Контроль и ревизия товарно-материальных ценностей на складе

     Бывают  случаи, когда по книжным данным остатки материальных ценностей  значатся либо в количественном, либо в денежном выражении или полученная цена не соответствует прейскуранту или цене, указанной в документах поставщика. Эти данные переносят  в сличительные ведомости и выводят  расхождения: излишки или недостачи. Такое положение часто приводит к сокрытию недостач, растрат и  хищений. Для устранения этого недостатка перед составлением сличительной ведомости  необходимо проверить, соответствует  ли учетная цена материалов их цене по прейскуранту или документам поставщика. Если имеются отклонения, нужно выявить  причину и установить соответствие этих цен. Обычно остатки ТМЦ по книжным  данным либо в количественном, либо в денежном выражении получаются в результате неправильной таксировки приходных и расходных документов.

     Сличительная  ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами  инвентаризационной комиссии. За книжные  остатки по бухгалтерии расписывается  бухгалтер.

     В результате инвентаризации может быть выявлена пересортица. В этом случае взаимный зачет излишков и недостач от пересортицы может быть допущен  только в виде исключения за один и  тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица и в отношении ТМЦ одного и того же наименования. Материально  ответственные лица по результатам  инвентаризации, в том числе по пересортице, дают подробные объяснения.

     Если  при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих  ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница  в стоимости относится на виновных лиц. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально  ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения относительно причин, по которым такая разница  не отнесена на виновных лиц.

     По  всем другим выявленным расхождениям материально ответственные лица представляют письменные объяснения. Излагаемые в этих объяснениях факты  должны быть тщательно проверены; их нужно принимать во внимание при  определении окончательных итогов, если эти итоги подтверждаются проверками, либо отклонять.

     Материальные  ценности, переданные для переработки  сторонним организациям, инвентаризуют  путем взаимной сверки остатков этих материальных ценностей, значащихся в  бухгалтерском учете проверяемой  организации и организаций-подрядчиков. Для этого ревизор служебной  запиской сообщает организации-подрядчику об имеющихся у него показателях  с просьбой подтвердить их. Иногда целесообразно затребовать от организации-подрядчика сведения о количестве ТМЦ, находящихся  в переработке, для сопоставления  с данными учета ревизуемой организации.

     Инвентаризационные  ведомости составляются отдельно на материалы в пути, материальные ценности, принятые на хранение или в переработку, и на материалы, переданные для переработки  сторонним организациям.

     Иногда  при инвентаризации обнаруживаются ТМЦ, не пригодные к использованию. Они фиксируются в отдельных  инвентаризационных описях. Инвентаризационная комиссия устанавливает причины  порчи ТМЦ и виновных в этом лиц. Если принято решение списать  ТМЦ, их приходуют по цене возможного использования, а разность между  учетной стоимостью и стоимостью по цене возможной реализации относят  на виновных в порче должностных  лиц либо на финансовые результаты.

     При зачете недостач и излишков в результате пересортицы могут возникнуть суммовые разницы. Недостачи относятся на счет материально ответственных  лиц, излишки приходуются с выявлением причин и виновников возникновения. На практике встречаются суммовые разницы, которые образуются в результате неправильного применения цен по вине бухгалтерии или вследствие округления.

     Особенно  внимательно следует проверить  законность и размер применяемых  норм естественной убыли на отдельные  материалы, правильность исчисления суммы  естественной убыли и ее списания (не списывались ли материалы под  видом естественной убыли до установления недостачи данного вида ТМЦ).

     Все документы инвентаризации: приказ о  проведении инвентаризации, расписки, черновые описи, инвентаризационные описи, письменные объяснения и заявления  материально ответственных лиц, а также сличительные ведомости  — должны быть скреплены вместе и представлены в инвентаризационную комиссию для рассмотрения и принятия решения по результатам инвентаризации, которые должны быть отражены в бухгалтерском  учете того месяца, когда проводилась  инвентаризация, в срок до 10 дней после  окончания инвентаризации.

     Оформление  результатов инвентаризации ТМЦ. Инвентаризационная опись по завершении инвентаризации должна содержать все необходимые  реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим  образом) исправлений. Санкционированные  исправления вносит инвентаризационная комиссия во все экземпляры описи.

     При выявлении ревизором материалов, не поставленных на учет, а также  материалов, по которым в регистрах  бухгалтерского учета отсутствуют  или указаны неправильные данные, в опись должны быть включены правильные сведения и технические показатели по этим материалам.

     Работа  ревизора оформляется протоколом. В  протоколе отражаются: результаты инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства  и обеспечения сохранности материалов. В протоколе на основании составленных сличительных ведомостей (форма №  ИНВ-19) ревизор дает свои выводы по результатам  инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, оприходованию излишков и  т.д.

     Очень важно правильное оформление (составление) сличительных ведомостей. Такая работа ведется в двух направлениях: выверяются учетные данные и подсчеты, проведенные  в инвентаризационных описях. Учетные  данные выводятся на день инвентаризации на основе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных  документов. Учетные данные обязательно  подтверждает бухгалтер организации (удобнее всего это делать прямо  на самой сличительной ведомости). Данные, отраженные в описи, подтверждают лица, проверявшие фактические данные.

     Инвентаризационные  описи составляются по подразделениям организации. Отдельно дается таблица  соответствия: подразделение, материально  ответственное лицо, общая стоимость  вверенных материалов, в которой  указывается наличие (отсутствие) договора о материальной ответственности.

     Выявленные  инвентаризацией неучтенные материалы  должны быть оценены с учетом рыночных цен.

     Обнаруженные  недостачи материалов подлежат списанию в установленном порядке. Каждый случай списания недостающих материалов ревизор тщательно проверяет. При  этом нередко вскрываются нарушения  действующего порядка отнесения  на виновных лиц стоимости недостающих  материалов, порядка погашения этой задолженности и отражения в  учете всех операций по списанию.

     2.2.5. Ревизия выбытия  материалов на  сторону.

     Если  закуплен излишек материалов, их можно  продать другой организации. В этом случае со склада (центрального склада) материалы отпускают на сторону, что оформляется накладной на отпуск материалов на сторону (форма  № М-15).

     При такой ревизии проводится сплошная документальная проверка оформления продажи  и дарения материалов.

     Сплошная  документальная проверка оформления продажи  ТМЦ. Поскольку при передаче организацией материалов в собственность другому  юридическому или физическому лицу по договору купли-продажи либо в  обмен на другой товар по договору мены отпуск оформляется накладной  по форме № М-15, ревизор проверяет  правильность оформления этих документов (договоров и накладных). Договоры должны соответствовать по форме  и содержанию требованиям действующего законодательства.

     Особое  внимание следует уделять ценам  реализации материалов — в организации  на них должны быть утверждены отпускные  цены. Ревизор изучает эффективность  ценовой политики и фактическое  соблюдение должностными лицами дисциплины отпускных цен на материалы.

     Реализация  материалов, закупленных отделом  снабжения организации, далеко не всегда экономически целесообразна. Сам факт реализации материалов является следствием либо отсутствия системы планирования и нормирования материальных запасов, либо неправильно организованного  производства. Ревизор должен дать экономическую оценку действий должностных  лиц организации, по чьей инициативе закупаются лишние материалы, которые  впоследствии подлежат продаже. При  обнаружении неликвидов на складе (центральном  складе) организации необходимо ставить  вопрос об их скорейшей реализации и постараться определить причины  их возникновения.

     Ревизор может проверить пропускную систему  организации. Для этого положение  о пропускной системе сверяется  с фактическим порядком пропуска, действующим в организации.

     Сплошная  документальная проверка оформления дарения  ТМЦ. Ревизор обязан определить соответствие акта дарения действующему законодательству (по форме и содержанию): правильно  ли оформлен договор дарения (безвозмездной  передачи) материалов; оформлены ли накладные на отпуск материалов. Ревизор  должен помнить, что дарение между  коммерческими организациями не допускается.

     В обязательном порядке по каждому  факту дарения выявляются лицо, подписавшее  договор дарения, и правомочность  его действий.

     Также ревизором дополнительно может  быть произведена проверка таких  материальных ценностей как: горюче-смазочные  материалы, тара, запасные части, производственный и хозяйственный инвентарь, шины.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава № 3. Ревизия движения товарно-материальных ценностей на примере ООО «Гамма-Моторс».

     3.1. Краткая характеристика ООО «Гамма-Моторс».

     ООО «ГАММА-МОТОРС», осуществляющее свою деятельность в сфере оптово-розничной торговли мото техникой. На примере этой организации я покажу, как происходит процесс ревизии движения товарно-материальных ценностей.

     Постоянными клиентами организации являются различные дилерские организации и розничные клиенты г. Москвы и регионов РФ.

     ООО «ГАММА-МОТОРС» существует на российском рынке уже 12 лет (с 1996 года) и к настоящему времени завоевало доверие и уважение огромного числа клиентов.

     3.2. Бухгалтерский учет  в ООО «ГАММА-МОТОРС».

     Для организации и ведения бухгалтерского учета в ООО «ГАММА-МОТОРС» создана бухгалтерия, которая ведет учет, составляет отчетность и осуществляет контроль за соблюдением финансовой дисциплины.

     Учетная политика предприятия сформирована согласно общепринятым правилам и особенностям деятельности фирмы. Совокупность выбранных  методов, форм и организации бухгалтерского учета обеспечивает соответствие основным требованиям, предъявленным к учетной  политике.

     Предприятие составляет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленном  законодательством РФ. Налоговые  и другие государственные органы, на которые законодательством РФ возложена проверка деятельности предприятия, осуществляют ее в пределах своей  компетенции. Результаты проверок сообщаются предприятию.

     Источником  формирования финансовых ресурсов предприятия  являются прибыль – это доходы, полученные от реализации товаров.

     Для учета товарно-материальных ценностей  применяется первичная документация, отвечающая требованиям основных положений  по учету материалов.

     В ООО «ГАММА-МОТОРС» для систематизации и полного представления информации по учету товарно-материальных ценностей используются следующие формы первичных документов

     Первичные документы по организации учета  товарно-материальных ценностей в  ООО «ГАММА-МОТОРС».