Автоматизация складского учета на предприятии быстрого питания ООО «Курочка рядом»

Приём и получение товара

Основанием для отражения  операций по поступлению товаров  являются Унифицированные формы  первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 (далее Постановление №132) [3].

Передача товара покупателю оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  поставки и перевозки товара. Это  могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут  поступать непосредственно к  ней на склад, а могут приниматься  торговой организацией вне собственного склада.

В накладной указывается:

-номер и дата выписки;

-наименование поставщика  и покупателя;

-наименование и краткое  описание товара;

-количество товара;

-цена и общая стоимость  товара (с учетом НДС), налог на  добавленную стоимость должен  быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в четырех экземплярах, первые два  остаются у поставщика (на складе и  в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально - ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и  получателя и подписями материально-ответственных  лиц (один отпустил товар, другой - принял).

Если товар находится  в ненарушенной таре, то приемка  может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным  в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и  другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации - покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным  в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Внутреннее перемещение  материальных ценностей.

В процессе осуществления  хозяйственной деятельности материальные ценности поступают на склады и в  кладовые не только от поставщиков. Осуществляется также их внутреннее перемещение  из подразделений организации в  кладовые и на склады. Пунктом 57 Методических указаний №119н [3] установлено, что сдача  подразделениями материалов на склады должна оформляться накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях  когда:

-продукция, изготовленная  подразделениями организации, используется  для внутреннего потребления  в организации или для дальнейшей  переработки;

-осуществляется возврат  материалов подразделениями организации  на склад или цеховую кладовую;

-производится сдача отходов  производства продукции (выполнения  работ), а также сдача брака;

-осуществляется сдача  материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

-других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации  в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.

Выдача материальных ценностей  со склада.

Материальные ценности могут  выдаваться со склада в производство, а также в случае их продажи  и выбытия по иным причинам.

Отпуск материала в  производство - это выдача материалов со склада, кладовой непосредственно  для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также  для управленческих нужд организации.

В зависимости от того, как  организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются  в соответствии с установленными нормами и в соответствующих  единицах измерения следующим образом:

-либо на склады подразделений  организации и уже оттуда непосредственно  в производство - на участки, в  бригады и на рабочие места;

-либо непосредственно  в подразделения, если в них  отсутствуют склады.

Следует обратить внимание, что кладовщики отпускают материалы  со склада строго определенным работникам. Списки лиц, которые имеют право  на получение материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером  организации и доведены до сведения материально - ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.

Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений  непосредственно на участки, в бригады  и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается  руководителем подразделения.

При перевозке грузов автотранспортом  оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т) [3], утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 [3] «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин  и механизмов, работ в автомобильном  транспорте».

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен еще совместной Инструкцией Минфина СССР №156, Госбанка СССР №30, ЦСУ СССР №354/7 и Минавтотранса  РСФСР №10/998 от 30 ноября 1983 года «О порядке  расчетов за перевозки грузов автомобильным  транспортом» [3].

Согласно пункту 5 данной Инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация  принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными  накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом  независимо от условий оплаты за его  работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно пункту 6 Инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей  и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации  и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр  ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя  отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих  реквизитов:

-наименование получателя  груза;

-наименование груза;

-количество, вес перевозимого  груза, способ определения веса;

-род упаковки;

-способ погрузки и разгрузки;

-время подачи автомобиля  под погрузку и время окончания  погрузки.

Товарно-транспортная накладная  состоит из товарного и транспортного  разделов. Товарный раздел служит для  списания товарно-материальных ценностей  со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные  услуги по перевозке грузов [3].

 

1.2 Проведение инвентаризации  и возможности автоматизации

 

.2.1 Хранение на складе

Одним из видов хранения является хранение на товарном складе, и в  Гражданском кодексе Российской Федерации данный вид хранения регламентируется статьями 907 - 918 ГК РФ.

В соответствии со статьей 907 ГК РФ товарным складом признается организация, осуществляющая в качестве предпринимательской деятельности хранение товаров и оказывающая  услуги, связанные с хранением.

На товарных складах могут  храниться самые различные товары и, как правило, каждый товарный склад  оснащается оборудованием, предназначенным  для хранения определенного вида товаров.

Особенностью хранения на товарном складе является проверка товаров  товарным складом при приеме и  во время хранения.

Проверка товаров, определение  их количества и внешнего состояния  согласно статье 909 ГК РФ являются обязанностью товарного склада, если договором  не предусмотрено иное, причем производится такая проверка за счет хранителя. Проверка хранителем товаров при их передаче на хранение имеет важное значение для определения степени виновности хранителя в случае утраты или  повреждения товаров в процессе хранения [3].

 

1.2.2 Инвентаризация МПЗ

В случаях, предусмотренных  законодательством, организации обязаны  проводить инвентаризацию материально-производственных запасов, в ходе которой проверяется  и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация является не только важным общехозяйственным  мероприятием, но и элементом учетной  политики. Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» (далее Федеральный закон  №129-ФЗ) [3], при формировании учетной  политики организации должен быть утвержден  порядок проведения инвентаризации имущества организации.

Необходимо обратить особое внимание на важность этого положения, так как во многих организациях (особенно в сфере малого бизнеса) инвентаризации либо вообще не проводятся, либо проводятся с нарушением установленных правил, что приводит к формальному заполнению инвентаризационных описей и актов  по данным регистров бухгалтерского учета (без проведения натуральной /вещественной проверки).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при  каждой из них, определяется руководителем  организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Согласно пункту 2 статьи 12 Федерального закона №129-ФЗ инвентаризация в обязательном порядке проводится в следующих  случаях:

-при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также  при преобразовании государственного  или муниципального унитарного  предприятия;

-перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности;

-при смене материально  ответственных лиц;

-при выявлении фактов  хищения, злоупотребления или  порчи имущества;

-в случае стихийного  бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

-при реорганизации или  ликвидации организации;

-в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации.

При этом необходимо учитывать, что в соответствии с пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного  Приказом Минфина Российской Федерации  от 29 июля 1998 года №34н перед составлением годовой бухгалтерской отчетности может не проводится инвентаризация того имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного  года. Инвентаризация основных средств  может проводиться один раз в  три года [3].

Основными целями инвентаризации являются:

-выявление фактического  наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации,  но числящегося в бухгалтерском  учете) в целях обеспечения  его сохранности, а также выявление  неучтенных объектов;

-определение фактического  количества материально-производственных  ресурсов, использованных в процессе  производства;

-сопоставление фактически  полученных данных о наличии  имущества в натуре с данными  аналитического и синтетического  учета (выявление излишков и  недостач);

-проверка полноты и  правильности отражения в учете  оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки  товарно-материальных ресурсов с  учетом их рыночной стоимости  и фактического физического состояния.

В Законе №129-ФЗ [3] «О бухгалтерском  учете» подчеркивается необходимость  подтверждения правильности и достоверности  оценки имущества и обязательств, а не возможность для руководителя организации устанавливать по результатам  инвентаризации оценку учитываемого объекта, которую он считает правильной и  достоверной;

-проверка соблюдения правил  и условий хранения товарно-материальных  ценностей.

После проверки фактического наличия материальных ценностей  составляются акты инвентаризации и  инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для  учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Составление сличительных ведомостей по инвентаризации

В случае выявления расхождений  фактических данных, полученных в  процессе инвентаризации с данными  бухгалтерского учета, составляется сличительные ведомость «Сличительная ведомость  результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» (форма №ИНВ-19). В конце  отчетного года результаты всех проведенных  инвентаризаций обобщаются в ведомости  учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма №ИНВ-26) , утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 27 марта 2000 года №26 «Об утверждении  унифицированной формы первичной  учетной документации №ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» [3].

До составления сличительных ведомостей и определения результатов  инвентаризации бухгалтерия организации  должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Затем полученные сведения заносятся в сличительные ведомости, в которых проводится сравнение  фактических сведений с данными  бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте  акта инвентаризации, к которому прилагается  бухгалтерская справка с указанием  возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, стихийные  бедствия, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц.