Теоретические сведения о методах закупок и документальное их оформление.

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Октября 2012 в 07:52, практическая работа

Описание

Актуальность данной работы заключается в том, что необходимым условием выполнения планов по производству продукции, снижению ее себестоимости, росту прибыли, рентабельности является полное и своевременное обеспечение предприятия сырьём и материалами необходимого ассортимента и качества.
Целью данной работы является оценка эффективности закупок материальных ресурсов на ООО “Фламинго”

Работа состоит из  1 файл

Экономик осу факторлары.doc

— 84.39 Кб (Скачать документ)

Введение

Актуальность данной работы заключается в том, что необходимым условием выполнения планов по производству продукции, снижению ее себестоимости, росту прибыли, рентабельности является полное и своевременное обеспечение предприятия сырьём и материалами необходимого ассортимента и качества.

Материальные затраты имеют наибольший удельный вес в текущих затратах на производство в большинстве отраслей производственной сферы. От того, как на предприятии осуществляется процесс материально-технического снабжения и контроль за соблюдением режима экономии, зависят наиболее важные показатели работы предприятия – объём производства, его рентабельность, а также финансовое состояние и ликвидность. Поэтому выбор правильного метода закупок материальных ресурсов и рациональная оценка эффективности выбранного метода обеспечивает предприятию снижение издержек на обеспечение предприятия материальными ресурсами.

Целью данной работы является оценка эффективности закупок материальных ресурсов на ООО “Фламинго”

Задачи данной работы:

    • Ознакомиться с задачами и целями закупочной логистики
    • Изучить методы закупок материальных ресурсов;
    • Рассмотреть показатели оценки процесса закупки материальных ресурсов;
    • Рассмотреть процесс закупок на примере организации;
    • Провести оценку эффективности закупок материальных ресурсов на ООО “Фламинго”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Теоретические сведения о методах закупок и документальное их оформление.

1.1 Сущность закупочной логистики, ее задачи и цели

Закупка материальных ресурсов является функцией закупочной логистики. Зaкyпoчнaя лoгиcтикa - это yпpaвлeниe мaтepиaльными пoтoкaми в пpoцecce oбecпeчeния пpeдпpиятия мaтepиaльными pecypcaми.

Цель зaкyпoчнoй лoгиcтики - нaдeжнoe и кaчecтвeннoe oбecпeчeниe пpoизвoдcтвeнныx пoдpaздeлeний фиpмы мaтepиaльными pecypcaми, нeoбxoдимыми для выпoлнeния зaдaннoгo пpoизвoдcтвeннoгo pacпиcaния.

Цели отдела закупок любой производственной организации:

    • приобретать товар по наиболее выгодной цене,
    • поддерживать высокую оборачиваемость товарных запасов,
    • гарантировать доставку товаров на фирму,
    • приобретать товар наилучшего качества,
    • взаимодействовать только с надежными поставщиками, поддерживать доброжелательные партнерские отношения с надежными поставщиками,
    • снижать долю расходов на закупки в общих логистических издержках,
    • вести эффективный автоматизированный учёт приобретаемых товаров и поддерживать другие информационные системы компании.

Приоритеты достижения каждой цели определяются самой компанией в зависимости от её экономического положения. например, в моменты товарного дефицита фирмы в первую очередь будут заботиться о том, чтобы гарантировать поставки, а в периоды насыщения товарного рынка особенно важным становится поддержание товарооборота компании на достаточном уровне при минимизации вложений в товарные запасы.

Задачи, относящиеся к закупочной логистике:

1. определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.

2. поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа.

3. заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом. Так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушевшего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа, до расторжения договора с ним.

4. получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.

5. проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырьё, материал и услуги отвечают требованиям, то есть соответствуют договору и сертификации.

Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:

    • выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика,
    • метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь можно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов,
    • сертификация,
    • контроль над контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж, когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться инженерами фирмы-покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.

Приведенный перечень является одним из вариантов набора полномочий работника отдела закупок производственного предприятия. В каждой фирме отдел закупок/снабжения имеет свой объем полномочий, которые зависят от организационной структуры предприятия и логистической системы в целом.

Закупка товаров

Грамотное ведение закупочных операций требует  их точного правового оформления. Документ, на основе которого осуществляется закупка товаров, называется контрактом.

Контракт  должен содержать:

1) преамбула, в ней указывается  полное наименование юридического  лица или предпринимателей. Фамилии  лиц уполномоченных подписывать  контракт, основание, в силу которого данные лица могут подписывать контракт (доверенность).

2) Существенные условия контракта:  предмет контракта, наименование, количество, качество товара или  услуги, условия поставки, цена, сроки  поставки, оплаты, срок действия  контракта, форс-мажорные обстоятельства, ответственность сторон, штрафные  санкции, порядок разрешения споров  и арбитраж.

3) Юридический адрес и банковские реквизиты

4) Подписи сторон.

Закупка товаров и получение поставляемой продукции: важное значение имеет приемка продукции и документальное оформление поставок. Приемка необходимая для удостоверения в том, что товар получен: нужного качества, в нужном количестве, от своего поставщика, в обусловленные время, месте, за оговоренную цену. Меры по проверке качества при закупке товаров делятся на выборочный и сплошной. В целях экономии времени и финансов необходимо заботится о том, чтобы склады, места приема товаров были расположены рядом. Необходима разработка графиков поставок. 
реализация закупок и документальное оформление поставок, его необходимо для правильного оформления операций.

  Часто для документального оформления  используют следующие документы:

1) уведомление об отгрузке 

2) сопроводительное письмо 

3) копия заказа 

4) спецификация

5) подтверждение получения поставки.

В книге заказов указывается номер  письма, дата, отправитель, способ транспортировки, краткое описание товаров.

1.2 Определение метода закупок

Выбор метода закупок зависит от сложности  конечного продукта, 
от состава комплектующих изделий и материалов.

Основными  методами закупок являются:

  • оптовые закупки;
  • регулярные закупки мелкими партиями; 
    закупки по мере необходимости и различные комбинации пере- 
    численных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и  недостатки, которые 
необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки.

Рассмотрим  наиболее часто используемые методы.

  1. Закупка товара одной партией

Метод предполагает поставку товаров большой  партией за один  
раз (оптовые закупки).

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия  
поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

  1. Регулярные закупки мелкими партиями.

  В этом случае покупатель заказывает  необходимое количество товаров,  которое поставляется  ему партиями  в течение определенного периода.

Преимущества  таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так  
как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий;  
достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты  
на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ  
на всю поставку.

Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

  1. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям.

Такой метод закупки широко используется там, где закупаются 
дешевые и быстро используемые товары.

Котировочные  ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

    • полный перечень товаров;
    • количество товара, имеющегося на складе;
    • требуемое количество товаров.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение 
затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

  1. Получение товара по мере необходимости.

Этот  метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

  • количество не устанавливается, а определяется приблизительно;
  • поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с 
    покупателем; 
    оплачивается только поставленное количество товара;
  • по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и 
    оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

  1. Закупка товара с немедленной сдачей

Сфера применения этого метода — покупка  нечасто используемых товаров, когда  невозможно получать их по мере необходимости.

Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со  
складов поставщиков.

Недостаток  этого метода — в увеличении издержек, связанных с  
необходимостью детального оформления документации при каждом  
заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков. 

1.3. Документальное  оформление заказа

В условиях рыночной экономики использование  большинством  
фирм сложившихся ранее документов (заказ-наряд, различного рода  
накладные и т. п.) во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки, в которые рекомендуется  включить:

  1. Название документа

В целях выделения бланка заказа среди  других документов необходимо обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».

  1. Порядковый номер

Порядковый  номер используется в документах, прилагаемых к  
копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет-фактура и т. п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

  1. Название и адрес компании.

Эти сведения информируют поставщика о  том, с кем ему пред- 
стоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

  1. Ответственность за заказ.

В бланке заказа укажите должностное  лицо, с которым поставщик  
может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

5. Дату, наименование  и адрес поставщика

6. Сроки  поставки и количество поставляемых  товаров

7. Описание  товаров

Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на  
поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках,  
заявку или спецификацию.

8. Адрес  поставки

В случаях, когда адрес поставки отличается от основного адреса  
компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать.

9. Цену

В бланке заказа должна быть проставлена  цена товара во избежание конфликтных  ситуаций при расчете за поставленные товары.

10. Расчетный  счет

Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, необходимо указать  свои банковские реквизиты. Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, четыре экземпляра заказа. Для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета.

Информация о работе Теоретические сведения о методах закупок и документальное их оформление.