Автоматизация учета основных средств и необоротных активов

За отраслевым признаком  основные средства делятся на: промышленные, строительные, сельскохозяйственные, транспортные, связи и т.п.

Большая часть основных средств  принадлежит к отрасли "Промышленность". Она непосредственно связанная  с процессом производства продукции. Но наличие других видов хозяйственной  деятельности (ведения подсобного сельского  хозяйства, строительно-монтажные работы, содержания детских учреждений и  т.п.) предопределяет необходимость  учета основных средств, которые  принадлежат к другим областям хозяйства (экскаваторы, подъемные краны, бульдозеры и т.п.), которые находятся на балансе  промышленного предприятия, принадлежат  к области "Строительство", подсобного сельского хозяйства - к области "Сельское хозяйство" и т.п 

В связи с этим в бухгалтерском  учете основные средства промышленных предприятий делятся на промышленно-производственные, производственные основные средства других областей народного хозяйства и  непроизводственные.

К промышленно-производственным основным средствам принадлежат: строения, сооружения, передающие устройства, машины и оборудования, рабочие машины и  оснащения, измерительные и регулирующие приборы, лабораторное оборудование, вычислительная техника, другие машины и оборудование, транспортные средства, инструмент, производственный инвентарь, хозяйственный инвентарь, многолетние насаждения, мелиорация земель и водоема, другие основные средства.

Непроизводственные основные средства непосредственно не берут  участия в процессе производства. К непроизводственным основным средствам  принадлежат: строения и сооружения жилищно-коммунального и культурно-бытового назначения, транспортные средства, инструменты  и прочие основные средства непроизводственного  назначения для обслуживания жилых, коммунальных и культурно-бытовых  потребностей населения.

Для учета основных средств  по плану счетов предназначены счета: № 10 "Основные средства" и № 13 "Износ необоротных активов". Выделенный счет № 11 "Другие необоротные  активы", сальдо которого вместе с  сальдо счета № 10 "Основные средства" отображаются в балансе общей  суммой по статье "Основные средства".

Бухгалтерский учет основных средств, которые используются в  производственной деятельности предприятий, по сумме затрат, связанных с изготовлением, приобретением, доставкой, сооружением, установлением, страхованием во время  транспортирования, государственной  регистрацией, реконструкцией, модернизацией  основных средств, ведется на счете  № 10 "Основные средства" с применением  субсчетов (счетов второго порядка).

На субсчете №101 "Земельные  участки" ведется учет земельных  участков.

На субсчете № 102 "Капитальные  затраты на улучшение земель" ведется учет капитальных вложений на улучшение земель (мелиоративные, осушительные, ирригационные и прочие работы).

На субсчете № 103 "Дома и сооружения" ведется учет движения и наличия зданий, сооружений, их структурных компонентов и передающих устройств, включая части зданий.

На субсчете № 104 "Машины и оборудование", № 105 "Транспортные средства", № 106 "Инструменты, приборы  и инвентарь" ведется учет движения и наличия автомобилей, включая  узлы и запасные части, которыми они  комплектуются (двигатели, мосты, запасные колеса, подъемники, инструмент, инвентарь  и т.п.), мебели, бытовых электронных, оптических, электромеханических приборов и инструментов, электронно-вычислительных и других машин для автоматической обработки информации, информационных систем, телефонов, микрофонов, раций, другого конторского (офисного) оборудования.

На субсчетах № 107 "Рабочий  и продуктивный скот", № 108 "Многолетние  насаждения" осуществляется учет соответственно рабочего и продуктивного скота, многолетних насаждений.

На субсчете № 109 "Другие основные средства" ведется учет движения и наличия других основных средств, которые не отображенные на субсчетах № 101-108.

По новому Плану счетов для отдельных видов основных средств применяется специфический  или упрощенный порядок учета. Новым  является то, что малоценные и быстро изнашиваемые предметы, срок эксплуатации которых превышает один год, отображаются в составе необоротных активов  на субсчете № 112 "Малоценные необоротные  материальные активы", по которым  начисляется износ. В Балансе  сальдо счетов № 10 "Основные средства" и № 11 "Другие необоротные материальные активы" отображается общей суммой по статье "Основные средства".

На дебете счета № 10 "Основные средства" отображается себестоимость  основных средств, которые поступили  в отчетном периоде, а на кредите - себестоимость основных средств, которые выбыли в отчетном периоде. Дебетовое (и только) сальдо означает сумму на отчетную дату себестоимости собственных объектов основных средств, которые находятся в распоряжении предприятия.

2 Описание входных документов 

2.1 Приходная накладная 

Для отражения в учете  операций, связанных с приобретением  товарно-материальных ценностей, а  также необоротных активов (объектов основных фондов, нематериальных активов, других необоротных материальных активов, прочих необоротных активов) в типовой  конфигурации предусмотрен документ "Приходная  накладная".

Заполнение реквизитов экранной формы "Приходной накладной" следует  начать с реквизитов группы "Поставщик". Поле "Вид" может принимать  одно из следующих значений: "Отечественный  поставщик", "Иностранный поставщик", "Подотчетное лицо" или "Прочее". При выборе вида соответствующим  образом меняется бухгалтерский  счет поставщика на закладке "Дополнительные".

После этого следует указать  поставщика из справочника "Контрагенты" или "Сотрудники" (если регистрируется приход от подотчетного лица), выбрать  валюту, в которой будет выписана накладная и курс этой валюты.

Если учет взаиморасчетов с данным поставщиком ведется  в разрезе договоров, и в справочнике "Контрагенты" для него определен  договор по умолчанию, последний  отобразится в поле "Заказ" электронной формы "Приходной  накладной". Вместе с тем, при помощи кнопки выбора, можно изменить значение этого реквизита, выбрав в нем  другой документ-заказ из журнала "Отбор  заказов по контрагенту". Кроме  того, воспользовавшись кнопкой можно  сделать "Приходную накладную" первым документом в цепочке взаиморасчетов с клиентом, т.е. документом-заказом. В этом случае в поле "Заказ" будет отображаться строка "Без  заказа".

В том случае, когда за приходуемый по данной накладной  товар уже была совершена предоплата по предоставленному нам поставщиком  счету, то "Приходную накладную" следует вводить в режиме "Ввод на основании" по данному счету. При  этом, в зависимости от того, какой  документ был заказом в такой  цепочке - "Договор" или "Счет входящий", его наименование и реквизиты  будут отображаться в поле "Заказ" электронной формы документа. При  вводе "Приходной накладной" на основании "Счета входящего" автоматически  будет заполнена ее табличная  часть и реквизиты шапки.

В реквизите "Место хранения" следует выбрать то место хранения (оптовый склад, материально-ответственное  лицо), на которое будет выполнено  оприходование материальных ценностей. Реквизит "Что приходуем" может  принимать значения: "ТМЦ", "ОС, НМА, др. не обор. мат. активы", "Бланки стр. отчетности", "Проч. не обор. активы". Обратим внимание на то, что значение этого реквизита должно быть установлено  до заполнения табличной части документа.

Поле "Вид торговли" позволяет указать один из возможных  видов торговли для данной накладной. Отметим, что документ допускает  оплату наличными только при установленной  валюте "гривна".

В реквизите "Вид НДС" на закладке "Дополнительные" должна быть определена ставка НДС для данной накладной. Следует отметить, что  конфигурация позволяет приходовать  ТМЦ с разными ставками НДС  в одной накладной - для этого  существует поле "НДС" в каждой строке табличной части.

Включенный флажок "НДС  на затраты" является признаком того, что предприятие не имеет право  включить сумму НДС, уплаченную организации-поставщику за приобретенные товары, продукцию, др. объекты в состав налогового кредита. Счет и статья затрат, на которые будет отнесена в этом случае сумма НДС должны быть указаны в реквизитах "Счет затр." и "Вид затр." соответственно.

Как уже было отмечено в  разделе "Определение "первого  события"" суммы предварительной  оплаты (отгрузки), необходимые для  правильного формирования проводок "по первому событию", могут  быть рассчитаны автоматически или  непосредственно указаны вручную  в диалоговой форме документа. Для  ввода суммы и НДС предварительной  оплаты следует включить флажок "Указать  сумму предварительной оплаты вручную" на закладке "Дополнительные".

Настоящий документ предусматривает  также возможность оприходования  ТМЦ, других перечисленных объектов через подотчетное лицо. Для этого  следует включить опцию "Через  подотчетное лицо" на данной закладке, после чего выбрать подотчетное  лицо в реквизите "Подотчетное  лицо" и указать сумму к закрытию подотчета сотрудника (по умолчанию  заполнится итоговой суммой накладной  с НДС). Обратим внимание на то, что  сумма к закрытию подотчета не может превышать итоговой суммы  настоящей накладной. Кроме того, опция "Через подотчетное лицо" недоступна при валютном оприходовании, а также при выбранном виде торговли "За наличные".

На закладке "Дополнительные" указывается также статья валовых  расходов и счет учета взаиморасчетов с поставщиком. Для заполнения табличной  части документа в зависимости  от значения реквизита "Что приходуем" используются справочники "Инвестиции", "Бланки строгой отчетности", "ТМЦ", "Необоротные активы".

В табличной части "Приходной  накладной" указывается:

- наименование приходуемого  ТМЦ, (бланка строгой отчетности, прочих необоротных активов) из  справочников "ТМЦ", "Бланки  строгой отчетности", "Необоротные  активы" соответственно, или объекта  капитальных инвестиций, т.е. объекта  аналитики соответствующего субсчета  счета 15 "Капитальные инвестиции", на который будут списаны затраты  по приобретению объектов основных  фондов, НМА, других необоротных  материальных активов). См. подробнее  разделы "Учет основных средств,  других необоротных материальных  активов", "Учет НМА");

- количество приходуемых  объектов;

- единица измерения; 

- коэффициент пересчета  для выбранной единицы измерения; 

- цена в выбранной валюте  без НДС; 

- сумма в выбранной  валюте без НДС; 

- сумма в гривнах без  НДС; 

- сумма налога на добавленную  стоимость; 

- сумма в гривнах с  НДС. 

В случае валютного оприходования  ТМЦ в табличной части появляются

графы "Пошлина", "Там.усл.", "Акциз", "Перев.вал", "Перев.грн" (процесс их заполнения описан ниже).

При оформлении оприходования  ТМЦ, которые уже поступали в  организацию ранее, можно воспользоваться  кнопкой "Подбор", расположенной  в нижней части электронной формы  документа (подробнее об этом см. в  разделе "Форма ввода документа").

В случае оприходования ТМЦ, других перечисленных объектов за иностранную  валюту по грузово-таможенной декларации, в электронной форме появляется дополнительная закладка "ГТД", в  группе "Таможня" которой указываются  следующие значения:

- бухгалтерский счет учета  взаиморасчетов с таможней (по  умолчанию предлагается 37.7.2 "Расчеты  с другими дебиторами (в разрезе  заказов)");

- организация-таможня из  справочника "Контрагенты";

- документ-заказ, т.е. договор  с таможней, если в данном реквизите  установить значение "Без заказа", то документом-заказом будет настоящий  документ;

- сумма таможенной пошлины  без НДС; 

- сумма таможенных услуг  без НДС; 

- сумма акциза без НДС. 

В группе реквизитов "Перевозка" можно указать следующие значения:

- бухгалтерский счет взаиморасчетов  с организацией-перевозчиком 

(по умолчанию предлагается 37.7.2);

- организацию-перевозчика  из справочника "Контрагенты";

- документ-основание для  взаиморасчетов с организацией-перевозчиком, если в этом реквизите установить  значение "Без заказа", то документом-заказом  будет настоящая приходная накладная, 

- курс валюты перевозки; 

- сумму перевозки в  выбранной валюте.

При вводе каждой из вышеперечисленных  сумм закладки "ГТД" на экран будет  выведено следующее сообщение "Указанная  сумма отличается от итоговой по табличной  части. Распределить дополнительные издержки?". При положительном ответе на этот вопрос суммы таможенной пошлины, таможенных услуг, акциза, перевозки будут распределены между объектами, перечисленными в  табличной части документа, пропорционально  их стоимости. При проведении документа  суммы пошлины, акциза, таможенных услуг  и перевозки будут включены в  первоначальную стоимость приходуемых  объектов.

Сумма налога на добавленную  стоимость, взимаемая с дополнительных издержек, при импортировании товарно-материальных ценностей будет автоматически  рассчитана и отобразится в реквизите "НДС на доп. издержки".

После заполнения всех реквизитов "Приходную накладную" можно  распечатать. Для этого следует  нажать кнопку "Печать".

Для сохранения и проведения документа служит кнопка "ОК".

2.2 Ввод в эксплуатацию 

Принятие необоротных  активов к бухгалтерскому учету  означает ввод их в эксплуатацию и  оформляется в типовой конфигурации с помощью документа "Ввод в  эксплуатацию".