Анализ финансового состояния предприятия ЗАО НТФ "Медтехника"

  Таким образом, данный процесс проходит на всех уровнях исполнительской ответственности (охватывает все иерархии подчиненности организационной структуры предприятия):

• Сотрудник подразделения
• Руководитель подразделения

• Руководитель службы

• Руководитель организации
• Бюджетный комитет (состоит из руководителей всех подразделений/служб, собственник/акционер/инвестор)

Результатом данного  процесса является утвержденный бюджет предприятия -  рабочий документ, по которому  будет жить очередной  запланированный период – год.  Данный бюджет директивно доводится  до всех подразделений.

Методика контроля выполнения бюджета

Фаза контроля в процессе бюджетного управления включает в себя:

1. Определение результатов  достижения или отклонения от  планов осуществляется с помощью различных систем учета: бухгалтерского, управленческого, административного.

2. Анализ причин отклонений  результатов от планов. Он  производится  для выработки корректировки  курса Фирмы «Медтехника» и  осуществляется на основе данных  учета. Этот этап представляет выявленные данные для принятия решений, в том числе по корректировки целей. Именно на этом этапе происходит формирование управленческого воздействия.  Т.е. подготовка действий, направленных на достижение поставленных целей с учетом возникших отклонений.

 

Контроль  выражается в:

• контроле достижения плановых показателей посредством своевременного сопоставления фактических и запланированных результатов (формат план-фактных отклонений);
• анализе причин вызвавших отклонения в текущем режиме;
• анализе отчетности о фактическом выполнении бюджета на промежуточных этапах (декада, месяц, квартал) и после завершения бюджетного периода (год).

 

Процесс контроля можно разделить на этапы:

1. Постоянный оперативный  контроль (ежедневный, еженедельный) выполнения бюджетов каждого подразделения и предприятия в целом заключается в формировании управленческих отчетов  по бюджетам в виде сравнения плана и факта, план-фактных отклонений в суммовом и процентном выражении (Сотрудники планово-экономического (финансового) отдела)

2. Анализ оперативных  отчетов выражается в анализе  причин, вызвавших отклонения плана  от факта (Сотрудники ПЭО, ответственные  сотрудники подразделений, Руководители  подразделений)

3. Принятие решений  для предотвращения причин отклонений, снижения их негативного влияния и корректировок планов на следующие периоды (Руководители подразделений, Руководители служб, Руководитель организации)

4. Премирование/штрафные  санкции для подразделений, в  бюджетах которых наблюдается  экономия/перерасход.

30 числа каждого месяца подводятся итоги выполнения бюджета (итогов работы) за месяц - формируются управленческие отчеты  по бюджетам в виде сравнения плана и факта, план-фактных отклонений в суммовом и процентном выражении. Данные готовятся сотрудниками  планово-экономического отдела и предоставляются на рассмотрение руководителям подразделений, финансовому директору и генеральному директору ЗАО НТФ «Медтехника».

Анализ отклонений, выявление  тенденции рассматриваются на совместном заседании сотрудниками планово-экономического отдела, ответственными сотрудниками подразделений, руководителями подразделений 01 числа следующим за отчетным месяцем подразделений.

Финансовый анализ данных, расчет необходимых показателей  и коэффициентов проводится на совместном заседании сотрудников планово-экономического  отдела, финансового директора, членов бюджетного комитета с целью корректировки планов, пересмотра лимитов. Заседание проводится 02 числа, следующего за отчетным месяцем.

Принятие решений для  предотвращения причин отклонений, снижения их негативного влияния и корректировок планов на следующие периоды утверждается на бюджетном комитете по представленным документам руководителями  подразделений.

Премирование/штрафные санкции  для подразделений, в бюджетах которых  наблюдается экономия/перерасход утверждается на бюджетном комитете генеральным директором.

 

3. Контроль  исполнения  приказов, распоряжений, обращений граждан

Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное  и качественное выполнение.

Контроль за исполнением  документов по существу содержащихся  в  них  вопросов осуществляют руководители предприятий, структурных  подразделений  или уполномоченные ими лица.

 Непосредственный  контроль за сроками исполнения  контрольных  документов в  ЗАО НТФ «Медтехника» возлагается на ООД.

Обязательному контролю исполнения подлежат:

• все входящие документы, требующие ответа;
• внутренние документы, если в них предусмотрены сроки исполнения или по указанию генерального директора;
• отдельные поручения руководства.

  Сроки исполнения документов

  Сроки исполнения  документов исчисляются  в   календарных  днях  с даты  подписания (утверждения), регистрации,  а поступивших из других организаций  -  с даты их поступления.

  Сроки  исполнения  документов указываются в самих документах или устанавливаются генеральным директором (директорами предприятий)  в резолюции, исходя  из  сроков,  предусмотренных  законодательством.  В случаях,  когда  срок  исполнения документов не указан, он, как правило, не должен превышать  10 дней  с  момента  поступления документа на Фирму. Исключения составляют заявления и жалобы граждан, которые рассматриваются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней.

  Срок исполнения  может  быть  изменен  только лицом  или  организацией, которые его установили.

  В случае изменения  срока исполнения исполнитель  не позднее, чем за  2-3 дня   до  его  исполнения, должен  обратиться к лицу (организации), установившему данный срок, с   просьбой о  его продлении.

  О полученном разрешении  исполнитель  обязан  в  тот   же  день  поставить  в   известность  ООД.

Организация контроля исполнения

 Контроль исполнения  документов в ГП строится  на  базе  контрольных  поручений  и автоматизированного банка  учета данных.

 Регистрационный  банк  образует  справочную  картотеку,  которая  делится  на  две части: исполненные и неисполненные документы.

Автоматизированный контроль исполнения обеспечивает  оперативное  информирование исполнителей о состоянии  исполнения документов, поручений,  предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Проверка  хода  исполнения  осуществляется   30 числа каждого  месяца  путем направления в  структурное  подразделение  перечня  незакрытых контрольных поручений.

После заполнения  графы  “Отметка” о выполнении   поручения   (документа),  контрольное поручение  возвращается в ООД для ввода  информации в базу данных.

Документ считается  исполненным лишь тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы. Снять документ  с  контроля  может  только  генеральный директор.

Контроль исполнения поручений руководства ГП «Медтехника»

Поручения, данные генеральным  директором, оформляются ООД в  письменном виде  и доводятся  до исполнителей под роспись.

Если документ-поручение дается нескольким исполнителям, то ответственный за поручение указывается первым, остальные исполнители обязаны по его требованию  представить необходимые материалы.

Исполнитель обязан  в  течение  дня,  когда  истекает срок исполнения, представить генеральному директору  подготовленные материалы или доложить устно о выполненном поручении и представить подтверждающий  документ  (закрытое контрольное поручение) в ООД для отметки о выполнении.

Ответственность за своевременное  и качественное исполнение поручений возлагается на руководителей структурных подразделений.

30 числа каждого месяца  список невыполненных поручений  передается в комиссию по оценке  труда сотрудников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Основные направления  совершенствования контрольной деятельности

 

Одним из источников проблем в контрольной  деятельности в ЗАО НТФ «Медтехника» является несовершенство процесса подготовки, принятия и исполнения решений. Это  направление, к сожалению, менее  всего анализируется в научной  литературе и обобщается в самой практике коммерческих структур.

Между тем, напрашивается  резонный вопрос: почему коммерческие организации при использовании  одних и тех же организационных  форм и организационных структур добиваются совершенно различных результатов?

Одни обеспечивают и темпы, и гармоничность экономическом развитии организации и социальной обеспеченности коллектива, другие проявляют беспомощность при решении, казалось бы простейших вопросов и приходят к банкротству.

А загадка, по всей видимости, заключается в том, что одни руководители могут организовать исполнение даже сложнейших решений, в то время как другие не в состоянии своевременно довести свои решения до исполнителей, не говоря уже о мобилизации последних на их практическое осуществление.

На основе проведенного анализа можно сделать вывод, что система контроля по исполнению принятых решений в ЗАО НТФ «Медтехника» соответствует осуществляемой ею деятельности и позволяет контролировать ситуацию.

Но в контрольной  деятельности фирмы существуют и  некоторые проблемы.

 

 

 

3.1 Проблемы, характерные для всех видов контроля

В процессе управления происходит разделение обязанностей, делегирование  ответственности. Разделение ответственности  подразумевает и передачу прав по принятию управленческих решений «вниз», так как нельзя требовать от человека того, на что он не может влиять. Исполнительный директор должен решить, что ему на самом деле важнее: привычка все держать в своих руках или эффективность решения.

Отсутствие делегирования  или «кривое» делегирование приводят к отсутствию инициативы, соглашательской  позиции, все увеличивающейся перегрузке исполнительного директора при  принятии всех подряд управленческих решений.

Первой проблемой при контроле исполнения всех типов решений я бы назвала «кривое» делегирование. Когда ответственность на принятие решения по какому-то мероприятию возлагается на исполнителя без передачи прав по принятию этого решения, то оно будет выполнено частично, либо на выходе мы получим формальную отписку.

Цели организации формируются  на стратегическом уровне корпоративного управления. Бюджетирование является инструментом выполнения стратегии предприятия. С помощью этой технологии обеспечивается связь стратегических целей компании с текущими планами, и обеспечивается контроль их выполнения на оперативном уровне⁹.

Прежде чем приступать к разработке бюджетов, необходимо определить то, в каких конкретно  показателях определена поставленная цель, определить, на какие финансовые показатели ориентируется руководство предприятия, какие индикаторы принимаются в качестве критериев успеха деятельности компании на период планирования.

Сбалансированная система  целевых финансовых показателей  является канвой системы бюджетирования, в соответствии с которой ставятся цели и разрабатываются бюджеты¹⁰.

Любой управленческий процесс  представляет собой замкнутый контур, включающий этапы планирования, контроля, анализа и регулирования. Полноценное  функционирование этого цикла должно обеспечиваться отработанной системой взаимоувязанных бизнес-процессов.

Выпадение какого-либо этапа  переводит управленческую технологию в свободное творчество на заданную тему с переменным успехом. Чаще всего  фиксируются на этапе контроля исполнения решений.

Второй общей проблемой  является, на мой взгляд, параллельность, а не взаимоувязанность при составлении стратегического плана и бюджета предприятия на текущий календарный год.

Важным моментом функционирования цикла управления является его непрерывность. То есть планирование, исполнение, контроль  могут протекать параллельно. Актуальные данные управленческого учета постоянно сравниваются с фактическими показателями и вырабатываются управленческие воздействия.

И здесь очевидной  становится третья проблема – эпизодичность контроля. Если, согласно утвержденного регламента, все отчеты должны быть выложены для ознакомления генеральному директору 30 числа, то, как правило, ответственные за задачи, начинают готовить отчеты 28, 29. И тогда становится ясно, что для положительного решения по какому-то из пунктов, необходимо было акцентировать внимание исполнителей по данному мероприятию уже в начале месяца.