Контроль и ревизия товарно-материальных ценностей на складе

     В синтетическом учете группировка  материалов отражена на счете 10 "Материалы":

     10-1. «Сырье и материалы»;

     10-2. «Покупные полуфабрикаты и комплектующие  изделия, конструкции и детали»;

     10-3. «Топливо»;

     10-4. «Тара и тарные материалы»;

     10-5. «Запасные части»;

     10-6. «Прочие материалы»;

     10-7. «Материалы, переданные в переработку  на сторону»;

     10-8. «Строительные материалы»;

     10-9. «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

     Единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной  информации об этих запасах, а также  надлежащий контроль за их наличием и  движением. В зависимости от характера  МПЗ, порядка их приобретения и использования  единицей МПЗ может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и  т.п.

     1.2. Задачи учета товарно-материальных  ценностей.

     Основные  задачи учета материально-производственных запасов:

     • контроль за поступлением в организацию  материалов по объему и ассортименту;

     • контроль за соблюдением складских  запасов установленным нормам, обеспечивающих беспрерывный выпуск продукции;

     • контроль за сохранностью материально-производственных запасов в местах их хранения и  движения;

     • правильное и своевременное документальное отражение операций заготовления, поступления, отпуска материалов и расчетов с  поставщиками;

     • выявление фактических затрат, связанных  с заготовлением МПЗ;

     • своевременное выявление ненужных и излишних запасов с целью  их возможной продажи или выявления  иных возможностей их вовлечения в  оборот.

     Для выполнения поставленных задач учета  материалов необходимо:

     • наличие должным образом оборудованных  складов и кладовых или специально приспособленных площадок;

     • размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам  и типо-сорто-размерам (в стеллажах, на полках и т.д.) таким образом, чтобы  была обеспечена возможность их быстрой  приемки, отпуска и проверки наличия;

     • оснащение мест хранения запасов  весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

     • применение централизованной доставки материалов со складов организации  в цеха (подразделения) по согласованным  графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных  участков непосредственно на объекты  строительства по комплектовочным  ведомостям;

     • установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка  их пересмотра;

     • определение круга лиц, ответственных  за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и  т.д.), за правильное и своевременное  оформление этих операций, а также  сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном  порядке письменных договоров о  материальной ответственности; увольнение и перемещение материально-ответственных  лиц по согласованию с главным  бухгалтером организации;

     • определение перечня должностных  лиц, которым предоставлено право  подписывать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и  иных мест хранения организации.

     1.3. Документальное оформление  поступления и  расходования товарно-материальных  ценностей.

     МПЗ поступают в организацию от поставщиков, подотчетных лиц, закупающих материалы  за наличный расчет, от своего производства (возврат и отходы), от списания пришедших  в негодность основных средств.

     Поставщик одновременно с отгрузкой материалов высылает покупателю расчетные и  сопроводительные документы: платежное  поручение или платежное требование-поручение, товарно-транспортную накладную, квитанцию  к железнодорожной накладной, счет-фактуру  и др.

     Основными документами по учету ТМЦ являются:

     • Доверенность (ф. № М-2 (Приложение № 1)) или ф. № М-2а - применятся для  оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного  лица организации по получению материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не должен превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.

     • Приходные ордера ((ф. № КО-1) Приложение № 2) используются для учета материалов, поступающих от поставщиков или  из переработки. Приходный ордер  составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом  в день поступления ценностей  на склад. Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются  материально ответственным лицам  в заранее пронумерованном виде.

     • При централизованной доставке материальных ценностей автотранспортом со склада поставщика груз оформляется товарно-транспортной накладной ((ф. № ТОРГ-12) Приложения № 3 и № 4). Накладная выписывается в четырех экземплярах, которые  предоставляются: ▪ покупателю, как основание для оприходования материалов; ▪ в банк для расчета с автобазой; ▪ поставщику для списания материалов; ▪ транспортной организации для учета работы автомашин и расчетов по заработной плате.

     • Акт о приемке материалов (ф. №  М-7) применяется для оформления приемки  материальных ценностей в тех  случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с  данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке  запасов, поступивших без документов (при неотфактурованных поставках). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику; он составляется в двух экземплярах  членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем  организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой - в  отдел снабжения или бухгалтерию  для направления претензионного письма поставщику.

     • Каждая операция отпуска, так же, как  и приемка, оформляется первичным  документом, а количество отпускаемых  материалов измеряется, взвешивается, подсчитывается. Отпуск со склада осуществляется только лицами, специально на то уполномоченными, списки и образцы подписей которых  заранее сообщаются на склады. Отпуск материалов, потребляемых в течение  месяца, регулярно оформляется лимитно-заборными  картами (ф. № М-8). Само название документа  свидетельствует о том, что отпуск по нему допускается в пределах лимита, который устанавливается, исходя из производственной программы изготовления данного вида изделия (детали, полуфабриката) и действующей технической нормы расхода материала на единицу изделия. Лимитно-заборные карты составляются в плановом отделе или в специальной группе отдела материально-технического снабжения в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах - на квартал. Один экземпляр лимитно-заборной карты передается до начала отчетного периода цеху-потребителю, другой - складу.

     • Требование-накладная (ф. № М-11) применяется  для учета движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска  филиалам, расположенным за его пределами, и при продаже запасов.

     • Отпуск материалов на сторону оформляется  накладной (ф. № М-15), она используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном  порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания  для отпуска материалов, второй —  получателю.

     • Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру  используется карточка учета материалов (ф. № 17). Карточки являются документом строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответственное  лицо (кладовщик, заведующий складом) ежедневно  производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных  документов в день совершения операции в натуральном выражении и  выводит остатки. Остатки на 1-ое число каждого месяца переносятся  из карточек в сальдовую книгу  или ведомость, таксируются по учетной  цене и подсчитываются по укрупненным  группам материалов, складам и  балансовым счетам.

     • Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) применяется для учета  материальных ценностей, полученных в  процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования  при производстве работ в самой  организации. На стоимость таких  ценностей уменьшается убыток от ликвидации соответствующих объектов. 

     Глава № 2. Теоретические  основы ревизии движения товарно-материальных ценностей.

     2.1. Ревизия как форма  экономического контроля.

     Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в  ревизуемом периоде хозяйственных  и финансовых операций ревизуемым объектом, правильности их отражения в бухгалтерском  учете и отчетности, а также  законности действий руководителя и  главного бухгалтера (бухгалтера) и  иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами возложена ответственность.

     Отличительные черты ревизии.

     Очень часто, на практике, нередки случаи, когда документальную ревизию смешивают  с судебно-бухгалтерской экспертизой  или аудиторской проверкой, а  акты ревизии или аудиторские  заключения принимают за заключение эксперта. Происходит это потому, что  не уясняются цель и предмет экспертизы.

     Вопрос  о разграничении понятий судебно-бухгалтерской  экспертизы, аудита и ревизии приобретает  большое практическое значение, т.к. встречающиеся попытки подменить  ревизию судебно-бухгалтерской экспертизой или аудитом не смотря на то, что судебно-бухгалтерская экспертиза, аудит и ревизия являются формами контроля, способствуют выявлению фактов незаконной деятельности организаций, предупреждают случаи повторного нарушения законодательства, они имеют существенные различия и среди отличительных признаков ревизии можно выделить следующие:

     • Целевой признак: ревизия может проводиться собственником, вышестоящей организацией, контрольно-ревизионными органами с целью контроля над финансово-хозяйственной деятельностью и оценки состояния организации, обеспечения сохранности активов. В исключительных случаях ревизия может проводиться по инициативе правоохранительных органов. Цель ревизии заключается в выявлении фактов нарушения законодательства, установлении ответственных лиц и привлечении виновных лиц к ответственности.

     • Информационный признак: во время проведения ревизии комплексно исследуется финансово-хозяйственная деятельность организации с целью устранения имеющихся недостатков и улучшения состояния учета. Ревизия, как правило, сопровождается инвентаризацией имущества и обязательств организации. Ревизор вправе потребовать все документы для проверки, а руководство организации обязано предоставить эти документы.

     • Организационный признак: ревизия проводится на основании приказа руководителя ревизионного органа. Ревизия носит плановый и внеплановый характер. Плановые ревизии приводятся в текущих планах ревизионных органов, которые составляются на предшествующий календарный год. В плане приводятся следующие показатели: наименование и место нахождения ревизуемой организации;  период проведения предыдущей ревизии; ревизуемый период; вид ревизии; срок проведения ревизии; продолжительность ревизии в днях; исполнители.

     Основными задачами ревизии являются: проверка сохранности имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации; выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений; проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации; исследование системы внутреннего контроля, выявление ее узких мест и повышение эффективности ее функционирования.