Облік грошових коштів

Надходження і видачу грошей обліковують у Касовій книзі (тип. ф. КО-4), записи до якої робить касир відразу після одержання або видачі грошей за кожним ордером чи документом, який його замінює. Наприкінці кожного робочого дня касир підсумовує операції за день, визначає залишок грошей у касі на наступний день і передає до бухгалтерії відривний листок касової книги з копіями записів за день та доданими прибутковими і видатковими касовими документами, як звіт касира, під розписку в касовій книзі. Підприємство веде тільки одну касову книгу. Вона повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена сургучною печаткою. На останній сторінці Касової книги необхідно указати кількість пронумерованих сторінок, яка завіряється підписами керівника господарства та головного бухгалтера господарства.

Прикладне рішення  1С автоматизує взаємодію між фінансовими службами, контролюючими рух готівкових грошових коштів, і касами підприємства - місцями зберігання готівкових грошей.

Прикладне рішення  забезпечує зручну взаємодію між  фінансовими службами і касами підприємства. Касовий документ формується співробітником фінансової служби - фінансовим менеджером або бухгалтером. Співробітник роздруковує  касовий документ у паперовому вигляді, оформляє потрібним чином і передає  в касу організації. Прапорець "Оплачено" на екранній формі документа співробітником фінансової служби не ставиться, оскільки поки не відбулося фактичної оплати, касовий документ означає лише намір  змінити стан грошових коштів. Після  фактичної оплати за документом касир  підприємства відкриває на екрані свого  комп'ютера той же касовий документ і проставляє прапорець "Оплачено" - тільки після цього в інформаційній  базі реєструється фактичний рух  грошових коштів з відображенням  його у тих видах обліку, які  були вказані співробітником фінансової служби. Зокрема, касовий документ може бути відображений в бухгалтерському  обліку.

Конфігурація  надає касирові можливість автоматизованого формування касової книги (додаток  9; рис. 3.3.).

Рис. 3.3. Касова книга

Рахунок 30 „Каса” призначений для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства.

Рахунок 30 “Каса” має такі субрахунки:

301 “Каса в національній валюті”;

302 “Каса в іноземній валюті”.

За дебетом рахунка 30 “Каса” відображується надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом — виплата грошових коштів із каси підприємства.

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валют тощо), відкриваються субрахунки “Операційна каса в національній валюті” та “Операційна каса в іноземній валюті”.

Конфігурація 1С надає можливість формування різних звітних форм, що відображають рух  готівкових грошових коштів підприємства.

Відобразимо касові операції в системі рахунків бухгалтерського обліку (таблиця  3.1.)

В кінці звітного періоду формуються машинограми  «Оборотно-сальдова відомість по рахунку 30» та «Карточка рахунку 30» (додаток 6).

 

 

 

 

Таблиця 3.1

Журнал касових операцій

ТОВ «АФ Пісчаснька» за липень 2010 року

№ п/п	Дата	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн.
			Дебет	Кредит
		Сальдо на 01.07.2010			1300,00
1	05.07	Оприбуткована виручка від реалізації продукції	301	701	25 825,00
2	05.07	Внесено готівку на поточний рахунок	311	301	26 825,00
3	07.07	Оприбуткована виручка від реалізації продукції	301	701	4 865,00
4	10.07	Видано кошти в підзвіт на відрядження  Яковенку О. В.	372	301	2 100,00
5	10.07	Внесено Яковенком О. В. невикористану  суму авансу	301	372	150,00
6	27.07	Отримано кошти в банку на виплату  заробітної плати	301	311	5 808,79
7	28.07	Виплачено заробітну плату	661	301	5808,79
		Сальдо на 01.08.2010			3215,0

 

5. Облік операцій на поточному рахунку в національній валюті

Для відкриття поточних рахунків та вкладних (депозитних) рахунків підприємства подають  установам банків такі документи:

а) заяву на відкриття рахунку встановленого зразка . Заяву підписує керівник та головний бухгалтер підприємства. Якщо в штаті немає посади головного бухгалтера чи іншої службової особи, на яку покладено функцію ведення бухгалтерського обліку та звітності, то заяву підписує лише керівник;

б) копію свідоцтва про державну реєстрацію в органі державної виконавчої влади, іншому органі уповноваженому здійснювати  державну реєстрацію, засвідчену нотаріально  чи органом, який видав свідоцтво  про державну реєстрацію;

в) копію належним чином зареєстрованого  установчого документа (статуту/засновницького договору/установчого акта/положення), засвідчену нотаріально чи органом, який реєструє;

г) копію документа, що підтверджує  взяття юридичної особи на облік, в органі державної податкової служби, засвідчену органом, що видав документ, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

д) картку із зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства  чи установчих документів підприємства надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів, завірену нотаріально або вищестоящою  організацією в установленому порядку. У картку включається також зразок відбитка печатки підприємства;

є) копію документа, що підтверджує  реєстрацію юридичної особи у  відповідному органі Пенсійного фонду  України, засвідчену органом, що його видав, або нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банку;

ж) копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію юридичної  особи у Фонді соціального  страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань, засвідчену органом, що його видав, або  нотаріально чи підписом уповноваженого працівника банком.

Безготівкові розрахунки в господарському обороті України  проводяться у відповідності  з Інструкцією “Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті”, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 р. № 22 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 29.03.2004 р. за № 377/8976.

При здійсненні безготівкових розрахунків  можуть застосовуватись акредитивна, інкасова, вексельна форми розрахунків, а також форма розрахунків  за розрахунковими чеками та з використанням  розрахункових документів на паперових  носіях та у електронному вигляді.

Встановлені чіткі правила  використання при здійсненні розрахункових  операцій платіжних документів (інструментів):

меморіального ордера;

платіжного доручення;

платіжної вимоги – доручення;

розрахункового чека;

акредитива

Платіжне доручення (Додаток 11) оформляється платником та подається в банк, що його обслуговує не менше чим у двох примірниках і приймається банком до виконання протягом десяти календарних днів з дати його виписки.

Банк приймає до виконання  платіжне доручення за умови, якщо сума цього платіжного доручення не перевищує  суму, що є на його рахунку.

Розрахунки дорученнями  можуть здійснюватися:

• за фактично відвантажену/ продану продукцію (виконані роботи, надані послуги тощо);
• у порядку попередньої оплати – якщо такий порядок розрахунків установлено законодавством та / або обумовлено в договорі;
• для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості підприємств, які складені не пізніше строку, установленого чинним законодавством;
• для перерахування підприємствами сум, які належать фізичним особам (заробітна плата, пенсії тощо), на їх рахунки, що відкриті в банках;
• для сплати податків і зборів (обов’язкових платежів) до бюджетів та / або державних цільових фондів;
• в інших випадках відповідно до укладених договорів та / або чинного законодавства.

Реквізит "Призначення  платежу" платіжного доручення заповнюється платником так, щоб надавати повну  інформацію про платіж та документи, на підставі яких здійснюється перерахування  коштів отримувачу.

Платник та отримувач у договорах між ними можуть установлювати додаткові вимоги до даних, які потрібно зазначати в реквізиті "Призначення платежу". Посилання на суму податку на додану вартість платник робить у випадках, передбачених чинним законодавством.

Платник відповідає за дані, що зазначені в реквізиті платіжного доручення "Призначення платежу". Банк перевіряє заповнення цього  реквізиту на відповідність вимогам, викладеним у цьому розділі, лише за зовнішніми ознаками.

У реквізиті платіжного доручення "Призначення платежу" (залежно  від конкретного випадку) зазначається таке:

• під час розрахунків за фактично відвантажену / продану продукцію (виконані роботи, надані послуги) – назва / вид товарів (робіт, послуг), за які здійснюється оплата, номер і дата документа, на підставі якого вона здійснюється;
• якщо платник перераховує кошти як попередню оплату, то зазначається, що це попередня оплата та назва / вид товарів (робіт, послуг), за які здійснюється оплата, а також назва, номер і дата документа, на підставі якого вона здійснюється;
• при перерахуванні коштів за актом звірки взаємної заборгованості – назва / вид товарів (виконаних робіт, наданих послуг), дата і номер чинного акта звірки та дата, за станом на яку її здійснено;
• у разі сплати платежів, утриманих із заробітної плати працівників та нарахованих на фонд оплати праці податків до бюджету і зборів до державних цільових фондів, дата виплати заробітної плати, форма її видачі (у натуральній формі, виплати з виручки тощо) і період, за який здійснено виплату. Крім того, можуть зазначатись інші потрібні дані.

Установи банків періодично, але не рідше одного разу на місяць  надсилають підприємствам поштою або  видають через уповноважену підприємством  особу виписку з поточного  рахунку додаючи копії документів, на підставі яких банк здійснював операції по рахунку. Після одержання з  банку виписки з поточного  рахунку головний бухгалтер повинен  перевірити відповідність записів  у ній документам та записам бухгалтерії  підприємства. Виявивши помилку, бухгалтерія  підприємства негайно у письмовій  формі повідомляє про це відповідні установи банку.

Для обліку операцій поточного рахунка  передбачено рахунок № 31 "Рахунки  в банках" який відносять до групи  активних рахунків.

Розгялнемо більш детально ситему найбільш розповсюджених операцій з поточним рахунком (таб. 3.2)

Таблиця 3.2

Журнал банківських операцій

ТОВ «АФ Пісчаснька»  за липень 2010 року

№ п/п	Дата	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн.
			Дебет	Кредит
		Сальдо на 01.07.2010			559070,0
1	05.07	Внесено готівку на поточний рахунок	311	301	26 825,00
2	08.07	Отримано аванс від ПП «Чортомлик» за зерно соняшнику	311	681	55 000,0
4	09.07	Погашено поточну заборгованість за довгостроковими зобов`язаннями	611	311	13 825,0
5	10.07	Надійшла оплата від ВАТ «Харківжиркомбінат»	311	361	55 000,0
6	20.07	Погашено заборгованість перед ПП «Балаклія-агро» за придбані добрива	631	311	6 693,75
7	27.07	Отримано аванс від ТОВ «Бадінвест» за продаж зерна соняшнику	311	681	15 000,0
8	27.07	Перераховано заборгованість за ПДФО	6411	311	1 183,0
9	27.07	Отримано кошти в банку на виплату  заробітної плати	301	311	5 808,79
10	28.07	Перераховано заборгованість ТОВ  «Харківхімсервіс» за придбані добрива	631	311	58 268,0
		Сальдо на 01.08.2010			625116,46

Стосовно  обліку банківських операцій прикладне рішення 1С автоматизує наступні функції:

• оформлення і друк банківських документів (платіжних доручень, платіжних вимог та ін);
• реєстрація приходу і витрати коштів на банківських рахунках;
• контроль за станом банківських рахунків;
• аналіз руху безготівкових грошових коштів на банківських рахунках підприємства.

Місця зберігання безготівкових грошових коштів підприємства - розрахункові рахунки в банках - відображаються в інформаційній  базі як елементи списку банківських  рахунків підприємства.