Аудиторські робочі та підсумкові документи

     - про систему бухгалтерського  обліку підприємства-клієнта (облікову  політику, яку використовує підприємство, її постій-ність, доцільність  застосування її клієнтом, дотримання установлених облікових процедур, завдання, покладені на бухгалтерію, її структуру, рівень автоматизації (комп’ютеризації) бухгалтерського обліку, недоліки і помилки в системі бухгалтерського обліку, виявлені під час попередніх аудиторських перевірок);

     - аудиторські організаційно-функціональні  робочі документи, які дають  можливість на належному рівні,  дотримуючись вимог, що висуваються  до проведення аудиторської перевірки,  організувати, спланувати аудит,  підтримувати необхідні контакти з підприємством-клієнтом (договір, замовлення на проведення аудиту, призначення групи аудиторів для перевірки, план і програма аудиту, оформлені письмово бесіди аудитора з керівництвом підприємства-клієнта, декларація про повноту інформації);

     - документи оцінки аудиторського ризику. До початку перевірки та планування її аудитор має оцінити аудиторський ризик - власний ризик підприємства, ризик контролю і ризик невиявлен-ня. Причому загальний аудиторський ризик має бути на прийнятно низькому рівні, щоб аудиторська перевірка вважалась проведеною на належному рівні. Таке визначення загального аудиторського ризику і його складових має бути документально оформлене; слід також зафіксувати всі коригування, що виникли в ході перевірки;

     

     - аудиторські документи з перевірки окремих статей і показників річного звіту, складені чи отримані аудитором після завершення звітного періоду, що перевіряється, під час безпосередньої перевірки окремих активів і пасивів підприємства. Така документація становить найбільшу частину аудиторського досьє. Це, наприклад, копії первинної документації підприємства-клієнта чи облікових регістрів з помітками аудитора про перевірку; відповіді на запити від третіх осіб; результати тестів за конкретними видами активів і пасивів; опис і результати інших аудиторських послуг;

     - кореспонденція аудитора (письмові  звернення аудитора до керівництва  підприємства з проханням надати  йому ту чи іншу інформацію; листи з зазначенням недоліків,  виявлених аудитором у ході  перевірки, наприклад у системах внутрішнього контролю, бухгалтерського обліку, під час проведення інвентаризації, а також ре-комендації щодо усунення їх; повідомлення про виявлені суттєві помилки у фінансовій звітності та вимоги коригування її);

     - підсумковий аудиторський висновок  є невід’ємною частиною аудиторської документації, оскільки саме в ньому міститься інформація аудитора про те, чи підтверджує він бухгалтерську фінансову звітність підприємства-клієнта. У зв’язку з цим не виникає сумнівів у документальному оформленні його;

     - пропозиції та рекомендації на розгляд аудитора, крім оцінки фінансової звітності, а особливо якщо є угода на надання аудиторських послуг (супутніх аудитору робіт); аудитор висловлює керівництву підприємства свої побажання, пропозиції та рекомендації щодо подальшої роботи підприємства-клієнта, стратегії його розвитку, удосконалення систем бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю, а також з ряду інших питань.  
 
 
 
 

     2. Зміст і форма  робочих документів 

     Робочі  документи виконують такі функції:

     - обґрунтовують твердження в аудиторському висновку та свідчать про відповідність зроблених процедур аудиту затвердженим нормативам;

     - полегшують процес управління та контролю за якістю проведення аудиту;

     - сприяють виробленню методологічного підходу до процесу ауди-торської перевірки;

     - допомагають у роботі аудитора.

     Робочі  документи покликані відображати  інформацію з питань, що підлягають перевірці:

     - методики проведеного аудиту;

     - проведених під час перевірки тестів;

     - зроблених аудитором висновків та прийнятих рішень і рекомендацій.

     Зміст робочих документів розкриває професійні міркування аудитора, оскільки немає  можливості та необхідності документування кожного обстеження чи спостереження.

     Визначаючи  майбутній зміст документації, аудитору доцільно взяти за орієнтир ту обставину, що робочими документами користуватиметься, наприклад, інший аудитор із незначним досвідом аудиторської діяльності.

     Переглянувши  цю робочу документацію, інший аудитор  мав би зрозуміти сутність проведеної перевірки і зміст прийнятих  рішень щодо її результатів без визначення окремих деталей процедур перевірки. Окремі деталі процедур перевірки інший аудитор може зрозуміти тільки тоді, коли він обговорить їх з аудитором, котрий підготував робочу документацію.

     Перед аудитором стоїть завдання: робочі документи необхідно грамотно, професійно оформляти. Причому оформлення документів слід здійснювати так, щоб забезпечити зрозумілість змісту, його доступність.

     

     Конкретні форми робочих документів аудитори (аудиторські фірми) визначають з  урахуванням специфіки окремих питань аудиту. Оскільки використання стандартних форм робочих документів (наприклад, стандартних бланків) позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи, то необхідно впроваджувати в аудиторських фірмах єдину форму ведення робочої документації.

     Доцільно  використовувати матеріали робочих  документів, підготовлені клієнтом, що прискорює процес оформлення робочих  документів. Ці матеріали мають відповідати  дійсному стану справ. Бажано до початку  перевірки звернутися до клієнта  з проханням підготувати необхідні матеріали для використання їх як аудиторську документацію.

     З огляду на це, робочі документи слід поділити на:

     - постійні: клієнта постійно перевірятиме аудитор, робочі документи мають містити інформацію, що стосується, насамперед, перевірки окремих питань, що виникають із року в рік (копії статутних та реєстраційних документів);

     - поточні, тобто такі, які містять інформацію, що стосується, насамперед, аудиторської перевірки поточних періодів фінансово-господарської діяльності клієнта (каса, банк, реалізація та ін.).

     При оформленні робочої документації слід дотримуватися таких вимог:

     - на першій сторінці кожного робочого документа вказуються назва аудиторської фірми, назва підприємства, період перевірки та дата перевірки документації клієнта;

     - кожному робочому документу дається назва, наприклад: «Аудит основних засобів», «Аудит порядку і проведення інвентаризації»;

     - для прискорення пошуку необхідної робочої документації кожному документові присвоюється код (шифр);

     на  кожному документі проставляється прізвище аудитора, який фактично підготував його.

     Робочі  документи включають:

     - інформацію про юридичну та інформаційну структуру підприємства;

     - необхідні витяги або копії юридичних документів, угод і протоколів;

     - інформацію про галузь діяльності підприємства та нормативну документацію, яка регулює діяльність підприємства;

     

     - документацію про вивчення та оцінку систем обліку та внутрішнього контролю підприємства;

     - документацію про порядок планування аудиту;

     - аналіз важливих показників та тенденцій;

     - документацію, яка відображає час проведення аудиторських операцій та отриманий результат за кожною з них;

     - список фахівців, які виконували аудиторські процедури, та час їхньої роботи;

     - висновки сторонніх аудиторів або експертів, яких залучали до перевірки окремих питань діяльності підприємства;

     - листування з клієнтом з окремих питань або нотатки про проведені бесіди та обговорення;

     - копії листів, надісланих (чи отриманих) до третіх осіб, які мають відношення до перевірки;

     - копії фінансових звітів клієнта;

     - опис змісту відповідей аудитора на запитання клієнта;

     - висновки, зроблені аудитором щодо різних аспектів перевірки.

     Необхідно забезпечити достатній рівень розкриття та деталізації 
процедур аудиту в робочих документах із тим, щоб:

     - забезпечити можливість контролю будь-яким аудитором процесу проведення аудиторської перевірки поточного року;

     - підтверджувати відповідність проведеної перевірки прийнятим аудиторським нормативам;

     - забезпечувати ефективну допомогу будь-яким аудиторам у плануванні та проведенні наступних перевірок підприємства;

     

     - служити аудитору довідковим матеріалом, щоб у разі необхідності він міг надати будь-кому пояснення щодо змісту проведеної перевірки.

     На  вибір кількості, складу, змісту і форми подання аудиторських документів впливають також такі фактори: кваліфікація аудитора, його попередній досвід роботи (як загальний, так і на конкретному підприємстві-клієнті); умови договору на проведення аудиту; нормативи, правила і внутрішні стандарти, встановле-ні та використовувані аудиторською фірмою або приватним аудитором. Але при цьому робочі аудиторські документи мають відповідати ряду вимог:

     - містити достатньо повну і детальну інформацію, щоб інший аудитор, який не брав участі у цій перевірці, міг скласти чітке уявлення про виконану роботу і підтвердити висновки цієї перевірки;

     - документи мають бути складені в ході перевірки, складання їх після завершення перевірки і підготовки аудиторського висновку не допускається;

     - складаючи робочі документи, аудитор повинен враховувати не тільки інформацію, що стосується звітного періоду, який перевіряється, а й дані попереднього періоду (наприклад, сальдо за рахунками на кінець періоду, що передував звітному), а також відомості, отримані після складання бухгалтерської звітності, про події, що відбулися після завершення звітного періоду, які можуть суттєво вплинути на діяльність або фінансове становище підприємства;

     - документи мають відображати найсуттєвіші моменти, з яких аудитору слід висловити думку, охоплювати найважливіші напрями перевірки і завдання, поставлені й вирішені аудитором;

     - давати можливість оцінити фінансову звітність згідно з установленими критеріями й ознаками;

     - містити інформацію, необхідну чи корисну для наступних аудиторських перевірок;

     - відображати стан і оцінку системи внутрішнього контролю на підприємстві та ступінь довіри до нього;

     

     - фіксувати проведені аудиторські процедури з перевірки та оцінки системи бухгалтерського обліку клієнта, дотримання прийнятої (встановленої) облікової політики і відповідність бухгалтерського обліку клієнта встановленим принципам, стандартам, вимогам і законам;

     - документи мають бути складені чітко, розбірливо;

     - скорочення або умовні позначення, що використовуються, мають бути пояснені на початку папки робочих документів;

     - слід обов’язково зазначати місце і дату складання документа, прізвище аудитора і його підпис, номер документа, порядковий номер сторінки в робочій документації;

     - мають бути наведені джерела інформації та дані про походження доданих документів, що фіксують господарсько-фінансову діяльність підприємства, а також про виконані аудитором процедури;

     -особливі вимоги висуваються до складання робочих документів у випадку, якщо до проведення аудиторської перевірки, крім аудитора, залучаються його асистенти. У цьому разі план аудиторської перевірки та її програма мають бути більш детальними, щоб вони могли бути використані як своєрідні інструкції для асистентів з доручених їм питань. Докази (свідчення), отримані асистентами, слід оформити документально так, щоб аудитор згодом зміг зробити на їх підставі однозначні чіткі висновки.  
Залежно від змісту, тривалості використання, охопленого проміжку часу і ряду інших параметрів робочі документи ауди-тора можна поділити на кілька видів.