Теоретические сведения о методах закупок и документальное их оформление.

Экземпляр 1 (белый) — отправляется поставщику. Это заказ на  
поставку. Он обязывает поставщика поставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика принимать и оплачивать товар.

Экземпляр 2 (розовый) — отправляется в финансовый отдел,  
подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты  
счета.

Экземпляр 3 (голубой) — отправляется в отдел  материально- 
технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, означенных в бланке заказов и транс- 
портной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый от- 
дел о совершившейся поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) — оставляется для  контроля и используется при необходимости  разрешения конфликтных ситуаций с  поставщиками.

После того как отдел материально-технического снабжения подтвердил получение  товаров, зеленый экземпляр сдается  в архив.

В зависимости от особенностей фирмы  количество, цвета и варианты использования  экземпляров могут варьироваться. Важно облегчить работу и избежать возможных чисто технических  ошибок.

 

Глава 2 Технология закупок товаров. Организация коммерческих сделок. Документальное оформление закупок.

2.1 Организационно-экономическая характеристика

торгового предприятия

ООО   “Фламинго” является  самостоятельным  хозяйствующим  субъектом, созданным  для  производства  продукции, выполнения  работ  и  оказания  услуг  в  целях  удовлетворения  общественных  потребностей  и  получения  прибыли.

Предприятие  осуществляет  свою  деятельность  в  соответствии  с  Уставом  и  законодательством  РФ.

Предприятие  имеет  круглую  печать  с  указанием  своего  полного  наименования, а  так  же  штампы, бланки  и  расчётный  счёт, открытый  в  Коммерческом  Банке  «УралСиб».

Предприятие  самостоятельно  осуществляет  свою  деятельность, распоряжается  своей  продукцией, полученной  прибылью, оставшейся  в  его  распоряжении  после  уплаты  налогов  и  других обязательных  платежей.

            Основным  видом  деятельности  предприятия  является  оптовая   и  розничная  торговля.

Предприятие  заключает  сделки (договоры, контракты) со  многими  предприятиями  г. Уфы  и  области  на  поставку  товаров  народного  потребления. Предприятие  может  закупать  товары  у  разных  российских  юридических  и  физических  лиц.

Источниками  формирования  финансовых  результатов  предприятия  являются  прибыль, амортизационные  отчисления, средства, полученные  от  продажи  ценных  бумаг.

На  предприятии  созданы  следующие  фонды: уставный, социального  развития, резервный  и  другие  фонды  общего  и  специального  назначения. Предприятие  имеет  самостоятельный  баланс, в  котором  отражается  его  имущество. Имущество  предприятия  состоит  из  основных  и  оборотных  средств, а  также  иных  материальных  и  финансовых  ценностей.

Управление  деятельностью  предприятия  осуществляется  его  собственником, который  является  директором  предприятия. Директор  самостоятельно  определяет  структуру  управления  предприятия  и  формирует  штаты.

Предприятие  обеспечивает  гарантированный  законом  минимальный  размер  оплаты  труда, условия  труда  и  меры  социальной  защиты  работников. Размеры  оплаты  труда  работников  предприятия  установлены  согласно  штатному  расписанию.    

Предприятие  ведёт  бухгалтерскую  и  статистическую  отчётность  в  порядке, установленном  законодательством  РФ.

Хозяйственно-финансовая  деятельность  предприятия  «Фламинго»  характеризуется  следующими  данными: ОРТ  предприятия  достиг  в  2002г. 3105,2 тыс. руб. и  увеличился  по  сравнению  с  2001г.  на  18,5%. В  ОРТ  преобладающую  долю  занимают  продовольственные  товары. Так, в 2002 г. их удельный вес в товарообороте предприятия составил более 90%, на долю непродовольственных товаров приходится только 6% от общей суммы товарооборота. Среди продовольственных товаров больше всего реализуется мясопродуктов, колбасных изделий, молочной продукции и др.

Предприятие «Фламинго» имеет хозяйственные  связи со многими поставщиками, в  частности, с Уфамолагропромом,  Уфимским и Туймазинским мясокомбинатами, Уфимским хлебозаводом, кондитерской фабрикой «Конди» и др. Всего от этих и других предприятий поступило в предприятие товаров на 3170 тыс. руб. в 2002 году. Объем товарных ресурсов увеличился по сравнению с 2001 годом на 19,3% или на 513,0 тыс. руб.

За 2002 год было закуплено сельскохозяйственных продуктов на 510 тыс. руб., что составило 15% к общему товарообороту предприятия, в том числе закуплено мяса - 25 тонн, меда - 14 тонн, овощей - 7 тонн, зерна-146 тонн.

Торговлю продовольственными и  непродовольственными товарами ведут восемь отделов предприятия: мясной, колбасные изделия, ликероводочный, соки-воды, рыбный, бакалейный, хлебный и отдел, торгующий сопутствующими непродовольственными товарами. По объему реализованных товаров самыми большими отделами являются: колбасные изделия (годовой оборот: 340 тыс. руб.),  ликероводочный (600 тыс. руб.), мясной и бакалейный (по 370 тыс. руб.).

Средний срок реализации товаров в 2002 году составил 32 дня. По сравнению с 2001 годом оборачиваемость  средств, вложенных в товарные запасы, замедлилась на один день (2001 год - 31 день). Это повлияло на ухудшение финансового состояния предприятия, так как замедление оборачиваемости товаров влечет за собой нерациональные расходы и снижение прибыли.                           

На замедление оборачиваемости  товаров повлиял рост остатков товаров  в предприятии на начало и конец 2002 года. Если на начало года сумма остатков возросла на 33,8 тыс. руб., то на конец  года - на 63,1 тыс. руб. Увеличение остатков товаров в предприятии снижает  обеспеченность розничного товарооборота товарными ресурсами.

Большое влияние на развитие розничного товарооборота предприятия оказывают  состояние, развитие и использование  материально-технической базы предприятия. В 2002 году была проведена реконструкция  магазина. В результате сокращения подсобных и складских помещений, перепланировке торгового зала удалось получить дополнительно 20 кв. м. торговой площади. В 2002 году торговая площадь магазина составила 420 кв. м., в том числе площадь торгового зала - 250 кв. м. Торговый зал и складские помещения предприятия оснащены современными видами оборудования, кассовыми аппаратами, электронными весами и др.

Эффективность использования материально-технической  базы предприятия характеризуется объемом товарооборота на 1 кв.м. торговой площади. Этот показатель составил за 2002 год 7,8 тыс. руб., а в 2001 году он был равен 6,6 тыс. руб.

Использование материально-технической  базы торговли непосредственно связано с режимом работы предприятия и, в частности, со сменностью их работы, временем начала и окончания рабочего дня, временем обеденного перерыва, выходными и санитарными днями. Предприятие работает с 8 до 20 часов. Средняя продолжительность рабочего дня составляет почти 12 часов. В 2002 году в результате простоя предприятия из-за ремонта и других причин продолжительность рабочего дня в предприятии снизилась на 0,1 часа, в результате чего потеряно товарооборота на сумму 23 тыс. руб.

В предприятии работает 28 человек, из них 21 являются продавцами. Удельный вес продавцов в общей численности  работников предприятия составляет 75%, По сравнению с прошлым годом  соотношение между численностью продавцов и административных работников изменилось в пользу продавцов (в 2001 году - 74%). Растет эффективность труда продавцов. Если в 2001 году на одного продавца приходилось 131,0 тыс. руб. товарооборота, то в 2002 году - 142,0 тыс. руб. За счет роста эффективности труда получено 73,3% прироста общей суммы товарооборота, а за счет увеличения численности продавцов (экстенсивный фактор) – 26,7%

Предприятие  уделяет внимание осуществлению режима экономии. Уровень издержек обращения составил в 2002г. 16,75% к товарообороту. По сравнению с прошлым годом он снизился на 0,22% к обороту (2001г.- 16,97% ), что позволило за счёт этого получить больше прибыли на 7,0 тыс. руб.

Доходы предприятия от реализованных  торговых надбавок и прочих внереализационных доходов составили 19,88% к обороту. При сложившимся уровне издержек обращения (16,75% к обороту) это обеспечило предприятию рентабельность 2,85% к обороту. За 2002г. предприятие получило прибыли 88,5 тыс. руб. На её увеличение оказали влияние рост объёма товарооборота, рост доходности предприятия и снижение уровня издержек обращения по предприятию.

По данным бухгалтерского баланса  предприятия на 1 января 2002 г. активы предприятия «Фламинго» составили на конец года 442,9 тыс. руб. За год они возросли на 140,9 тыс. руб.

Увеличение валюты баланса свидетельствует  о расширении хозяйственного оборота, объёмов торговой деятельности. Это  увеличение произошло, в основном, за счёт прироста оборотных активов на 108,6 тыс. руб. Недвижимое имущество возросло за год на 32,3 тыс. руб.

По состоянию на 1 января 2002 г. у  предприятия отсутствуют убытки (раздел III актива баланса).    

Увеличение имущества предприятия  обеспечено за счет роста собственного капитала. Сумма заемного капитала за год снизилась с 41,8 тыс. руб. на начало года до 18,8 тыс. руб. на конец года. Это снижение явилось следствием сокращения дорогостоящих краткосрочных кредитов банка и кредиторской задолженности на 46,2 тыс. руб.

На начало года предприятие «Фламинго» испытывало недостаток собственных оборотных средств, но в результате предпринятых мер по привлечению средств  достигнут   излишек средств в обороте и 39,4 тыс. руб. Это создало условия  для досрочного погашения банковских кредитов.

Способность  предприятия своевременно погашать свои обязательства характеризуется  его ликвидностью. По данным предприятия  можно сказать, что баланс на конец года является ликвидным, так как каждая группа актива покрывает сопоставимую с ней группу пассивных обязательств предприятия. Предприятие является платежеспособным и кредитоспособным.

2.1.1 Технология закупок товаров в ООО   “Фламинго” .

Под закупками  понимается приобретение товаров и услуг. Они, таким образом, являются частью производственных функций наряду с внутренней производственной деятельностью, сбытом, финансированием и управлением.

В зависимости от положения на рынке  закупки могут иметь различное  значение.

Для успешного выполнения задачи закупок  товаров рекомендуется комплексный  подход. Процесс закупок происходит в несколько этапов, которые в идеальном случае следуют друг за другом.

1. Определение потребностей –  анализ ситуации, определение цели;

2. Анализ источников закупок,  исследование рынка закупок;

3. Отбор источников закупок;

4. Аквизиция – использование  инструментов маркетинга закупок;

5. Переговоры по поводу условий  (разговоры при заключении общего  договора, текущие в рамках текущего  договора);

6. Размещение заказов;

7. Контроль за поступлением товаров;

На каждом этапе осуществляется текущий контроль и проверка.

Своевременное и точное выявление  потребностей служит существенной предпосылкой для возможностей своевременных  закупок требуемых товаров в  необходимых количествах и нужного  качества. 

2.2 Организация договорных связей с поставщиками

Организация договорных связей с поставщиками в ООО “Фламинго” состоит из следующих стадий:

• Определение потребности в материале
• Выбор поставщиков

Обработка заказов 

• Контроль выполнения условий договора
• Поступление материала
• Оприходование материала
• Контроль счетов

Определение потребности в материале

• Определение потребности в материале включает следующие этапы:
• Определение потребности в материале.
• Подготовка заявки на материал.
• Оформление заявки на материал.
• Согласование заявки на материал.

Определение потребности в материале

На данном этапе происходит определение  потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале).Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

Подготовка заявки на материал

Заявка на материал представляет собой  внутреннее сообщение отделу закупки  о потребности в материале. В  определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:

• Обычная консигнация;
• Производство;
• Поставка третьему лицу;
• Перемещение запасов.

В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки.

Оформление заявки на материал