Автоматизация складского учета на предприятии быстрого питания ООО «Курочка рядом»

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу  товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе  другого сорта), стоимостные разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в  сличительных ведомостях указываются  в соответствии с их оценкой в  бухгалтерском учете.

Для оформления результатов  инвентаризации могут применяться  единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся  на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием компьютера и другой оргтехники, так  и вручную [3].

 

.2.3 Функциональные обязанности  кладовщика

Функциональными обязанностями  кладовщика на данном предприятии являются:

-составление заявок поставщикам  по мере надобности,

-приём и размещение  поступивших МПЗ на складе,

-контроль правильности  оформления ТТН,

-выдача необходимых для  функционирования предприятия МПЗ  со склада по заявке заведующий  производством,

-составление отчётов в  офис,

-ведение архива документов,

Составление заявок.

Заявки составляются на основе информации о расходе МПЗ за предыдущие периоды. В силу отсутствия ИС складского учёта нередки случаи нерационального  использования средств организации (слишком большой либо слишком  малый запас на складе необходимых  МПЗ). Кроме того большое значение имеет опыт кладовщика, т.к. сеть кафе быстро развивается то данная ситуация без каких-либо изменений в подходе  к организации работы будет только ухудшаться.

Приём и размещение поступивших  МПЗ на складе, контроль правильности оформления ТТН

Данный процесс происходит следующим образом:

-экспедитор поставщика  предоставляет кладовщику сопроводительную  документацию

-разнорабочий транспортирует  поступившие МПЗ в помещения  кафе

-кладовщик проверяет соответствие  количества продукции, указанной  в ТТН и фактически потупившей

В случае несоответствий ТТН  исправляется, на ней ставятся подписи  кладовщика и экспедитора. Впоследствии, со следующей поставкой, экспедитор передаёт кладовщику исправленную ТТН.

Выдача необходимых для  функционирования предприятия МПЗ  со склада по заявке зав. производством

Происходит аналогично предыдущему  процессу, с разницей в том, что  выдаёт со склада кладовщик, а принимает  зав. производством.

Кладовщик раз в месяц  должен составить отчёт в офис по поступившим МПЗ и по выданным. В офисе эти данные сверяются  со счет - фактурами поставщиков  и заносятся в 1С.

Для складирования текущих  документов используются шкафы, расположенные  в административных помещениях кафе. В шкафах хранятся в папках входящие и исходящие документы оперативного использования. Через год документы  убираются на склад, где они хранятся на стеллажах еще два года. Через  три года с момента поступления  документа в организацию он сдается  в архив (расположен в центральном  офисе). Найти документ в архиве практически  невозможно. Большую сложность доставляет и оперативная обработка документации.

 

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ  СКЛАДСКОГО УЧЕТА В ООО «КУРОЧКА РЯДОМ»

 

2.1 Описание предметной  области

 

.1.1 Характеристика предприятия

Полное название организации: общество с ограниченной ответственностью «Курочка рядом».

Сокращенное название: ООО  «Курочка рядом».

ООО «Курочка рядом» входит в состав группы предприятий «Музыка  и Кино», одной из крупнейших компаний Омска в индустрии развлечений  и отдыха и имеет значительные перспективы.

ООО «Курочка рядом» было образовано 01.11.2006 г. на базе существующей сети кафе, входящих в состав группы предприятий  «Музыка и Кино».

В соответствии с уставом  компании основным видом ее деятельности является оказание качественных услуг  населению в области общественного  питания. Структурные подразделения, входящие в состав ООО «Курочка рядом», могут выполнять практически  все сопутствующие работы: изготовление полуфабрикатов, транспортные услуги по доставке этих полуфабрикатов и  др.

Структура предприятия имеет  в своем составе:

-головной офис, в котором  располагаются бухгалтерия и  аппарат управления;

-сеть кафе «Курочка  рядом»;

-заготовительный цех;

-автобаза.

Рис. 1. Схема производственной структуры и организации управления кафе

 

Общая численность сотрудников  крупного кафе по штату - 30 членов бригады, в том числе: два разнорабочих, три зав. производством, три зам. управляющего, кладовщик и управляющий.

Половозрастной состав кафе:

-девушки в возрасте  от 17 до 27 лет

-молодые люди от 20 до 30 лет

В настоящее время на предприятии  работает около 500 чел.

Организационно правовая форма ведения хозяйства: общество с ограниченной ответственностью

Орган управления: собрание учредителей

Юридический адрес: Россия 644029, г. Омск, пр. Мира 19

 

.1.2 Функциональная модель  деятельности предприятия

На основе анализа деятельности кафе-бистро «Курочка рядом» построена  функциональная модель, описывающая  существующую организацию работы. Модель включает:

-Структурную функциональную  модель деятельности в соответствии  со стандартом IDEF0 (иерархия SADT-диаграмм);

-Функциональную модель  в виде иерархии потоков данных (DFD);

-Модель процессов, выполняющихся  в определенной последовательности  в соответствии со стандартом IDEF3.

Диаграммы модели в стандарте IDEF0 отображают производимые объектом действия и связи между этими  действиями. SADT - модель представляет систему  в виде контекстной диаграммы - одной  работы (бизнес-процесса) «Деятельность  кафе-бистро "Курочка рядом"». Эта работа декомпозируется на следующих  диаграммах.модель деятельности подразделения  ориентирована в большей мере на раскрытие особенностей его деятельности.

Модель потоков данных в DFD, в отличие от SADT - модели, ориентирована  на раскрытие особенностей документооборота, поэтому именно она будет положена в основу системного проекта будущей  автоматизированной информационной системы.

Для описания логики взаимодействия информационных потоков используется IDEF3. Описываются процессы, выполняющиеся  в определенной последовательности.

В приложении 1 имеются диаграммы  в стандартах IDEF0 и IDEF3, описывающие  существующую организацию работы (AS-IS) [5,6,7].

В результате изучения функциональной структуры, а также из интервью с  руководителем предприятия были выявлены следующие недостатки в  организации работы:

-Необходимость повышения  качества и скорости обслуживания  клиентов

-Сокращение производственных  затрат времени

-Необходимость автоматизации  вспомогательных процессов учета  материальных ресурсов предприятия.

Изменения, внесенные в  модель, отражены в таблице 3.

 

Таблица 3

Изменения, внесенные в  модель работы организации.

Внесенные измененияДиаграммыСодержание123Добавлена  внешняя сущность «Банк»А0 DFD Добавлена  внешняя сущность «Клиенты»А0 DFD Добавлена  внешняя сущность «Финансовый отдел»А0 DFD Добавлена внешняя сущность «Поставщики»А0 DFD Добавлен поток данных - «Счета для  оплаты»А0 DFD Счета, выставленные поставщиками кафеДобавлен поток данных - «Подтверждённые  счета для оплаты»А0 DFD Счета к  оплате, подтверждённые финансовым отделомДобавлен  поток данных - «Инкассация наличной выручки»А0 DFD Инкассация наличной выручки  в банкДобавлен поток данных - «Оплаченные  счета»А0 DFD Оплаченные банком счета, выставленные поставщикамиДобавлен поток данных - «Отчёты в финансовый отдел»А0 DFD Отчёты в финансовый отдел Добавлено  хранилище данных - Финансовые отчётыА0 DFDРазличная финансовая информацияДобавлен поток данных - «Инкассация»А0 DFD Инкассация денег из кассДобавлен поток данных - «Учёт продаж в соответствие с  оплаченными чеками»А0 DFD Занесение  информации о продажах и выручке  в БД «Финансовые отчёты»Добавлен  поток данных - «Информация о продажах»А0 DFD Занесение информации о продажах в БД «МПЗ»Добавлен процесс - «Выбор поставщиков в соответствие с  выбранными критериями»А1 DFDВыбор поставщиковДобавлен  процесс - «Заказ полуфабрикатов»А1 DFDЗаказ  полуфабрикатовДобавлен процесс - «Контроль  качества поступивших полуфабрикатов»  А1 DFDКонтроль качестваДобавлен поток  данных - «Реквизиты выбранных поставщиков»А1 DFDРеквизиты выбранных поставщиковДобавлен  поток данных - «Возвращённые поставщику полуфабрикаты»А1 DFDВозврат поставщику полуфабрикатов не прошедших контрольДобавлена  работа - «Фактическое поступление  полуфабрикатов»А13.1 IDEF3Приём полуфабрикатовДобавлена  работа - «Сверка поступивших полуфабрикатов с указанными в накладной»А13.1 IDEF3Проверка правильности накладнойДобавлена работа - «Проверка соответствия адреса грузополучателя»А13.1 IDEF3Проверка правильности накладнойДобавлена работа - «Подтверждение получения  полуфабриката печатью в накладной»А13.1 IDEF3Контроль пройденДобавлен поток  данных - «Информация об остатках полуфабрикатов на складе»А2 DFDИнформация об остатках полуфабрикатов на складеДобавлен процесс - «Работа кассира с клиентами»А3 DFDПолучение заказаДобавлен процесс - «Выполнение заказа клиента»А3 DFDПередача клиенту заказаДобавлен поток данных - «Предчек»А3 DFDПредчекДобавлен поток  данных - «Фискальный чек»А3 DFDФискальный чекДобавлен поток данных - «Сбор  заказа клиента в соответствие с  предчеком»А3 DFDСбор заказаДобавлен процесс - «Непосредственная оплата клиентом заказов кассиру»А4 DFDПередача денегДобавлен  процесс - «Распечатка чека и занесение  его в память фискальным регистратором»А4 DFDЗанесение продаж в память системыДобавлен  процесс - «Снятие касс и распечатка Z-отчётов»А4 DFDЗакрытие кассового дняДобавлен  поток данных - «Подтверждение оплаты»А4 DFDПроверка чекаДобавлен поток данных - «Информация о совершённых фискальных операциях»А4 DFDИнформация о продажахДобавлена  работа - «Проверка правильности даты закрытого дня»А43.1 IDEF3Проверка правильности закрытия дняДобавлена работа Исправление  ошибокА43.1 IDEF3Написание объяснительнойДобавлен документ - «Объяснительная»А43.1 IDEF3Служебная  записка с описанием случившегосяДобавлен процесс - «Инкассация наличной выручки  в банк»А5 DFDИнкассация наличной выручки  в банкДобавлен процесс - «Составление отчётов в финансовый отдел»А5 DFDСоставление  отчётов в финансовый отделДобавлен  процесс - «Подтверждение оплаты счетов поставщиков»А5 DFDПодтверждение оплаты счетов поставщиковДобавлен поток  данных - «Отчёты по выручке»А5 DFDОтчёты по выручке

Диаграммы структурной функциональной модели в стандартах DFD, IDEF3 показаны в приложении 2.

 

2.2 Складской учёт в  ООО «Курочка рядом»

 

.2.1 Модель данных предметной  области (ER-модель)

Построение информационной модели (модели данных) предметной области  предполагает выделение сущностей, их атрибутов и первичных ключей, идентификацию связей между сущностями и разрешение связей «многие ко многим», нетипичных для реляционной модели данных.

В рамках данной работы построить  полную информационную модель не представляется возможным, поэтому ограничимся  наиболее важными сущностями, атрибутами и связями. Выделить сущности можно  на основе подхода, основанного на анализе  функциональных зависимостей реквизитов документов предметной области.

Функциональные зависимости  реквизитов документов предметной области  представлены в таблицах 1, 2.

 

Приходная ТТН Таблица 1

 

Физическая модель данных содержит информацию о конкретных объектах БД - таблицах, полях, индексах, процедурах и т. д. Эта модель создается на базе конкретной целевой СУБД. В  данной работе мы используем таблицы  СУБД Paradox. Физическая модель данных предметной области в соответствии со стандартом IDEF1X показана в приложении 3.

 

Таблица 2

Расходная ТТН

 

Логическая модель данных предметной области с указанием  наиболее важных сущностей, атрибутов  и связей в соответствии со стандартом IDEF1X показана в приложении 4.

 

2.2.2 Анализ рынка программных  продуктов и систем. Выбор средств  разработки

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности  возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном  и том же объекте, увеличение степени  достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных  документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в  различные промежуточные документы. Также значительно сокращает  время автоматический поиск информации, который производится из специальных  экранных форм, в которых указываются  параметры поиска объекта.

Основой задачей проектируемой  системы является автоматизация  складского учета. Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует  регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей  на складе и т.д. Эти задачи имеют  итеративный, регулярный характер, выполняются  непосредственными исполнителями  хозяйственных процессов (кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны  с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными  алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных  операций регистрируются в соответствующих  журналах. Автоматизация этих процессов  позволит хранить информацию в одной  базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

В настоящее время все  предприятия испытывают настоятельную  потребность в расширении аналитических  работ, связанных с разработкой  перспектив развития, комплексной оценкой  эффективности применения различных  форм хозяйствования, своевременной  выработкой оперативных управленческих решений.

В памяти ЭВМ должна хранится и может быть выдана на печать детальная  информация о количестве поступления  конкретного товара по каждому документу  в случае несовпадения наличия запаса с данными машинного учета. Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации  обработки информации каждое подразделение  предприятия для выполнения возложенных  на них функций вводит в ЭВМ  по существу одни и те же данные из первичных  документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы  бухгалтерского, оперативного и статистического  учета.

Автоматизация системы складского учета требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, поставщиков (постоянная информация), должны обеспечить как  автоматизацию обработки заказов, так и оперативный учет поступления  и продажи товаров [18, 15].

В настоящее время на рынке  присутствуют несколько производителей подобных программных продуктов - ВЦ "1С-Рарус", Компания ИВС, «Сервис  Плюс АТ».

В настоящее время на рынке  существует большое количество решений  для автоматизации складской  деятельности на технологической платформе  «1С: Предприятие», разработанной фирмой «1С». В данной статье мы попытаемся разобраться, почему именно эта платформа  используется в качестве базовой  и какие решения разработаны, чтобы автоматизировать процесс  управления технологическими процессами современного складского комплекса  площадью от нескольких сотен до нескольких десятков тысяч квадратных метров.

Эволюция программ «1С» и  типовые решения.

Исторически со словом «1С» ассоциируется  много различных решений, но, в  первую очередь, это программа «1С: Бухгалтерия» для автоматизации  бухгалтерского учета. Уже более 15 лет  развивается это направление  фирмы «1С». Компьютерные программы  для бухгалтерского учета востребованы в предприятиях различных размеров, различных форм собственности, отраслевой направленности, объемов производства и фактически стали российским стандартом автоматизации бухгалтерского учета. Это исторически привело к  более широкому пониманию фирмой «1С» реальных потребностей предприятий  в автоматизации различных участков учета и управления.

Слово «1С: Предприятие» стало  носить более широкий смысл, чем  изначально «1С: Бухгалтерия». Попытаемся разобраться, что представляет собой  «1С: Предприятие». Это технологическая  платформа - то, что объединяет все  прикладные решения для автоматизации  учета и управления. По аналогии с операционной системой для персональных компьютеров, «1С: Предприятие» можно  назвать операционной системой автоматизации  учета и управления предприятий. Это и среда, и инструмент для  разработчиков программного обеспечения  со специальным макроязыком, на котором  программы разрабатываются и  дорабатываются под конкретные задачи предприятия. С другой стороны, «1С: Предприятие» является системой программ - прикладных решений на этой самой  платформе.