Контроль и ревизия товарно-материальных ценностей на складе

 

     3.3. Ревизия движения  товарно-материальных  ценностей в ООО «ГАММА-МОТОРС».

     06 сентября 2008 года руководством ООО «ГАММА-МОТОРС», в лице генерального директора Дамаева Дмитрия Сергеевича, было принято решение о проведении в организации внеплановой ревизии товарно-материальных ценностей.

     Целью ревизии являлось выяснение степени  сохранности материальных ценностей, принадлежащих организации, а также  выявление фактов нарушения учетной дисциплины, установление ответственных лиц и привлечение виновных лиц к ответственности.

     Ревизия проводилась на основании приказа руководства ООО «ГАММА-МОТОРС».

     Вид ревизии: выборочная документальная проверка с проведением инвентаризации на складе организации.

     Ревизуемый  период: с 01 января 2008 года по 05 сентября 2008 года.

     Срок  проведения ревизии: с 06 сентября 2008 года по 8 сентября 2008 года.

     В состав комиссии вошли:

     Павлов  Кирилл Анатольевич – менеджер по оптовым продажам;

     Николаев  Алексей Михайлович – менеджер по розничным продажам;

     Островский  Роман Михайлович - менеджер по розничным продажам.

     Руководитель  ревизионной комиссии – Дамаев Дмитрий Сергеевич.

     Ревизия проводилась на основании положений  приказа Минфина России от 14 апреля 2000 г. № 42н «Об утверждении Инструкции о порядке проведения ревизии  и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации» и ведомственных законодательных  документов.

     Ревизионная комиссия была обязана проверить:

     1). правильность документального оформления  движения материальных ценностей;

     2). отражение в полном объеме и реальность существования материальных ценностей;

     3). определение законности проводимых операций и правильность отражения их в бухгалтерском учете для оценки влияния на достоверность бухгалтерской отчетности организации.

     Для достижения основных целей ревизии, необходимо решить целый комплекс взаимосвязанных  задач, основными из которых являются:

     • установление наличия сохранности  условий хранения ценностей;

     • изучение состояния внутреннего  контроля за поступлением и выбытием материальных ценностей;

     • проверка правильности полноты оприходования  материалов;

     • своевременность проведения инвентаризации и выявление результатов.

     Среди документов, подлежащих проверке, выделяют первичные документы, регистры синтетического и аналитического учета, отчетность:

     1. Приказ "Об учетной политике  организации";

     2. Договоры поставки товарно-материальных  ценностей;

     3. Доверенности;

     4. Накладные (товарно-транспортные  накладные и т.п.);

     5. Журналы учета полученных и  выданных счетов-фактур;

     6. Книга покупок и Книга продаж;

     7. Договоры о материальной ответственности;

     8. Сертификаты товаров;

     9. Регистры синтетического и аналитического  учета по счетам 41 «Товары», 45 «Товары  отгруженные»;

     10. Главную книгу;

     11. Журналы-ордера;

     12. Устные высказывания сотрудников  и третьих лиц; 

     13. Результаты и инвентаризация  товаров проверяемой организации  (инвентаризационные описи);

     14. Бухгалтерская отчетность.

     Ревизия поступления товарно-материальных ценностей.

     Для обеспечения нормального хода процесса финансовой деятельности организации  необходимо регулярное и бесперебойное  снабжение ООО «ГАММА-МОТОРС» материальными ценностями.

     Материальные  ценности в ООО «ГАММА-МОТОРС» поступают по следующим каналам:

     § от поставщиков;

     § подотчетных лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет.

     При ревизии поступления материалов следует иметь в виду, что первичные  документы по поступлению материалов играют важную роль в организации  учета материалов, так как являются его основой.

     Основными источниками информации при проверке операций по поступлению товарно-материальных ценностей будут являться:

     • первичная документация по учету  материальных ценностей;

     • приходные документы на материальные ценности (товарно-транспортная накладная, приходный ордер (ф. № М-4), акт  о приемке материалов (ф. № М-7), карточка учета МБП МБ-2, доверенности (ф. № М-2 и М-2а);

     • договоры на приобретение ценностей, т.к. на поставку материалов организация  заключает договора.

     Ревизия началась с ознакомления с отделом  бухгалтерского учета, занимающегося  учетом операций связанных с поступлением материалов. Если предприятие проверяется  вышестоящей организацией или контрольно-ревизионными органами, то обычно, на этом этапе устанавливается, кто ведет бухгалтерский учет по движению ценностей; какими нормативными документами пользуется бухгалтер  данного участка; кому подотчетен данный бухгалтер; кто его проверяет  по исполняемой работе; какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование), но так как ревизию проводят сотрудники ООО «ГАММА-МОТОРС», то данная информация им и так известна. Поэтому первоначально ревизионная комиссия проверяла:

     • правильность оформления договоров  о материальной ответственности  с кладовщиками, которым переданы в подотчет ценности;

     • наличие журналов регистрации документов (журнал регистрации счетов-фактур);

     • наличие приказов о постоянно  действующей инвентаризационной комиссии;

     • соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации материальных ценностей;

     • соблюдается ли порядок оформления результатов инвентаризации;

     • соответствие порядка выдачи, составления  и использования доверенностей  на получение ТМЦ требованиям  нормативных документов. По данным журнала учета доверенностей  на получение ТМЦ выявляются случаи выдачи доверенностей лицам, не работающим в ревизуемой организации, контролируется порядок оформления доверенностей (заполненных полностью или частично, без образцов подписей лиц, на имя  которых они выписаны), правила  их выдачи (новая доверенность выписывается одному и тому же лицу после представления  отчета об использовании ранее полученной доверенности), определяется, нет ли нарушения инструкции о порядке  выдачи доверенностей на получение  ТМЦ.

     Проверка  этих данных показала, что все операции оформляются правильно и согласно установленным правилам. Проверка нарушений  не выявила.

     Ревизия хранения товарно-материальных ценностей на складе.

     Сохранность товаров зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства в данной организации. ООО «ГАММА-МОТОРС» арендует одно складское помещение, на котором хранятся все материальные ценности. Ревизионной комиссией было принято решение о необходимости проведения инвентаризации на складе организации, поэтому очередным этапом проверки должна стать инвентаризация материальных ценностей. Для этого генеральным директором ООО «ГАММА-МОТОРС» был оформлен Приказ о проведении инвентаризации ((ф. № ИНВ-22) Приложение № 1). Основная задача инвентаризации – выяснить, совпадают ли данные бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей. Приказом была назначена инвентаризационная комиссия и там же было указано какие именно ценности будет инвентаризировать комиссия. Руководитель организации после создания приказа, вручил текст приказа членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии был передан контрольный пломбир.

     До  начала инвентаризации ревизионная  комиссия обязана:

     • проверить проводится ли инвентаризация постоянно действующей комиссией  или комиссия назначается отдельно на каждый случай. В ООО «ГАММА-МОТОРС» комиссия назначается без смен лиц.

     • составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей;

     • проверить правильность указания в  описи отличительных признаков  материальных ценностей.

     До  начала проверки фактического наличия  имущества ревизионная комиссия получила последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы. Она завизировала все приходные  и расходные документы с указанием  «До инвентаризации на_____(дата)», что  должно служить для бухгалтерии  организации основанием для определения  остатков на складе к началу инвентаризации по учетным данным.

     А материально ответственные лица до начала инвентаризации дали расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на материальные ценности сданы в бухгалтерию и все  ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны  в расход.

     Ревизионной комиссией была организована проверка результатов ранее проведенных  инвентаризаций.

     При проверке результатов ранее проведенных  инвентаризаций особое внимание уделялось:

     1. проверке состава инвентаризационных  комиссий с точки зрения их  полноты и компетентности, а также  того, чтобы один и тот же  работник не назначался председателем  комиссии два раза подряд. Необходимость  тщательного анализа состава  инвентаризационных комиссий была  обусловлена тем, что от него  в значительной степени зависит  качество инвентаризации.

     2. проверке наличия и содержания  расписок, полученных от материально-ответственных  лиц до начала каждой инвентаризации;

     3. проверке оформления каждой страницы  инвентаризационной описи; 

     4. проверке правильного и полного  наименования каждого товара  и его другие отличительные  черты; 

     5. указано ли прописью число  порядковых номеров товарно-материальных  ценностей и общий итог количества  натуральных показателей; 

     6. указана ли общая стоимость  товаров; 

     7. подписана ли каждая страница  всеми членами комиссии;

     8. проверке описей на факт подчисток,  исправлений количества товаров  и их цены, не заверенных подписями  всех членов комиссии;

     9. проверке наличия на последней  странице инвентаризационной описи  отметок о проверке цен, и  подсчетов итогов за подписями  лиц, проводивших эти проверки;

     10. по актам результатов проверки  ценностей проверялись: правильность  перенесения в них учетных  и фактических остатков, определение  окончательных результатов инвентаризации, правильность их оформления, своевременность  составления;

     11. проверке инвентаризационных описях  на наличие приписок не имевшихся  в наличии товаров. Если такие  приписки были, то их можно  выявить путем контрольного сличения.

     Никаких нарушений при проведении проверки результатов ранее проведенных  инвентаризаций выявлено не было.

     После проведения вышеописанных процедур, была начата процедура инвентаризации, при которой обязательно должны присутствовать материально-ответственные  лица, ими в данном случае являются Костричкин Александр Сергеевич – заведующий складом и Будник Арсений Анатольевич – менеджер по розничным продажам. Некоторые ревизоры делают ошибку, когда решают по какой-либо причине проводить инвентаризацию в отсутствие материально-ответственного лица. Если в результате проверки будет установлена недостача ценностей, то ответственное лицо, которого не было при проверке, может в последствии оспорить результаты инвентаризации и оспорить факт недостачи.