Контроль и ревизия товарно-материальных ценностей на складе

     При ревизии поступления материалов следует иметь в виду, что первичные  документы по поступлению материалов играют важную роль в организации  учета материалов, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется контроль за поступлением ТМЦ. Материалы  поступают от поставщиков, подотчетных  лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет, от списания пришедших  в негодность основных средств, из собственного производства.

     Ревизор проверяет порядок учета поступающих  материалов, в частности, наличие  утвержденного плана материального  обеспечения, наличие в отделе снабжения  ведомостей оперативного учета выполнения договоров поставки или журнала  учета поступающих грузов (материалов) (ф. № МХ-4), в которых указываются: регистрационный номер и дата договора; дата записи; наименование поставщика, дата и номер транспортного документа; дата и номер счета; род груза; дата приходного ордера или акта о  приемке, запроса о розыске груза. Ревизор должен также выявить  факты недопоставки и излишней поставки товаров путем сверки фактически поступивших материалов в части  ассортимента, количества, цены с данными  договоров поставки.

     При проведении документальной проверки учета  поступающих ТМЦ ревизору следует  обратить внимание на следующие моменты:

     1. Нужно установить соответствие  порядка выдачи, составления и  использования доверенностей на  получение ТМЦ требованиям нормативных  документов. По данным журнала  учета доверенностей на получение  ТМЦ выявляются случаи выдачи доверенностей лицам, не работающим в ревизуемой организации, контролируется порядок оформления доверенностей (заполненных полностью или частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны), правила их выдачи (новая доверенность выписывается одному и тому же лицу после представления отчета об использовании ранее полученной доверенности), определяется, нет ли нарушения инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ.

     2. При ревизии поступлений материалов  на склады организации автотранспортом  проводится сверка журнала учета  поступающих материалов с данными  автотранспортных накладных, приходных  ордеров и карточек учета материалов. Журнал учета поступающих материалов  должен находиться в отделе  снабжения, автотранспортные накладные  и приходные ордера — в материальном  отделе бухгалтерии, карточки  учета материалов — у кладовщика. На всех первичных документах  проверяются подписи, дата, сумма,  цена. Обороты материалов по журналу  учета поступающих материалов  и первичным документам сверяются  с оборотами ведомости № 10 «Учет материалов на складе».  Если в организации действует  пропускная система, то для  сверки могут быть взяты данные  пропусков, которые, как правило,  хранятся в материальном отделе  бухгалтерии.

     3. Если материалы вывозятся со  склада продавца своим автотранспортом,  то ревизор обязан провести  дополнительно сверку с корешками  доверенностей, выданных работникам  организации для получения ТМЦ  на складе продавца, или с журналом  регистрации доверенностей.

     4. При наличии актов приемки  материалов формы № М-7 вместо  приходных ордеров ревизор проводит  их экспертизу. Он проверяет полномочия  членов приемочной комиссии, поставивших  свои подписи в акте. Для этого  изучается приказ по основной  деятельности о создании приемочной  комиссии, в котором зафиксированы  фамилии и должности ответственных  лиц. Далее проверяется работа  юридической службы организации  по работе с претензиями поставщику, зафиксированными в акте.

     5. При доставке ТМЦ железнодорожным  транспортом также осуществляется  сверка данных журнала учета  поступающих материалов (журнала  регистрации доверенностей) с  данными железнодорожных накладных,  приходных ордеров; карточек учета материалов, корешков доверенностей, выданных материально ответственным лицам на получение груза на товарной станции.

     6. Если ревизор при проверке  информации о поставках материальных  ценностей железной дорогой обнаруживает  коммерческие акты, по которым  принимаются ТМЦ, то необходимо  провести экспертизу юридической  силы таких актов. Для этого  проверяются подписи, даты, соответствие  названий материальных ценностей  данным железнодорожной накладной  и договора поставки. Далее исследуется  порядок работы с коммерческими  актами претензионной службы  организации.

     7. При ревизии поступлений материалов  на склады организации от подотчетных  лиц проверяется сверка журнала  учета поступающих материалов  с товарными чеками, приходными  ордерами и карточками учета  материалов. Товарный чек—документ, подтверждающий факт приобретения  и стоимость товара, приобретенного  подотчетным лицом за наличный  расчет. Товарные чеки прилагаются  к авансовому отчету подотчетного  лица и хранятся в материальном  отделе бухгалтерии организации.

     8. При ревизии поступления на  склад материалов собственного  изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации  основных средств, и пр. проводится  сверка данных журнала учета  поступающих материалов с данными  накладных на внутреннее перемещение  и карточек учета материалов. Все подобные поступления на  склады оформляются накладными  на внутреннее перемещение материалов, которые выписываются подразделением-сдатчиком  в двух экземплярах, один является  основанием для списания материалов  с подразделения-сдатчика, другой  направляется на склад и используется  в качестве приходного документа.  При выявлении в ходе ревизии  акта формы № М-35 («Акт об  оприходовании материальных ценностей,  полученных при разборке и  демонтаже зданий и сооружений»)  ревизор проверяет правомочие  подписей, количество, сумму, наименование  ТМЦ. Все данные акта сверяются  с данными акта формы № ОС-4 ("Акт на списание основных  средств"), формы № ОС-6 ("Инвентарная  карточка учета основных средств"). Акт по форме № М-35 составляется  в том случае, если разборку  здания или сооружения проводит  подрядчик. Ревизор может сделать  запрос подрядчику о подтверждении  данных акта по форме № М-35. Далее данные акта сверяются  с оборотами в журналах-ордерах  № 11 и № 13.

     9. При обнаружении оформления оприходования  на склад материальных ценностей  требованием-накладной формы №  М-11 необходимо изучить причины  и определить ответственность  должностных лиц, допустивших  отпуск со склада излишних  материалов, сдаваемых теперь на  склад. Перемещение материальных  ценностей с одного склада  на другой также оформляется  требованием-накладной формы №  М-11. Таким случаям ревизор должен  дать экономическую оценку, установить  экономическую целесообразность  действий должностных лиц, допустивших  перемещение грузов с одного  склада на другой.

     10. Ревизор проверяет полноту оприходования  на складах организации ТМЦ  путем исследования актов, составленных  на расхождения в количестве  и качестве, выявленные при приемке  ТМЦ, поступивших без счета  поставщика, карточки учета претензий.  Каждый случай недопоставки товаров  против количества, указанного в  сопроводительных документах, исследуется  с даты возникновения недостачи  до времени ее погашения. 

     2.2.2. Ревизия хранения  материалов на  складе (центральном  складе).

     Для хранения материальных ценностей в  организациях существует склад (центральный  склад).

     Работы  по ревизии на данном направлении  зависят от того, какого вида проверка проводится.

     1). Выборочная документальная проверка  оформления учета материалов  на складе.

     Ревизор выборочно проверяет порядок  оформления учета материалов на складе. Источниками информации являются журнал учета поступающих грузов, специальная  книга кладовщика, в которой отражаются материалы, находящиеся на ответственном  хранении, карточки складского учета. Приступая к проверке сохранности  материалов, ревизор должен оценить  порядок ведения журнала учета  поступающих грузов. Если ведется  специальная книга кладовщика на материалы, находящиеся на временном  ответственном хранении, следует  изучить порядок работы с этой книгой.

     Особое  внимание ревизор должен уделить  проверке наличия заключенных договоров  о полной материальной ответственности  между предприятием и работниками  склада. В договорах должны быть определены права и обязанности  работников, распорядок их работы, порядок приемки и выдачи ценностей, их документального оформления и т.д.

     Отдельно  анализируется порядок работы с  карточками складского учета. Необходимо выяснить, имеются ли у кладовщика образцы подписей лиц, которые уполномочены распоряжаться материальными ценностями на складе, выводит ли кладовщик  остаток в карточке после каждой записи о поступлении или расходовании материалов. Ревизор должен установить, есть ли в карточках еженедельные подписи работника материального  отдела бухгалтерии о проверке карточки.

     2). Проверка соблюдения порядка  и сроков проведения инвентаризаций  материалов инвентаризационной  комиссией организации. 

     Ревизор определяет наличие (отсутствие) ситуаций, при которых проведение инвентаризаций обязательно. При выявлении таких  ситуаций ревизор обязан проверить  результаты инвентаризаций по каждому  случаю за изучаемый период. При  этом ревизор должен обращать внимание на то, проводятся инвентаризации постоянно  действующей комиссией или комиссия назначается отдельно на каждый случай.

     Проверяется правильность организации, проведения инвентаризации, полнота, достоверность  и точность данных в описи фактических  остатков материалов, правильность указания в описи отличительных признаков  материалов, а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные  формы и регистры.

     Инвентаризация  ТМЦ. До начала проверки фактического наличия имущества ревизору надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы  или отчеты о движении материальных ценностей. Он визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием  «До инвентаризации на (дата)», что  должно служить бухгалтерии организации  основанием для определения остатков на складе к началу инвентаризации по учетным данным.

     Материально ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие доверенности на получение имущества.

     Проверенные на складе партии сырья или материалов члены комиссии записывают в той  последовательности, в какой идет инвентаризация. Записи делаются в  черновиках. Ведутся как минимум  два черновика. Один черновик заполняет  материально ответственное лицо, другой — кто-нибудь из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи в двух черновиках сверяются. И только по окончании инвентаризации оформляется  инвентаризационная опись ((ф. № ИНВ-3) Приложение № 7). В инвентаризационной описи ценности расположены по наименованиям  и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответствует порядку  их расположения на складе. Достоинство  описанного метода ведения записи (сначала  в черновиках, потом в инвентаризационных описях) состоит в том, что записи о материальных ценностях вносятся в черновики в такой последовательности, в которой они расположены  на складе, и если кто-нибудь из участников инвентаризации не внес в свой экземпляр  черновика какую-то партию сырья, то при повторной проверке ее можно  быстро обнаружить по месту нахождения. В некоторых случаях запись проверенных  в натуре материальных ценностей  целесообразно вести трем лицам: материально ответственному лицу, председателю ревизионной комиссии и контролеру-ревизору.

     Инвентаризационные  описи заполняются не менее чем  в двух экземплярах четко и  ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей  и объектов, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных измерителях, записанных на данной странице. В описях необходимо указывать полное наименование товаров, тары, их номенклатурные и прейскурантные номера, артикулы, сорта и другие отличительные признаки, предусмотренные  прейскурантами, количество мест, единицы  измерения, массу-брутто, массу-нетто  или количество, цену за единицу  и сумму, а также другие необходимые  данные. Запрещается записывать в  опись массу товаров по трафарету, обозначенному на таре, без ее вскрытия и осмотра содержимого. Исключение допускается в тех случаях, когда  распаковка может повлечь за собой  снижение качества товара или когда товар хранится в неповрежденной таре поставщика. Однако в обоих случаях необходима выборочная проверка.

     В описях не допускается оставлять  незаполненные строки — они прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями  лиц, производивших эту проверку.

     Нельзя  записывать в опись остатки ТМЦ  по данным бухгалтерского учета, а также  со слов кладовщика и других лиц. Каждую страницу и опись в целом при  условии обязательного подсчета натуральных единиц подписывают  все участники ревизии, в том  числе материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку в  том, что им предъявлены для проверки все ценности, ревизия проведена  правильно и претензий к ревизионной  комиссии (ревизору) нет.

     На  основе данных учета и инвентаризационных описей бухгалтерия под наблюдением  председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости  инвентаризации товарно-материальных ценностей ((ф. № ИНВ-19) Приложение № 8). Если ТМЦ учитываются в натуральном  и стоимостном выражении, то суммы  их излишков и недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с оценкой в бухгалтерском  учете. Если в учете не указана  цена, но есть сведения о количестве и общей стоимости ТМЦ, ее определяют делением общей стоимости ТМЦ  на их количество и сверяются с  прейскурантной ценой. Там, где ведут  учет только по стоимости, например в  магазинах, итоги инвентаризации оформляют  актом инвентаризации.