Теоретические сведения о методах закупок и документальное их оформление.

Поступление материала.

• На данной стадии производятся следующие процедуры:
• Организация приёма груза в установленном месте;
• Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком.
• Выставление претензий по факту отступления от условий договора.

Организация приёма груза в установленном  месте.

В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает  груз (материал) по мере поступления  в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

Сопоставление характеристик полученного  материала с заявленными поставщиком.

После получения материала, специалистами  Функционального Отдела компании Заказчика  проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного  материала с заявленными Поставщиком  и регистрируются обнаруженные отклонения.

Выставление претензий в соответствии с невыполнением отдельных условий договора.

В случае невыполнения Поставщиком  отдельных условий и пунктов  договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчику, в соответствии с договором , осуществляется процедура выставления претензии , в соответствии с зарегистрированными невыполнением и условий договора или отклонениями от них .

Оприходование материала.

После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные:

• Идентификатор материала;
• Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка.
• Количество;
• Краткое описание материала;
• Цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).

Контроль счетов.

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.

Задачами закупок для предприятия, снабжающего розничных торговцев  продуктами питания являются:

• исследование рынка,
• формирование ассортимента,
• ценовая политика,
• организация доставки товаров,
• политика в области коммуникаций.

В целом технология проведения закупок  на ООО “Фламинго” осуществляется следующим образом. Поиск новых поставщиков и поддержание связи с ними осуществляется агентами. В обязанности агента входит находить поставщиков, разносить бланки заказов, принимать заказы.

Для того, чтобы агенты не пересекались у одних и тех же поставщиков  по карте города обозначены районы, в каждом из которых работает только один агент. Всего районов порядка 30. Каждому агенту выделено по 2-4 района. Количество районов зависит от насыщенности поставщиками.

Состояние коммерческой работы агентов представлено в таблице 1 (Приложение 2)

После заключения договора делается заказ по телефону или непосредственно  через агента. Т.к. ассортимент  планируется  менять, то агент регулярно должен заносить бланки заказов поставщику.

После получения заказа доставка осуществляется либо на следующий день, либо на день, специально назначенный. В отделе выписки  подготавливают документы для экспедиторов с вечера. Утром экспедиторы получают груз у поставщика и развозят по складам.

При приемке предприятие может  отказаться от части или всего  товара, если товар не удовлетворяет  требования по количеству и качеству. В этом случае товар заменяется на следующий день или довозится, или предприятию возвращаются деньги.

Оптимальная организация работы с  поставщиками является залогом успеха фирмы на рынке. Поэтому закупками  на торговом предприятии занимается специальный отдел.

2.3 Документальное оформление коммерческой сделки

при закупке товаров

Для функционирования торгового предприятия, как и  любой другой организации, необходимо документальное оформление результатов  своей деятельности. Для того, чтобы документ обладал юридической силой, он должен соответствовать требованиям законодательства. Документ должен содержать достоверную и аргументированную информацию в виде текста, изложенную ясно, убедительно и кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа должен быть представлен  в форме сплошного связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.

Сплошной связный текст документа  содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Текст документа, как правило, должен состоять из двух основных частей: в первой части указывается основание составления документа, во второй – излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их распределения:

• наименование организации – автор документа;
• указание вида документа;
• заголовок;
• адрес;
• дату документа;
• индекс документа;
• текст;
• визы;
• подпись;
• отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Принимая во внимание специфику  торгового дела предприятия, законом  предусмотрены следующие обязательные виды документов: организационно-правовые, внутренние и регулирующие отношения между предприятиями.

Организационно-правовые документы – это документы, необходимые для открытия предприятия, его функционирования в соответствии с законом.

Сюда  относятся: свидетельство о регистрации юридического лица, учредительные документы, устав, разрешения на торговлю, лицензия на определенную торговую деятельность, заключение территориального санитарно-эпидемиологического надзора, заключение пожарной инспекции, иные документы, свидетельствующие о регистрации предприятия в налоговых органах и соответствующих фондах, бухгалтерские балансы, документы, подтверждающие право занимать данную площадь, журнал проверок.

Внутренними документами называются: распорядительные, управленческие документы, штатное расписание, приказы, положения  инструкции, а также правила, акты, заключения, справки, все формы отчетов, первичные документы, доверенности  и трудовые договоры.

Документы регулирующие отношения  между коммерческими организациями – прежде всего хозяйственные договоры. Под хозяйственными договорами следует понимать соглашения, заключаемые между организациями, предприятиями с целью обеспечения их хозяйственной деятельности и выполнения их взаимных обязательств в процессе экономической деятельности.

Договором называется соглашение, заключенное между двумя и более заинтересованными сторонами. Договор регулирует отношения партнеров в осуществление хозяйственной деятельности и определяется как согласие сторон, направленное на установление, изменение либо прекращение обязательств. Договор в дополнении к законодательству может регулировать как предусмотренные, так и не предусмотренные законом или иными правовыми актами отношения при условии, что они не противоречат законодательству.

Сторонами договора могут выступать  как физические. Так и юридические лица, в том числе государственные учреждения и организации, однако непременным условием является свобода в заключении договора.

Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом. Если условия договора не определено сторонами или диапозитивной нормой, соответствующие условия определяются обычаями делового оборота, применимыми к отношениям сторон.

Стороны в праве установить, что  условия заключенного ими договора применяются к их отношениям, возникшим  до заключения договора.

Договор заключается с целью:

- юридически заключить отношения  между партнерами (т.е. придать  им характер обязательств, выполнение  которых защищено законом);

- определить порядок, способы  и последовательность совершения  действий партнерами;

- предусмотреть способы обеспечения  обязательств и последствия их  невыполнения.

В торговле применяются возмездные договоры – договор, по которому одна из сторон должна получить плату или  иное встречное предоставление за исполнение своих обязанностей.

Договор предполагается возмездным, если из закона, иных правовых актов, содержания или существа договора не вытекает иное.

Договор может быть заключен в любой  форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров  не данного вида не установлена иная форма.

Договор заключается посредством  направления оферты (предложения  заключить договор) одной из сторон или ее акцепта (принятия предложения) другой стороной.

Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой  в надлежащих случаях форме, достигнуто соглашения по всем существенным условиям договора.

Существенными являются те условия, которые  названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые  для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения.

Структура договора включает в себя преамбулу, предмет договора, права и обязанности сторон, условия обеспечения обязательств, а также прочие условия, определяемые сторонами в каждом конкретном случае.

На торговом предприятии используются следующие виды договоров, представленные в таблице 2 (Приложение 2)

Договор купли  продажи – это договор, по которому одна из сторон (продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). Данный вид договора получил широкое применение в торговле, как наиболее соответствующий сути отношений между продавцом и покупателем, которыми могут быть юридические или физические лица (индивидуальные предприниматели).

В договоре стороны оговаривают  количество, ассортимент, качество поставляемых товаров. Обязанности продавца и покупателя. Покупатель обязан оплатить непосредственно до или после передачи ему продавцом товара. Договором могут быть определены иные сроки оплаты:

• Оплата товара полностью. В случаях, когда покупатель не исполняет свои обязательства или своевременно не оплачивает товар  продавец в праве потребовать оплаты товара и уплаты процентов или возврата товара.
• Предварительная оплата. В случае не оплаты товара поставщик может не поставлять товар.
• Оплата при продаже товара в кредит. При поставке товара в кредит стороны могут согласовать оплату товара в рассрочку. Если покупатель в срок не производит очередной платеж, то поставщик вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возврата товара.

В договоре также определяется порядок  поставки товара.

Договор поставки – это договор, по которому поставщик или продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в указанный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным и иным подобным использованием. Этот договор, как правило, заключается между производителями и посредниками или производителями и предприятиями розничной торговли.

Договор на поставку продукции по прямым длительным хозяйственным связям – это разновидность договора поставки. Отличается регулярностью  поставок.

Договор комиссии – это договор, по которому одна сторона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) за вознаграждение совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента. Т.е. это договор на проведение посреднической сделки. Непременным атрибутом договора является то, что товар остается в собственности комитента. Это дает право комитенту в любой момент вернуть товар.