экспертной комиссии Фирмы описи на дела, подлежащие хранению и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; участвует в работе экспертной комиссии Фирмы.
• Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях.
• Готовит заключения на документы, предоставляемые  на  рассмотрение  экспертной комиссии Фирмы.
• Оказывает структурным  подразделениям  методическую  помощь в  составлении номенклатуры дел, службе делопроизводства - в составлении сводной номенклатуры дел Фирмы, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и  хранения их в структурных подразделениях.
• Участвует в  разработке  нормативно-методических  документов  (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.)  по  архивному  делу  и организации документов в делопроизводстве в системе Фирмы.
• Проводит мероприятия  (совещания, семинары и т.д.)  по  внедрению нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству в структурных подразделениях Фирмы.

2.4 Особенности процесса контроля решений различных типов

 

В ЗАО НТФ «Медтехника» решения относятся к административным, и процессом контроля занимается в соответствии с иерархией и организационной структурой генеральный директор и руководители структур.

Организацией контроля исполнения документов, решений  и сбором информации по срокам исполнения решений занимается отдел общего делопроизводства, (в дальнейшем ООД).

  Контролируемые документы можно классифицировать на несколько блоков:

• контроль исполнения стратегического плана;
• контроль исполнения бюджета;

• контроль за исполнением приказов, распоряжений, писем и обращением граждан.

2.4.1 Контроль исполнения Стратегического плана

 

Основной целью контроля исполнения является обеспечение исполнения и постоянное поддержание актуальности Стратегического плана

В ходе контроля исполнения Стратегического плана решаются следующие задачи:

• стимулировать реализацию плана в целом и отдельных мероприятий (действий) в отдельности;
• оценить степень достижения  целей Стратегического плана, дать информацию для принятия решений о распределении ресурсов на достижение целей или о корректировке стратегического плана; 
• оценить степень исполнения мероприятий (действий) стратегического плана, дать информацию для уточнения и корректировки мероприятий и действий;
• поддержать в рабочем состоянии организационные структуры стратегического планирования.

 

Контроль исполнения проводится с целью обеспечения  исполнения и поддержания постоянной актуальности Стратегического плана. С учетом результатов контроля исполнения СП принимаются решения о распределении ресурсов и корректировке мероприятий, действий Стратегического плана.

Контроль исполнения проводится на основании Положения о контроле исполнения Стратегического плана по специальной методике, приведенной   ниже. Методика фиксирует принципы представления информации о результатах и ходе исполнения Стратегического плана.

В процессе контроля исполнения ежемесячно  ГСП  заслушивает отчеты ответственных за стратегии, содержащие выводы о степени исполнения и адекватности стратегий СП, а также о необходимых корректировках и уточнениях стратегий и плана в целом по мероприятиям и действиям.

 

Результаты контроля исполнения стратегий ответственными за стратегии оформляются заключением (в форме аналитической записки) и выносятся на заседание ГСП.

В аналитической записке освещаются  следующие вопросы:

• Получены ли конкретные, предусмотренные планом результаты?
• Содержат ли полученные результаты недостатки,  способные замедлить реализацию последующих мероприятий (действий)?
• Какие именно последующие мероприятия (действия) не смогут быть выполнены в установленные сроки по причине указанных недостатков?

Такое заключение может быть дополнено предложениями по существу вопроса.  Принятие оперативных мероприятий и корректировка стратегического плана являются необходимым условием эффективности системы стратегического планирования. 

Составление стратегического  плана начинается с создания группы стратегического планирования, куда входят специалисты из разных отделов.

Основные этапы  стратегического планирования можно представить в виде таблицы, где расписаны этапы и полученный на выходе результат⁷.

 

 

Таблица 1 – Основные этапы стратегического планирования

1	Разработка (корректировка) миссии фирмы	Миссия фирмы
2	Анализ внешних и  внутренних факторов (анализ, диагностика  состояния фирмы), определяющих развитие фирмы;	Список угроз и возможностей; сильных и слабых сторон фирмы. Матрица SWOT-анализа.
3	Определение и утверждение  главных стратегий (целей);	Список главных стратегий (целей) развития фирмы на год
4	Создание рабочих групп (при необходимости) для проработки  стратегий по достижению установленных  целей;	Рабочие группы по стратегиям (поименные списки)
5	Разработка стратегического  плана по достижению установленных  целей: детализация стратегий на мероприятия;	Стратегический план как совокупность стратегий и  мероприятий по их реализации
6	Детализация мероприятий  на отдельные действия с указанием ответственных, исходящих документов, количественных параметров и сроков исполнения;	Стратегический план как совокупность стратегий, мероприятий  и конкретных действий по их реализации с указанием ответственных, количественных параметров, исходящих документов и сроков исполнения;
7	Согласование сроков исполнения Стратегического плана;	Стратегический план, согласованный по срокам
8	Утверждение Стратегического  плана;	Стратегический план, утвержденный Генеральным директором
9	Реализация Стратегического  плана, создание рабочих групп по исполнению стратегий, разработка оперативных планов рабочих групп по исполнению стратегий;	Списки (поименные) рабочих  групп. Оперативные планы. Отчеты ответственных  за стратегии.
10	Контроль исполнения стратегического плана (мониторинг);	ежеквартальные отчеты по точкам контроля
11	Корректировка стратегического  плана (при необходимости).	Корректированный Стратегический план

 

Составление стратегического плана строго обязательно для всех предприятий по разработанному формату, который включает в себя поэтапное составление плана:

• стратегия;
• мероприятий;
• действие.

Формат разрабатывается  группой стратегического развития и выглядит следующим образом:

         При этом для каждого мероприятия указывается:

Х  - № Стратегии	Наименование Стратегии (Цель)	Ответственный за стратегию - член ГСП
Х.Х  - №  Мероприятия	Наименование   Мероприятия  (Цель мероприятия)
Х.Х.Х. - №  Действия	Наименование   Действия	Ответственный за действие - член ГСП	Срок исполнения	Исходящий документ

 

При этом для каждого мероприятия указывается:

- номер Х.Х.

- список действий,  необходимый для реализации мероприятия,

- срок завершения,  совпадающий со сроком исполнения последнего действия.

 

Для каждого действия  соответственно указывается:

- номер Х.Х.Х.

- номер Х.

- ответственный за стратегию,

- название - цель, (задача),

- последовательность мероприятий,  необходимых для реализации данной стратегии.

 

Контроль исполнения Стратегического плана включает в себя три составные части:

анализ  изменений внешней среды и  изменений в самой фирме. Базируется на исследовательской работе ГСП по изучению ситуации в отраслях и регионах, имеющих стратегическое значение для ЗАО НТФ МЕДТЕХНИКА.

контроль  процесса исполнения стратегий по срокам и существу (контроль достижения количественных параметров по Стратегическому плану). Базируется на информации, предоставляемой ответственными за стратегии на основе отчетности рабочих групп о исполнения мероприятий (действий) Стратегического плана. Распадается на два подблока:

а)   контроль сроков продвижения по стратегическим направлениям;

б)  контроль  достижения численных параметров. 

Итоги контроля отражаются в аналитической записке где  фиксируются оценки выполнения действий, списки невыполненных действий, оценки потребности в дополнительном бюджетном финансировании, в связи с предложениями по корректировке Стратегического плана.,

контроль  правильности выбранного пути (стратегического направления) базируется на аналитической работе ответственных за стратегии по оценке достигнутого и ожидаемого эффекта от исполнения стратегии. Итоги контроля отражаются в аналитической записке, с выводами и прогнозами о правильности выбранного пути и степени достижимости целей (параметров) и необходимости корректировки Стратегического плана по срокам и по существу, необходимости корректировки административных документов, связанных с реализацией Стратегического плана. Отчет помещается на сервер ГСП.

Анализ  промежуточных  итогов  исполнения стратегического  плана осуществляется группой стратегического планирования на основе отчетов ответственных за стратегию. Итоги  исполнения стратегического плана подводятся ГСП ежемесячно, на специальных заседаниях после изучения аналитических записок фиксированной структуры, предоставленных ответственными за стратегию.

Контроль исполнения Стратегического плана проводится рабочими группами под руководством ответственных за стратегии, координатором, ответственным секретарем, членами  ГСП.

Ежемесячно проводятся специальные заседания ГСП для рассмотрения хода исполнения Стратегического плана на основании аналитических записок о ходе исполнения Стратегического плана. По результатам обсуждения принимается решение о ходе исполнения СП и, если это необходимо, о   корректировке СП по срокам и\или по существу.

В   аналитической  записке ответственным за стратегию  фиксируются:

• оценка выполнения мероприятий, действий - по существу, срокам и количественным параметрам;
• списки (полностью, частично) проваленных мероприятий, действий. Причины невыполнения. Предложения о принятии оперативных мер;

оценки потребности  в дополнительном бюджетном финансировании;

• предложения по корректировке  Стратегического плана, оперативных планов действий рабочих групп, бюджета ЗАО НТФ «Медтехника».

Итак, ежемесячно, 25 числа каждого месяца координатор направляет ответственным за стратегии напоминания о необходимости обновить информацию на страницах стратегий (на сервере ГСП).