Организационная структура бухгалтерии

В штатном расписании должны быть предусмотрены следующие данные: общее количество работников бухгалтерии, наименования должностей, система оплаты труда и размер заработной платы. Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации. Кроме этого необходимо решить вопросы взаимозаменяемости сотрудников в случае болезни, отпусков и т.д. Приведем пример составления положения о бухгалтерской службе.

ПОЛОЖЕНИЕ О БУХГАЛТЕРИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХХХ

I. Общие положения

1.1.           Бухгалтерия администрации города (далее Бухгалтерия) является самостоятельным структурным подразделением администрации муниципального образования г. ХХХ и ведет бухгалтерский учет исполнения смет доходов и расходов по бюджетным средствам.

1.2.           Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, который назначается и освобождается от занимаемой должности распоряжением главы города. На время его отсутствия права и обязанности переходят к другому должностному лицу бухгалтерии, о чем объявляется распоряжением.

1.3.           Работники бухгалтерии назначаются на должность и освобождаются от должности главой города по представлению главного бухгалтера.

1.4.           Структуру и штаты бухгалтерии утверждает глава города с учетом объемов работы и особенностей финансово-хозяйственной деятельности. В штатный состав бухгалтерии администрации входят главный бухгалтер и два бухгалтера.

1.5.           Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется: Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. № 129-ФЗ (в ред. от 30.06.2003), другими нормативными правовыми актами, утвержденными в установленном порядке, регулирующими бухгалтерский и налоговый учет, распоряжениями и постановлениями главы города по основной деятельности и по личному составу, решениями Думы города, настоящим положением.

П. Основные задачи и функции

2.1.           Основными задачами бухгалтерии являются ведение бухгалтерского и налогового учета финансово- хозяйственной деятельности в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ, Инструкции от 30.12.1999г. №107н и других нормативных правовых актов.

2.2.           Предварительный контроль за соответствием заключаемых договоров объемам ассигнований, предусмотренных сметой доходов и расходов или лимитами бюджетных обязательств при казначейском обслуживании получателей через лицевые счета, своевременным и правильным оформлением первичных учетных документов и законностью совершаемых операций.

2.3.           Текущий контроль за целевым и экономным расходованием средств в соответствии с утвержденными сметами доходов и расходов, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации.

2.4.           Начисление и выплата в установленные сроки зар платы работникам.

2.5.           Своевременное проведение расчетов с юридическими и физ-ми лицами.

2.6.           Ведение учета доходов и расходов по средствам, полученным за счет внебюджетных источников.

2.7.           Контроль за использованием выданных доверенностей на получение товарно-материальных ценностей.

2.8.           Проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное определение ее результатов и отражение их в учете.

2.9.           Организация работы материально ответственных лиц по учету и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении.

2.10.       Широкое применение современных средств автоматизации при выполнении учетно-вычислительных работ.

2.11.       Составление и представление в установленном порядке и в предусмотренные сроки бухгалтерской отчетности; Составление смет доходов и расходов.

2.12.       Ведение документации по учету и отчетности, относящейся к компетенции бухгалтерии.

2.13.       Систематизированный учет положений, инструкций, других нормативных актов по вопросам организации и ведения бухгалтерского и налогового учета.

2.14.       Хранение документов (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, а также смет доходов и расходов и расчетов к ним как на бумажных, так и на машинных носителях информации) в соответствии с правилами организации архивного дела.

III. Права и обязанности

3.1.           Требовать от подразделений администрации представления документов необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию бухгалтерии.

3.2.           Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям , которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходования, хранения и расходования денежных средств, оборудования, материальных и других ценностей.

3.3.           Представлять главе города предложения о наложении дисциплинарных взысканий на лиц, допустивших недоброкачественное оформление и составление документов, несвоевременную передачу их для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности, а также за недостоверность содержащихся в документах данных.

3.4.           Осуществлять связь с другими организациями и государственными органами по вопросам, входящим в компетенцию бухгалтерии.

3.5.           Указания бухгалтерии в пределах функций, предусмотренных настоящим положением, являются обязательными к руководству и исполнению всеми подразделениями администрации города.

IV. Ответственность

4.1.           Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением на бухгалтерию задач и функций несет главный бухгалтер.

4.2.           Степень ответственности других работников бухгалтерии устанавливается должностными инструкциями. Главный бухгалтер устанавливает служебные обязанности работников бухгалтерии в должностных инструкциях.

V. Взаимоотношения с другими подразделениями организации

(связи по должностям)

VI. Организация работы

6.1.           Бухгалтерия работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка.

6.2.           Реорганизация и ликвидация бухгалтерии проводится на основании распоряжений главы города.

ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА – заранее намеченная система мероприятий (условий и элементов) по построению бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой предприятия, составляется с учетом специфики работы предприятия, его структуры и другими условиями и предпосылками. Организация бухгалтерского учета осуществляется для контроля за рациональным использованием ресурсов и получения более положительного финансового результата.

Бухгалтерский учет на предприятии имеет свою ОРГАНИЗАЦИОННУЮ СТРУКТУРУ. Под структурой бухгалтерского аппарата понимается состав и соподчиненность взаимосвязанных организационных единиц или звеньев бухгалтёрии, выполняющих различные функции.

Руководитель организации самостоятельно может определить (в зависимости от объема учетной работы) организационную систему бухгалтерского учета в соответствующей организации:

– учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

– ввести в штат должность бухгалтера;

– передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

– вести бухгалтерский учет лично.

Структура бухгалтерии, как правило, такова:

– расчетная группа, работники которой на основе первичных документов выполняют все расчеты по заработной плате и удержаниям из нее, ведут учет расчетов по отчислениям во внебюджетные фонды и др.;

– производственно-калькуляционная группа, работники которой ведут учет затрат на все виды производств, калькулируют фактическую себестоимость выкупаемой продукции и составляют отчетность, определяют состав затрат на незавершенное производство;

– общая группа, работники которой осуществляют учет остальных операций, ведут Главную книгу и составляют бухгалтерскую отчетность.

В крупных организациях выделяется:

– финансовая группа, работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с дебиторами и кредиторами, юридическими и физическими лицами;

– материальная группа, работники которой ведут учет приобретения материальных ценностей, расчетов с поставщиками материалов, поступления и расходования материалов в разрезе мест их хранения и т. д.

Подразделения и службы организации несут полную ответственность за законность совершаемых операций и правильность оформления. Они обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухучета и контроля документы (приказы, постановления, распоряжения), а также договоры, соглашения, сметы, нормативы и другие материалы.

В качестве примера приведем структуру бухгалтерии ВУЗа.

Деятельность бухгалтерии ВУЗа определяется законодательством РФ о высшей школе, Законом РФ «Об образовании», Федеральным Законом РФ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», «Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях» № 107н, Бюджетным Кодексом РФ и бюджетной классификацией РФ, Законом «О бухгалтерском учете», нормами вышестоящих организаций, Уставом ВУЗа.

Основные направления деятельности бухгалтерии:

– Обеспечивать рациональную организацию бухгалтерского учета по исполнению смет доходов и расходов на содержание учреждения с использованием прогрессивных форм и методов учетов.

– Проводить своевременную инвентаризацию лиц и денежных средств.

– Обеспечивать соблюдение кассовой и расчетной дисциплины, не допускать нецелевого использования средств, обеспечивать порядок хранения бухгалтерских документов.

– Осуществлять составление достоверной бухгалтерской и статистической отчетности и представление ее в установленные сроки.

– Контролировать правильное расходование выделенных бюджетных ассигнований, соблюдение расходов по утвержденным сметам.

– Обеспечивать прием, выдачу и хранение денежных средств по всем видам деятельности академии.

Структура бухгалтерии: