Аудиторські робочі та підсумкові документи

 

     Таблиця 2

      Робочий документ аудитора з послідовності аудиту матеріальних цінностей

 
 
 
 
 
     

     

     Таблиця 3

     Робочий документ аудитора з повноти надходження  внесків засновників у статутний  капітал підприємства (тис. грн)

 

     Таблиця 4

     Робочий документ аудитора з перевірки відповідності  залишків станом на кінець попереднього періоду і початок звітного періоду  у розрахунках з оплати праці

 

     Отже, робочі документи фіксують отримані аудиторські докази, що є підставою  для визначення виду аудиторського  висновку. 
 
 
 
 
 
 

     

     

     4. Конфіденційність та володіння робочими документами, порядок їх зберігання

     Після закінчення аудиту робочі документи залишаються в аудитора. На підставі робочих матеріалів аудитор може складати різні довідки, таблиці, розрахунки. Але його право власності на ці матеріали обмежується етичними нормами та зобов'язанням конфіденційності перед клієнтом. Робочі документи аудитора не можуть використовуватись як частина фінансової документації клієнта або як її заміна. Робочі документи не можна вимагати або вилучати в аудитора, за винятком випадку, коли органами міліції на аудиторську фірму заведено кримінальну справу.

     Аудитор повинен організувати надійне зберігання робочих документів, щоб забезпечити конфіденційність. Термін зберігання документації визначається як практикою аудиторської діяльності, так і строком позовної давності у разі, якщо клієнт порушить справу проти аудитора. Мінімальний термін зберігання документації має бути не меншим ніж три роки з моменту надання аудиторського висновку клієнтові.

     Протягом  усього строку ведення досьє, а також  після завершення аудиторської перевірки  і подання звіту клієнту аудитор  має забезпечити належні умови зберігання документів. Робочі документи, повинні зберігатися в поточному архіві аудитора протягом року, а потім передаватися до постійного архіву аудиторської фірми на тривале зберігання. На жаль, окремі аудитори приділяють цьому питанню недостатньо уваги. Це може мати негативні наслідки (включаючи притягнення їх до відповідальності, тимчасове припинення аудиторської діяльності, позбавлення ліцензії чи сертифіката через відсутність в аудиторів можливості довести належне виконання ними своїх обов’язків у зв’язку з відсутністю або неправильним веден-ням робочих документів).

     Особливої уваги потребує проблема конфіденційності інформації (змісту) робочих документів. Це одна з головних вимог і принципів  роботи аудитора і правил аудиторської етики. Документи аудиторської перевірки є власністю аудитора, їх зміст конфіденційний і не підлягає розголошенню. Аудитор повинен зберігати комерційну таємницю підприємства-клієнта і без згоди останнього не передава Протягом усього строку ведення досьє, а також після завершення аудиторської перевірки і подання звіту клієнту аудитор має забезпечити належні умови зберігання документів. Робочі документи, повинні зберігатися в поточному архіві аудитора протягом року, а потім передаватися до постійного архіву аудиторської фірми на тривале зберігання.

     

     На  жаль, окремі аудитори приділяють цьому  питанню недостатньо уваги. Це може мати негативні наслідки (включаючи  притягнення їх до відповідальності, тимчасове припинення аудиторської діяльності, позбавлення ліцензії чи сертифіката через відсутність в аудиторів можливості довести належне виконання ними своїх обов’язків у зв’язку з відсутністю або неправильним веден-ням робочих документів). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         Практична частина

     Розглянути  наведену господарську ситуацію, встановити, чи були допущені порушення та скласти аудиторський висновок за даною ситуацією.

     Підприємством 17.03.2004р. за чеком № 078963 було отримано 1350 грн. на виплату заробітної плати, 130 грн. на господарські потреби, 140 грн – на відрядження.

     На  підставі розрахункових відомостей на виплату заробітної плати списано 17.03. – 650 грн., 18.03 – 300 грн., 20.03 – 400 грн., за даними видаткових ордерів 17.03 було видано на відрядження 190 грн., 18.04 –  на господарські потреби – 140 грн.

     До 10 квітня 2003 року інших операцій з  готівкою не проводилось. Ліміт залишку  в касі складає 30 грн. Залишку готівки  в касі на початок дня 17.03.2004 року не було.

          При розв’язанні задачі необхідно:

      1. визначити, які нормативні документи  порушено;

      2. встановити, до яких наслідків  призвела здійснена операція;

      3. визначити,  які первинні документи,  облікові регістри, форми звітності  необхідно перевірити аудитору;

      4. зазначити коригуючи записи, якими  можна усунути допущені порушення.

Розв’язок

     Грошові кошти є найбільш ліквідними активами підприємства, а грошові операції носять масовий характер і охоплюють практично всі сфери господарської діяльності підприємства, а тому грошові кошти є найбільш вразливими до порушень і зловживань.

     Як  правило, операції руху грошових коштів підлягають суцільній аудиторській перевірці.

     При перевірці касових операцій аудитором  з’ясовувались наступні питання:

     

     - забезпечення умов зберігання готівки і інших цінностей у касі підприємства, а також під час їх доставки на підприємство;

     - дотримання встановленого порядку ведення касових операцій:

     правильності  оформлення прибуткових та видаткових касових ордерів;

     своєчасності  та повноти відображення руху готівки  в касовій книзі та в звіті касира;

     дотримання  встановленого порядку збереження чекових книжок;

     дотримання  ліміту наявності готівки в касі;

     дотримання  умов видачі готівки підзвіт господарські витрати підприємства;

     своєчасності  та повноти оприбуткування грошей;

     перевірка стану обліку касових операцій.

     Документами, посилаючись на які аудитору потрібно проводити перевірку каси і касових операцій, є:

     - Податковий кодекс України;

     - Положення про ведення касових операцій в національній валюті України, затв. постановою Правління НБУ № 72 від 19.02.2001;

     - Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордоном», затв. постановою КМУ № 663 від 23.04.99 із змінами;

     - Інструкція щодо застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активу, капіталу і зобов’язань (Наказ Мінфіну України № 291 від 30.11.99);

     - План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій (Наказ МФУ № 291 від 30.11.99); 
П(С)БО № 21 «Вплив зміни валютних курсів» (Наказ МФУ № 193 від 10.08.2000);

     - Первинні документи обліку касових операцій (ПКО і ВКО);

     - Регістри аналітичного і синтетичного обліку;

     - Фінансова звітність (Баланс, Звіт про фінансові результати, Звіт про рух грошових коштів);

     

     - Договірна документація.

     Основними документами, які підлягають вивченню під час перевірки касових операцій, є касова книга, звіти касира, прибуткові та видаткові касові ордери (ПКО, ВКО), журнал реєстрації ПКО, журнал реєстрації ВКО, журнал реєстрації депонованих сум, авансові звіти з підтверджуючими документами, виправдувальні документи тощо, а також регістри синтетичного обліку і звіти (журнал-ордер № 1, відомість до журналу-ордеру № 1а, Головна книга, звіт про рух грошових коштів, баланс підприємства).

     Аудит касових операцій за необхідності може починатись із перевірки фактичної  наявності грошових коштів у касі шляхом проведення інвентаризації каси. Інвентаризація каси проводиться в присутності касира і головного бухгалтера, в разі наявності кількох кас аудитор опечатує їх, щоб уникнути можливості покрити нестачу в одних касах за рахунок грошей інших. Під час проведення інвентаризації аудитору необхідно звернути увагу на:

     - наказ керівника підприємства про призначення касира;

     - наявність договору про повну матеріальну відповідальність касира підприємства;

     - умови зберігання готівки в касі;

     - повноту і своєчасність оприбуткування грошових коштів за чеками у банку;

     - правильність оформлення прибуткових (ПКО) і видаткових (ВКО) касових ордерів та наявність усіх необхідних реквізитів;

     - погашення видаткових і прибуткових ордерів відповідними штампами;

     - правильність виведення арифметичних підсумків у платіжних відомостях, визначення депонованих сум, а також розрахунків за видатковими чеками;

     - дотримання ліміту готівки в касі.

     

     Проводячи інвентаризацію каси, аудитор неодмінно  має запропонувати касиру дати розписку у тому, що всі прибуткові та видаткові документи на грошові кошти включені до звіту касира і на момент інвентаризації каси неоприбуткованих і несплачених коштів немає. Підрахунок грошових коштів проводиться суцільним способом по кожній купюрі окремо, про що робляться записи в покупюрній відомості. Запис і підрахунок коштів проводиться комісією і касиром окремо. Причому безпосередній підрахунок купюр робить сам касир, комісія не має права брати грошові кошти та перераховувати їх.

     На  підставі проведення інвентаризації складається акт інвентаризації каси за формою, що визначена додатком 1 до «Положення про порядок ведення касових операцій». У разі виявлення нестачі або лишків коштів касир дає письмове пояснення про причини таких явищ. Сума виявлених лишків оприбутковується, про що виписується ПКО на загальну суму виявлених лишків. Виявлені нестачі відносяться на винних осіб. У випадках непогодження касира відшкодувати суму нестач подається позов до суду. До позовної заяви додається акт інвентаризації готівки в касі, письмове пояснення касира та інші службові розписки, через які сталися нестачі готівки в касі.