Методология бухгалтерского финансового учета материалов

- установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

- определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;

- наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером, в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений).

Таким образом, основными требованиями, предъявляемыми к бухгалтерскому учету материалов, являются[1]:

- сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов;

- учет количества и оценка запасов;

- оперативность (своевременность) учета запасов;

- достоверность;

- соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);

- соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.

1.2.  Учет  материалов на складах

 

Одним из важнейших условий  бесперебойной работы организаций  всех отраслей народного хозяйства  является правильная организация складского хозяйства. От того, как налажено складское  хозяйство, во многом зависит рациональное использование материально-производственных ресурсов, повышение производительности труда, рентабельности производства и качество готовой продукции.

Основное назначение складов - хранение материалов. Кроме  того, на складах выполняются работы, связанные с подготовкой материалов к производственному потреблению и доставке их непосредственным потребителям (цехам, отделам, стройкам, покупателям и др.). Потери материалов при хранении и производстве погрузочно-разгрузочных работ оказывают влияние на увеличение себестоимости продукции, работ и услуг, а также создают условия для безнаказанного хищения имущества.

Для хранения материалов в организациях создаются  [1]:

- центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;

- склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям  данного склада.

Склады должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение.

Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

На складах материальные запасы размещаются по секциям, а  внутри них по группам, типо и сорто-размерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и  в штабелях.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется  ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках  бумаги или бирках) с указанием  наименования материала, его отличительных  признаков (марка, артикул, размер, сорт и т. п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

На складах должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материалов (температурно-влажностные  и другие), с тем чтобы не допускать  их порчу и потерю необходимых  физико-химических и других свойств.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому  складу возлагаются на соответствующие  должностные лица (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут  ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных  им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений - руководителем соответствующего цеха (подразделения).

Существуют следующие  методы учета материалов на предприятии; оперативно-бухгалтерский (сальдовый); количественно-суммовой; с помощью  отчетов материально-ответственных  лиц. В настоящее время наиболее рациональным и чаще всего применяемым  является оперативно-бухгалтерский метод учета материалов.

Учет материалов, находящихся  на хранении в складах организации  и подразделений, ведется на карточках  складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и  другим отличительным признакам  материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

Запись в карточках  кладовщик делает на основании первичных  документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.). После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения.

Первичные документы  после записи их данных в карточки учета материалов передают в бухгалтерию. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

На складах ведется  количественный сортовой учет материалов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской  службой организации в специальном  реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.

Карточки выдаются заведующему  складом (кладовщику) под расписку в  реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т. п.).

Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах организации  и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации.

В случаях изменения  учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т. е. указывается  новая цена и с какого времени  она действует.

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:

- открывается новая  карточка складского учета при  каждом изменении цены;

- учет ведется на  одной и той же карточке  независимо от изменения цены. В этом случае в карточках  по строке "Цена" указывается "Цена поставщика" или "Фактическая себестоимость". Новая цена записывается по каждой операции.

Если в бухгалтерской  службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются  по форме оборотной ведомости  с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.

Учет движения материалов (приход, расход, остаток) на складе ведется  непосредственно материально ответственным  лицом (заведующим складом, кладовщиком  и др.). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.

На основании оформленных  в установленном порядке и  исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном  документе, записывается отдельно. При  совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках  складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета  данных об отпуске материалов может  производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерской  службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в  установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении в бухгалтерской  службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет  все записи в карточках складского учета с первичными документами  и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

Материально ответственные  лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

В соответствии с [1] периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие (кладовщики) складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации - принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответствующий период.

Прием-сдача первичных  учетных документов оформляется, как  правило, составлением реестра, на котором  работник бухгалтерской службы или  иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования  лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый  месяц независимо от использования  лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.

До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с цеховыми экземплярами карт (при ведении карт в двух экземплярах). Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника подразделения организации, получавшего материалы.

Если при выборочной проверке склада были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету "Недостачи и потери от порчи ценностей".

При оформлении отпуска материалов подписями получателей непосредственно в карточках складского учета, без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу или иное подразделение организации по реестру, и после обработки (составления соответствующих учетных регистров) возвращаются на склад.