Организация бухгалтерского учета и аудит материально-производственного запаса

      Проверенные платежные требования передают из службы снабжения в бухгалтерию, а квитанции  транспортных организаций – экспедитору  для получения и доставки материалов.

      Экспедитор  принимает на станции или непосредственно  у поставщика прибывшие материалы  по количеству мест и массе.  Если возникают сомнения в сохранности  груза, экспедитор вправе потребовать  от транспортной организации его  проверку. В случае обнаружения недостачи  мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для  предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

      Принятые  грузы экспедитор доставляет на склад  предприятия и сдает заведующему  складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладовщиком  материалы оформляются однострочными  или многострочными приходными ордерами. Однострочный приходный ордер составляют только на определенный вид материала, в многострочный записывают все  принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывается  заведующим складом и экспедитором.

      Если  перевозку материалов осуществляют автомобильным транспортом, то в  качестве первичного документа применяют  товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй – для оприходования материалов получателем, третий предназначен для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку, четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя при отсутствии расхождений количества поступивших грузов с данными накладной и счета - фактуры. Если такое расхождение все же имеется, приемку материалов оформляют актом приемки материалов.

      Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от списания основных средств  и т.п., оформляют однострочными  или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые  выписывают цехи-сдатчики в 2-х экземплярах. Один из них служит основанием для  списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

      Если  подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги, то товарный счет и акт (справка), подтверждающие стоимость приобретенных материалов составляются подотчетным лицом с участием других должностных лиц предприятия. В этих документах излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, количества, наименования и цены материалов. Подотчетное лицо отражает в акте также данные паспорта продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

      Материальные  ценности приходуются в соответствующих  единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы расходуются в единицах, отличных от тех, в которых они поступили, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

      Оприходование материалов без выписки приходного ордера возможно в случае отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными. В этом случае на документе поставщика проставляют  штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Это сокращает количество первичных  документов.

      Если  количество и качество прибывших  на склад материалов не соответствуют  данным счета поставщика, приемку  товара осуществляет комиссия, оформляя акт о приемке материалов, который  служит основанием для предъявления претензии поставщику. В состав комиссии входит представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

      Материалы, полученные от разборки и демонтажа  зданий и сооружений, приходуются  на основании акта об оприходовании  материальных ценностей, полученных при  разборке и демонтаже зданий и  сооружений.

      Запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся  на ее территории, учитываются на забалансовых счетах: 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»  и 003 «Материалы, принятые в переработку».

      Материалы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные  нужды, на сторону, для переработки  и в  
порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

      Для обеспечёния контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующиё организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

      Все службы предприятия должны иметь  список должностных лиц, которым  предоставлено право подписывать  документы на получение отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

      Порядок документального оформления отпуска  материалов зависит, прежде всего, от организации  производства, направления расхода  периодичности их отпуска.

      Расход  материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют  лимитно-заборными картами. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на 1 месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

      Один  экземпляр лимитно-заборной карты  вручают цеху-получателю, другой —  складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток  лимита в обоих экземплярах карты  и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается  в получении материалов в карте, находящейся на складе.

      Отпуск  материалов со складов производят в  пределах установленного лимита. Сверхлимитный  отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования - накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование №_» и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

      Применение  лимитно-заборных карт значительно  сокращает количество разовых документов. Расчеты лимитов и выписка  лимитно-заборных карт на современных  вычислительных машинах позволяет  повысить обоснованность исчисляемых  лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

      Если  материалы со склада отпускаются  нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя - у кладовщика.

      Для учета движения материалов внутри предприятия  применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

      Отпуск  материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют  накладными па отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и являётся основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

      При перевозке материалов автотранспортом  вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

      Вместо  первичных документов по расходу  материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

      В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или  отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После  утверждения руководителем организации  акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

        В установленные дни документы  по приходу и расходу материалов  сдают в бухгалтерию организации  по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах:  первый сдается в бухгалтерию  под расписку бухгалтера на  втором экземпляре, а второй остается  на складе. 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Аудит учета  материально-производственных запасов 
3.1.Цель проверки

     Цель  аудиторской проверки учет материально-производственных запасов  состоит в подтверждении  достоверности данных по наличию  и движению товарно-материальных ценностей, в устновлении правильности оформления операций по производственным запасам  в соответствии с действующими нормативными актами Российской Федерации.

3.1. Оценка существенности, аудиторский риск  и выборка

      Одной из задач аудита является получение  достаточных доказательств для  выражения мнения о том, что бухгалтерская  отчетность, по которой пишется аудиторское  заключение, составлена в соответствии с общепринятой практикой и принципами и не содержит каких-либо существенных недостатков или неточностей.

      Аудиторский риск — это риск, заключающийся  в том, что аудитор выразит  несоответствующее мнение в случаях, когда в финансовой отчетности содержатся существенные искажения. Он также означает вероятность того, что бухгалтерская  отчетность экономического субъекта может  содержать невыявленные существенные ошибки и искажения после подтверждения  ее достоверности, или признать, что  она содержит существенные искажения, когда на самом деле таковых в  бухгалтерской отчетности нет.

      Между существенностью и уровнем аудиторского риска существует обратная взаимосвязь, т.е. чем выше уровень существенности, тем ниже аудиторский риск, и наоборот. Такая взаимосвязь принимается  во внимание аудитором при определении  характера, временных рамок и  объема аудиторских процедур [29, с. 125].

      Аудиторский риск является критерием качества работы аудиторов, в основе его оценки лежит  их профессиональное мнение. Аудитору следует использовать свое профессиональное суждение, чтобы оценить аудиторский  риск и разработать аудиторские процедуры, необходимые для снижения данного риска до приемлемо низкого уровня.

      Аудиторский риск состоит из трех компонентов:

      а) внутрихозяйственный (неотъемлемый) риск;

      б) риск средств контроля;

      в) риск необнаружения.

      Внутрихозяйственный риск отражает вероятность наличия  ошибок в системе бухгалтерского учета до проверки их системой внутреннего  контроля, он зависит от отраслевых особенностей, редких, нетипичных операций аудируемого лица. Неотъемлемый риск означает подвержанность остатка средств  на счетах бухгалтерского учета или  группы одтотипичных операций искажения,которые  могут быть существенными, при допущении  отсутствия необходимых средств  внутреннего контроля.