Организация учета денежных средств в кассе организации и на расчетных счетах и контроль за их использованием на примере предприятия общес

Еще одной категорией, которая может не применять контрольно-кассовый аппарат в своей деятельности – это организации и индивидуальные предприниматели, деятельность которых подлежит обложению ЕНВД. В соответствии с подпунктами 8, 9 пункта 2 статьи 346.26 НК РФ в обязательном порядке применять ЕНВД должны организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги общественного питания. Но для того, чтобы указанная деятельность подлежала обложению ЕНВД, необходимо оказывать услуги через объект общественного питания, в котором площадь зала обслуживания посетителей не превышает 150 метров квадратных или не иметь зала обслуживания посетителей вовсе. Однако не все так просто. А точнее не просто разобраться в том, подпадает ли та или иная точка общественного питания под указанные выше определения. В соответствии с нормами статьи 346.27 НК РФ услугами общественного питания признаются услуги:

• по изготовлению кулинарной продукции и (или) кондитерских изделий;
• по созданию условий для потребления и (или) реализации готовой кулинарной продукции, кондитерских изделий и (или) покупных товаров;
• а также по проведению досуга.

К услугам общественного  питания не относятся услуги по производству и реализации подакцизных товаров (алкоголь и пиво). Другими словами, только когда оказываемый организацией или индивидуальным предпринимателем вид услуг подразумевает наличие всех трех составляющих, то можно говорить, что данная организация или данный индивидуальный предприниматель оказывает услугу общественного питания (в рамках действующего НК РФ). Так, например, Минфин Российской Федерации в Письме от 10.12.2010 г. N 03-11-06/3/166 разъяснил, что изготовление и реализация кулинарной продукции путем доставки на дом клиенту не подлежит обложению ЕНВД.

Вывод, который напрашивается сам  по себе: чтобы не оказаться в  сложной ситуации, грозящей административной ответственностью за неприменение ККТ  и налоговой ответственности  в части налоговых доначислений, штрафа и пени, организации или индивидуальному предпринимателю необходимо быть уверенным на 100 процентов, что он или она применяет специальным налоговый режим на законных основаниях.

Третья категория льготников, которые  в своей деятельности могут не применять ККТ это хозяйствующие субъекты, деятельность которых настолько специфична, что не позволяет применять кассовый аппарат. В данном случае речь идет об обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий.

Для осуществления всех наличных расчетов организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги общественного питания, должны иметь  кассу и вести кассовую книгу, что следует из Положения N 373-П. В  кассе денежные средства могут храниться только в пределах лимита, установленного самим хозяйствующим субъектом, за исключением дней, когда производится выплата заработной платы, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее – другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций. На это указывают пункты 1.2, 1.4 Положения N 373-П. Остальную наличность нужно сдать в банк.

Утверждение лимита остатка наличных денег является обязательным условием для ведения кассовых операций. Организации или индивидуальному предпринимателю, оказывающим услуги общественного питания, необходимо определить такой лимит, используя правила расчета лимита остатка наличных денег, изложенные в Приложении к Положению N 373-П (пункт 1.3 Положения N 373-П), и закрепить его в своем распорядительном документе, который должен храниться в порядке, определенном руководителем организации, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее – руководитель).

Срок выдачи наличных денег на выплату заработной платы и других выплат должен определять руководитель, однако он не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты), что установлено пунктом 4.6 Положения N 373-П.

Накапливать в кассе наличных денег  сверх установленного лимита остатка  наличных денег кроме вышеперечисленных  случаев организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги общественного питания, не вправе.

При осуществлении наличных расчетов с физическими и юридическими лицами за выполненные работы либо оказанные услуги организации и индивидуальному предпринимателю, оказывающим услуги общественного питания, следует обратить внимание на лимит расчетов денежными средствами. Указанием ЦБ РФ N 1843-У расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, а также индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между данными лицами, не должны превышать 100 000 руб.

В Письме ЦБ РФ от 04.12.2007 г. N 190-Т даны разъяснения по поводу ограничения расчетов наличными денежными средствами, в частности, лимит:

• применяется в отношении каждого договора в отдельности. Он не зависит от срока действия договора и периодичности расчетов, осуществляемых по нему;
• не распространяется на расчеты наличными деньгами организаций и индивидуальных предпринимателей со своими сотрудниками, связанные с выплатой заработной платы, стипендий, иными выплатами (в том числе социального характера);
• применяется, когда полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками при расчетах по договорам, заключаемым ими на основании доверенности или по уже заключенным договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями. В данном случае фактически расчеты наличными денежными средствами осуществляются между работодателем и организацией или индивидуальным предпринимателем. Лимит расчетов не применяется, если командированное лицо оплачивает полученной под отчет суммой от своего имени и оказанные ему услуги (оплата проезда, проживания).

Все операции движения денежных средств по кассе должны быть оформлены.

Прием наличных денег организацией и индивидуальным предпринимателем, оказывающим услуги общественного питания, в том числе от работников, необходимо проводить по приходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310001) (пункт 3.1 Положения N 373-П).

Выдачу наличных денег под отчет  на расходы, связанные с оказанием услуг общественного питания, следует проводить по расходным кассовым ордерам (форма по ОКУД 0310002) (пункт 4.1 Положения N 373-П).

Формы этих документов закреплены в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее – Постановление N 88).

Выдачу наличных денег для выплат заработной платы и других выплат необходимо проводить по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям (форма по ОКУД 0301009), платежным ведомостям (форма по ОКУД 0301011). Формы расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости закреплены в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление N 1).

Для учета поступающих  в кассу и выдаваемых из кассы  наличных денег необходимо вести  кассовую книгу по форме (форма по ОКУД 0310004), утвержденной Постановлением N 88, что установлено пунктом 5.1 Положения N 373-П. Записи в кассовой книге должны осуществляться кассиром по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (пункт 5.2 Положения N 373-П). Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции (пункт 5.5 Положения N 373-П).

При наличии в организации  или у индивидуального предпринимателя  старшего кассира операции по передаче наличных денег между ним и  кассирами в течение рабочего дня старшему кассиру необходимо отразить в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма по ОКУД 0310005 утверждена Постановлением N 88) (пункт 2.4 Положения N 373-П). Записи в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств следует производить в момент передачи наличных денег.

Кроме вышеназванных  документов организации и индивидуальному  предпринимателю, оказывающим услуги общественного питания, при ведении  кассовых операций необходимо вести:

• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме (форма по ОКУД 0310003), утвержденной Постановлением N 88;
• Журнал регистрации платежных ведомостей по форме (форма по ОКУД 0301050), утвержденной Постановлением N 1.

Применение кассового  аппарата обязывает организацию и индивидуального предпринимателя, оказывающих услуги общественного питания, вести учетную документацию по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, типовые формы которых утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25.12.1998 г. N 132 (далее – Постановление Госкомстата Российской Федерации N 132).

Основными из них являются:

• Журнал кассира–операциониста (форма по ОКУД 0330104);
• Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира–операциониста (форма по ОКУД 0330105);
• Справка – отчет кассира-операциониста (форма по ОКУД 0330106).

В Журнале кассира-операциониста ежедневно необходимо фиксировать операции по приходу и расходу денег в хронологическом порядке без помарок. Этот журнал ведется при учете выручки, полученной с применением ККТ. 

В случае если кассовый аппарат  установлен непосредственно за стойкой  бара, то необходимо использовать Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ, работающих без кассира - операциониста.

Перед тем как сдать  выручку, кассир - операционист должен составить справку – отчет и вместе с ней по приходному ордеру сдать денежную наличность в главную кассу хозяйствующего субъекта. Данный порядок документального оформления кассовых операций кассиром - операционистом установлен Типовыми правилами эксплуатации N 104.

В последнее время  стали широко распространены расчеты  с использованием платежных банковских карт без применения ККТ.

Особенности осуществления  денежных расчетов без применения ККТ  установлены в Положении об осуществлении  наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 г. N 359 (далее - Постановление N 359).

Постановление N 359 устанавливает порядок осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку (квитанции, талоны и другие документы), а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков.

Согласно пункту 3 Постановления N 359 бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа, шестизначный номер и серия;
• наименование и организационно-правовая форма для организации, Ф.И.О. для индивидуального предпринимателя;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;
• ИНН;
• вид услуги;
• стоимость услуги в денежном выражении;
• размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
• дата осуществления расчета и составления документа;
• должность, Ф.И.О. лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (ИП);
• иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми организация (ИП) вправе дополнить документ.

В барах, кафе, ресторанах расчеты с посетителями производятся по счету официанта, в котором  указывается стоимость блюд и  сервисного обслуживания.

Такой счет является бланком  строгой отчетности. Типовая форма  счета приведена в Письме Госналогслужбы Российской Федерации от 30.08.1994 г. N НИ-6-14/320 «О формах документов строгой отчетности».

В связи с вступлением в силу Постановления N 359 организация вправе самостоятельно разработать и применять бланк строгой отчетности. Данного права лишены лишь те организации и индивидуальные предприниматели, деятельность которых подконтрольна федеральным органам исполнительной власти. Указанные субъекты обязаны применять бланки строгой отчетности, разработанные и утвержденные данными органами власти после вступления в силу Постановления N 359. Если же бланк не утвержден, то применять можно самостоятельно разработанный бланк. На сегодняшний день не существует утвержденного бланка строгой отчетности для предприятий общественного питания, поэтому форму счета такие предприятия (и коммерсанты) могут разработать самостоятельно.