Общая характеристика бухгалтерского учета

     Документами бухгалтерского оформления называются документы, создаваемые бухгалтерской службой для обобщения данных первичных оправдательных документов с целью облегчения, сокращения и упрощения бухгалтерских записей. Кроме того, в бухгалтерском учёте есть ряд операций, которые не оформляются первичными документами, а их совершение подтверждается бухгалтерскими расчётами, справками. К ним относятся ведомости начисления амортизации, расчёт начисления заработной платы, расчёты налогов в бюджет, исправительные записи в бухгалтерском учёте, которые должны быть оформлены бухгалтерскими справками.

     Комбинированными называются документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов. Они служат  одновременно и распоряжением на  выполнение операций и оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения её на счетах.

     2. По порядку составления:

     Первичными называются документы, которые впервые отражают совершившиеся хозяйственные операции.

     Сводными являются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее оформленные соответствующими первичными документами, которые служат приложением. То есть сводные документы служат для объединения сведений первичных документов и получения укрупненных показателей и отражения их в новом разрезе.

     3. По способу охвата операций:

     Разовые документы отражают одну или несколько одновременно совершаемых операций. После составления они передаются в бухгалтерию для дальнейшей обработки.

     Накопительные документы служат для оформления однородных операций на предприятиях, совершаемых в течение определённого времени. Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся многократно в течение короткого времени (лимитно - заборные карты, табель учёта рабочего времени).

     4. По месту составления:

     Внутренние документы остаются на предприятии, где он составлен, удовлетворяет потребности только данного субъекта, поэтому могут быть только оформлены и подписаны руководством и исполнителями, без проставления печати.

    Внешние документы предназначены для сторонних пользователей, поэтому оформляются на данном предприятии и передаются с объектами операции для подтверждения её совершения в присутствии сторон. Обязательно подтверждение подписей печатью субъекта.

     Таким образом, все виды документов выполняют информационную, контрольную, аналитическую функции. Однако такие функции могут выполнять документы, составленные и оформленные с соблюдением всех предъявляемых к ним требованиям, то есть

·          Соблюдение форм бланков документов

·          Своевременность

·          Полнота заполнения всех реквизитов.

·          Правильность оформления.

     Зная все эти требования к оформлению документов, бухгалтер, прежде чем записать операцию на счетах бухгалтерского учёта, осуществляет контроль.

     Проверка документов осуществляется по следующим направлениям:

·Формальная, заключающаяся в проверке полноты заполнения реквизитов, наличие соответствующих подписей, ясность отражения операции, чёткость проставления её измерителей, правильность указания даты и её соответствие отчётному периоду.

· Арифметическая, которая заключается в пересчёте сумм и других вычислениях.

·Логическая и встречная, заключающиеся в сверке первичных документов с договорами, контрактами и другими документами с целью установления действительности происхождения операции.

     При обнаружении в документе  каких-либо погрешностей он возвращается для дооформления и принимается для обработки только после устранения этих ошибок.

     После такой тщательной проверки документы подвергаются обработке, записываются на счетах бухгалтерского учёта и производится разноска в регистры учёта. Данные регистров бухгалтерского учёта в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчётность.

     Все документы должны храниться не менее 5 лет в связи с требованиями налогового законодательства. По истечении этого срока документы особого значения передаются в Государственный архив для постоянного хранения, остальные документы могут быть уничтожены, о чём составляется акт.

    Документы бухгалтерского оформления полностью пишут работники бухгалтерии. К этим документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские записи, групповые сведения, различные расчеты распределения обобщенных данных и т.д. Основное назначение этих документов - техническая подготовка записей для бухгалтерского учета.

     Документы небухгалтерского оформления пишут работники производственных подразделений: кладовщика, мастера, прорабы. Главным признаком таких документов является то, что в них работники бухгалтерии записывают только бухгалтерское проведения.

     За техникой написания и обработки бухгалтерские документы делятся на такие, которые пишут вручную на клавишных, перфорационная машинах или на ЭВМ.

     Несмотря на то, что в настоящее время применяется большое количество вычислительной и организационной техники, немало бухгалтерских документов пишут вручную.

     Эти документы представляют собой традиционные бумажные листы, их заполняют чернилами, химическим карандашом или печатной машинкой.

     Часть бухгалтерских документов может быть написана с помощью фактурных машин или других клавишных машин, имеющих алфавитный устройство.

     К документам, которые пишут на перфорационная машинах, принадлежащих перфокарты, дуал - карты и т.п. Этот прием иногда называют напивмеханизованным способом.

     При использовании ЭВМ документы пишут автоматически с определенными программами. К этой группе относятся также документы, которые получают с помощью датчиков и терминалов.

     Порядок и техника приемки и обработки их в бухгалтерии.

     Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

     При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно - материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

     В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.   Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).    

      Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

     Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.

     После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену.

     Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

     После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в определении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйственные операции.

     Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

     Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

     Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

     В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

     Стандартизация - установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

     Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.

     График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

     До сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке доводятся правила их оформления и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке.

     Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

     Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

     Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел.

Список дел оформляется следующим образом:

· индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению   номера и внутреннего номера;

· наименование дела (заголовок);

· количество дел в папке (заполняется при формировании папки);

· срок хранения;

· примечание.

    Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетов у предприятий производится: органами дознания; органами предварительного следствия; прокуратурой; судом и т. п.

     Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц предприятия. Составляется специальная опись изъятых документов, оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

     В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя предприятия назначается комиссия по расследованию причин пропажи, гибели, в которую приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.

3. Практическое задание. Требуется:

1. Открыть аналитические счета и записать в них сальдо на начало месяца (в руб.):

а) К счету 10 «Материалы»:

мука пшеничная высшего сорта - 8000 кг по 10 руб. масло сливочное - 500 кг по 60 руб. сахар-песок - 1700 кг по 20 руб. повидло - 200 кг по 8 руб.

     б) К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:
Фасовочный комбинат- 12900 руб.

Молокозавод - 1870 руб. Торговая база - 2540 руб.

     Составить оборотную ведомость по аналитическим счетам.