Облік грошових коштів

Платіжні  документи можуть бути сформовані на підставі зберігаються в базі заявок на витрачання грошових коштів і планованих надходжень грошових коштів. При цьому  раніше введена інформація буде автоматично  перенесена в новий документ.

Первинний запис платіжних документів в інформаційну базу означає реєстрацію намірів на зміни стану безготівкових грошових коштів. Якщо в екранній формі документа проставити прапорець "Відобразити в оперативному обліку", то необхідні грошові кошти будуть відображені в інформаційній базі як зарезервовані.

Фактично  рух грошових коштів реєструється проставлянням прапорця "Оплачено" в екранній формі документа. Після цього можуть бути сформовані відповідні проводки в бухгалтерському та податковому обліку.

Підставою для  реєстрації фактичної оплати є виписка  з розрахункового рахунку, отримана з банку. Підсистема надає інструмент прискорення реєстрації виписки  з розрахункового рахунку.

В кінці звітного періоду формуються машинограми:

• «Оборотно-сальдова відомість по рахунку 311» (додаток 10);
• «Карточка рахунку 311» (додаток 10).

На підставі проведеного аналізу  ведення обліку грошових коштів на ТОВ «АВ Пісчаснька» нами встановлено наступне:

1. Облік грошових коштів на підприємстві відповідає всім встановленим вимогам та нормативно-правовим актам з обліку.
2. Підприємство зберігає свої грошові кошти в касі та на поточному рахунку в банку.
3. Недоліком обліку є несвоєчасне здавання готівки до банку, що має наслідок зберігання в касі понадлімітних сум.
4. Суттєвого доопрацювання вимагає система внутрішньогосподарського контролю за порядком ведення касових операцій, перш за все, шляхом проведення раптових ревізій кас.
6. Облік інших коштів

Сільськогосподарські підприємства можуть відкривати в банку рахунки, на яких обліковують грошові документи  і грошові кошти в дорозі як у національній, так і в іноземній  валюті. До грошових документів, які  облічуються на субрахунках 331 "Грошові  документи в національній валюті" і 332 "Грошові документи в іноземній  валюті", відносяться документи, що знаходяться в касі підприємства: оплачені путівки в будинки відпочинку і санаторії, поштові марки, проїзні  талони на службові роз’їзди та інші грошові  документи.

При передачі путівки своєму працівнику з оплатою її вартості суму, що підлягає сплаті, слід визнавати доходом, включаючи  її до складу іншого доходу від операційної  діяльності, оскільки пунктом в П(С)БО 15 "Дохід" визначено чотири обов’язкових умови визнання доходу:

• покупцю передано ризики та вигоди, пов’язані з правом власності на продукцію (товар, інший актив);
• сума доходу (виручка) може бути достовірно визначена;
• існує впевненість, що в результаті операції економічні вигоди підприємства збільшаться, а витрати, пов’язані з цією операцією, можуть бути достовірно визначені.

Передача путівки працівнику підприємства з компенсацією її вартості фактично відповідає всім чотирьом обов’язковим вимогам визнання доходу, оскільки путівка дає право покупцю (працівнику) на одержання послуг і виступає як інший актив, а економічна вигода – це потенційна можливість одержання підприємством грошових коштів від використання активу.

Господарські операції, пов’язані  з придбанням і наданням санаторно-курортної  путівки своєму працівнику за повну  вартість без податку на додану вартість у бухгалтерському обліку відображаються таким чином: Перерахування грошових коштів дитячому санаторію за путівку  відносять у дебет субрахунка 371 "Розрахунки за виданими авансами" з кредиту субрахунка 311 "Поточні  рахунки в національній валюті". При оприбуткуванні путівки до каси підприємства дебетують субрахунок 331 "Грошові документи в національній валюті" і кредитують субрахунок 371 "Розрахунки за виданими авансами". Надходження до каси підприємства грошових коштів від працівника відображають за дебетом субрахунка 301 "Каса в  національній валюті" і кредитом субрахунка 377 "Розрахунки з іншими дебіторами". При передачі путівки працівнику підприємства дебетують субрахунок 677 і кредитують субрахунок 719 "Інші доходи від операційної діяльності". При списанні собівартості реалізованої путівки дебетують субрахунок 949 "Інші витрати операційної діяльності" і кредитують субрахунок 331. Для включення до складу фінансового результату доходу від продажу путівки дебетують субрахунок 719 і кредитують субрахунок 791 "Результат основної діяльності". При віднесенні на фінансовий результат витрат з придбання путівки дебетують субрахунок 791 і кредитують субрахунок 949.

Аналітичний облік грошових документів здійснюється за їх видами.

До грошових коштів у дорозі, які  облічуються на субрахунках 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті" і 334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті" відноситься виручка, одержана підприємством за послуги, виконані роботи або реалізовану готову продукцію, внесена в касу банку або поштового відділення для зарахування на поточний рахунок, але які ще не зараховані за призначенням. Підставою для відображення в обліку сум є: при здачі виручки – квитанція установи банку, поштового відділення, копії супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку тощо.

4. Удосконалення обліку грошових коштів
1. Основні напрямки удосконалення обліку грошових коштів

Як  свідчать проведені теоретичні дослідження, питання з обліку коштів мають  багатоаспектні проблеми, що обумовлює  їх дискусійний характер. Додаткових досліджень потребують питання з  тлумачення понять «грошові кошти», «грошові активи» і «грошові потоки» в  економічному, фінансовому та бухгалтерському  аспектах, упровадженням у національну  практику методики обліку грошових коштів в операційній, інвестиційній та фінансовій діяльності і в той  же час упровадження організації  накопичення аналітичної інформації про рух

грошових  потоків, орієнтованої на забезпечення нею внутрішніх користувачів

для прийняття управлінських рішень.

В економічній літературі автори по-різному  трактують і застосовують словосполучення: «гроші», «грошові кошти», «грошові засоби», «грошові активи», «грошові потоки». Різноманітне їх тлумачення не сприяє створенню  єдиної понятійної бази в економіці, фінансах і бухгалтерському обліку, що, на наш погляд, необхідно.

На  нашу думку, з метою правдивого, повного, об'єктивного трактування дефініцій  яких-небудь категорій або словосполучень необхідно поєднання юридичного та економічного підходів до їх розуміння, а також превалювання економічного змісту над юридичною формою.

Назва рахунка 30 «Каса» є суперечливою, оскільки сутність об'єкта, який на ньому враховується, не відображається. Але ми не згодні із запропонованою назвою цього рахунка  та окремих субрахунків до нього, що пропонує в дисертаційній роботі А.В. Гриліцька: назву рахунка 30 «Каса» змінити на «Грошові кошти в касі та їх еквіваленти» і передбачити субрахунки: 301 «Грошові кошти в касі в національній валюті», 302 «Грошові кошти в касі в іноземній валюті», 303 «Еквіваленти грошових коштів у національній валюті», 304 «Еквіваленти грошових коштів в іноземній валюті» [6].

На  наш погляд, це можна обумовити  тим, що до словосполучення «грошові кошти» П(С)БО 4 відносить готівку, грошові  кошти на рахунках у банках і депозити до запитання.

Що  стосується еквівалентів коштів, то облік  їх на рахунку 30 «Каса» також є суперечливим. Те, що еквіваленти коштів зберігаються в касі, не є підставою для врахування їх на цьому рахунку. Назву рахунка  необхідно доповнити також ще і грошовими документами, які  також зберігаються в касі.

Теоретично  неправильно вживати поняття  «каса». Ми не згодні, що потрібно використовувати термін «касова готівка», якщо мова йде про облік наявності готівки, що зберігається в касі підприємства, або «грошові кошти», якщо мова йде про облік усіх грошових коштів підприємства.

Коригування у назві потрібне, також і по інших рахунках грошових коштів – «рахунки в банках», «інші кошти» та «Поточні фінансові інвестиції». обґрунтуємо цю пропозицію.

Назва «рахунки в банках» не відображає сутність коштів, які на них обліковуються. А назва рахунка «інші кошти» не тільки не відображає сутність об'єтів, які на ньому обліковуються, але є і суперечливою. По-перше, П(С)БО 4 не містить тлумачення поняття «інші кошти», а по-друге, грошові документи не можна віднести до грошових коштів.

Усуненню  розбіжностей між положеннями чинного  П(С)БО 4 «Звіт про рух грошових коштів», Планом рахунків та Інструкцією про його застосування потребує і назва класу 3 «Кошти, розрахунки та інші активи». така назва не відображає сутність об'єктів, які на них обліковуються, а тому пропонуємо назва класу 3 як «Грошові активи, розрахунки та інші активи».

На  підставі проведеного в роботі аналізу  рахунків виявлено також, що побудова Плану рахунків повинна передбачати конструювання системи рахунків, засноване на дослідженні виробничо-господарських і фінансових процесів, що становлять діяльність економічних суб'єктів, аналізу потреб в інформації для їх відображення та виявлення можливостей її одержання.

Так, використання коштів в умовах застосування сучасних інформаційних технологій обумовлює появу електронних коштів. Їх поява обумовлена розвитком нової форми торгівлі – електронної комерції через інтернет-магазини з використанням інтернет-розрахунків.

Це  обґрунтовує необхідність відокремленого нового рахунка. Тому рекомендовано для синтетичного обліку електронних коштів використати зарезервований рахунок 32 з назвою «Електронні кошти», а аналітичний облік здійснювати за їх видами. У фінансовій звітності сальдо по рахунку 32 «Електронні кошти» пропонується відображати в балансі у складі статті «Грошові кошти та їх еквіваленти» .

Крім  того, визначенням терміну «Електронні  кошти» необхідно доповнити П(С)БО 4 «Звіт про рух грошових коштів». Авторський підхід до визначенням цього терміна: електронні кошти – це різновид депозитних грошей, які є у па м’яті комп’ютерів і здійснюють свій рух автоматично за допомогою комп’ютерних систем за безпосередніми розпорядженнями власників поточних рахунків.

Запропоновані рекомендації щодо вдосконалення методики обліку коштів дадуть можливість здійснювати їх облік за видами – готівкові, безготівкові та електронні гроші.

Для обліку коштів за видами діяльності пропонується впровадити багаторівневий аналітичний облік, який дає можливість конкретизувати інформацію про їх рух за джерелами, обсягами надходження та витрачання. Ця пропозиція дозволяє керівництву будь-якого підприємства оперативно отримувати інформацію про рух коштів і своєчасно запроваджувати необхідні заходи в разі виникнення певних негативних явищ.

Оскільки  у звітності треба відображати  прибуток і рух коштів за видами діяльності, то в поточному обліку запропоновано виділення відповідних грошових потоків. Цей поділ здійснюється шляхом відкриття аналітичних рахунків для обліку грошових потоків різних видів діяльності в розрізі синтетичних рахунків, призначених для обліку коштів. До кожного синтетичного рахунка потрібно відкрити субрахунки такого змісту: кошти від операційної діяльності; кошти від фінансової діяльності; кошти від інвестиційної діяльності; кошти від надзвичайних подій. Пропоноване розмежування потоків коштів потребує внесення відповідних змін в облікові реєстри, які необхідно доповнити реквізитами, що деталізують види діяльності, які обумовили рух грошового потоку.

2. Шляхи удосконалення первинного, синтетичного та аналітичного обліку грошових коштів

На  нашу думку, одним із шляхів удосконалення  обліку грошових коштів на досліджуваному підприємстві є запровадження системи  «Клієнт-банк», якою вже користується 35% аграрних  підприємств Харківської  області.

Система "Клієнт-Банк" належить до систем віддаленого банківського обслуговування (ВБО). Крім неї, сюди входять Інтернет-банкінг та телебанк.

"Клієнт-Банк" є програмно-технічним комплексом, який дозволяє підприємству керувати  своїм рахунком з комп'ютера,  встановленого в офісі підприємства. Банки розробляють програми "Клієнт-Банк" самостійно, або купують уже готову  програму в організації, що  володіє правами на неї, і  пристосовують до власної автоматизованої  банківської системи (надалі - АБС), або отримують програму при  купівлі АБС. 

Оскільки  зв'язок між комп'ютером клієнта  і комп'ютерною мережею банку  здійснюється за допомогою телефонних ліній загального користування, система "Клієнт-Банк" повинна відповідати  вимогам НБУ щодо захисту електронних  банківських розрахунків. Кожний програмний комплекс "Клієнт-Банк" проходить  в НБУ перевірку на відповідність  вимогам безпеки передачі інформації та іншим технічним вимогам, при  успішному результаті якої розробник  отримує сертифікат відповідності. Це потрібно для того, щоб запобігти  несанкціонованому доступу до рахунка  клієнта третіх осіб або доступу  клієнта до інших банківських  рахунків, крім тих, які зазначені  в договорі на обслуговування.

Основною  функцією "Клієнт-Банку" є надання  можливості підприємству проводити  платежі зі свого поточного рахунка  в банку, не відвідуючи банку, з офісу  підприємства.

Крім  того, "Клієнт-Банк" дозволяє:

- здійснювати моніторинг коштів  на поточному рахунку. Тобто  уповноважений працівник підприємства (як правило, це особи, наділені  правом першого та другого  підпису на платіжних документах) може, не відвідуючи банку, контролювати  рух коштів на поточному рахунку,  з'ясовувати особу платника та  призначення платежу. Завдяки  цьому можна, приміром, оперативно  відвантажувати продукцію споживачам  за фактом її оплати;