Ревизия кассовых операций

В первую очередь проверяется  правильность оформления первичных  документов, по которым производились  операции, связанные с получением и выдачей денежных документов. Все  кассовые документы должны быть заполнены  бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны автоматизированным способом без помарок или исправлений даже оговоренных.

Кассовые документы по учету денежных документов ОАО «1-я  минская птицефабрика» проверены  на предмет незаполнения отдельных  реквизитов (номер, дата и др.). Подобные нарушения могут допускаться  с целью повторного использования  документов для присвоения наличных денег.

Реквизиты кассовых ордеров  заполнены в полном объеме, приходные  и расходные ордера имеют раздельную нумерацию и выписываются в бухгалтерии  предприятия в момент совершения операции.

На следующем этапе  производится полный полистный пересчет денежных документов, находящихся в  кассе. При подсчете фактического наличия  денежных знаков и других ценностей  в кассе принимаются к учету  наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, путевки  в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

По итогам работы комиссия составляет акт инвентаризации наличных денег и других ценностей.

При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств  или ценностей в кассе в  акте указывается сумма недостачи  или излишка и обстоятельства их возникновения. При проверке правильности учета операций с денежными документами  в ОАО «1-я Минская птицефабрика»  нарушений не выявлено. Количество денежных документов, находящихся в  кассе, соответствует количеству, указанному в документах.

В процессе контроля за учетом денежных документов следует убедиться  в равенстве остатков данных аналитического учета остатку по  счетам 50-3 и 50-4 "Денежные документы". По данным аналитического учета необходимо установить своевременность и правильность оприходования денежных документов в количественном и суммовом выражении  на счета 50-3 и 50-4 "Денежные документы". В ОАО «1-я Минская птицефабрика»  расхождения  в сумме остатков по карточкам счетов 50-3 и 50-4 и  по анализам этих счетов не выявлены.

В завершение проверки операций по учету денежных документов необходимо убедиться, что все составленные корреспонденции счетов соответствуют  требованиям законодательства. Это  позволяет выявить хозяйственные  операции с неправильной корреспонденцией счетов, которые влекут за собой  искажение учетной и отчетной информации или списание похищенных сумм. В ОАО «1-я Минская птицефабрика»  для проведения указанной проверки использованы анализы счетов 50-3 и 50-4, карточки счетов 50-3 и 50-4. При проверке записей по счетам 50-3 и 50-4 "Денежные документы" в ОАО "1-я Минская птицефабрика" установлено, что бухгалтерские записи, не соответствующие Типовому плану счетов, отсутствуют.

3.2 Совершенствование ревизии кассовых операций

Внедрение компьютерной обработки  данных субъектами предпринимательской  деятельности на базе современных ПЭВМ вносит существенные изменения в  организацию и методику проведения ревизии кассовых операций. Бухгалтерский  учет в условиях применения ПЭВМ является не только информационной, но и контрольной  подсистемой. Ее функция - обеспечить все  уровни управления необходимой информацией  для непрерывного контроля за различными сторонами финансово-хозяйственной  деятельности управляемого объекта. Создание информационного банка плановых, нормативных и фактических данных позволяет использовать в любой  период времени большие объемы экономической  информации для контроля за выполнением  плановых (прогнозных) заданий, выявления  и устранения нарушений и недостатков  в расходовании ресурсов.

Применение компьютерной обработки данных расширяет круг задач ревизии кассовых операций. Прежде всего, в тщательном изучении нуждаются используемая на предприятии  программа автоматизации бухгалтерского учета и ее применение в части  учета кассовых операций, достоверность  носителей входящей информации и  выходных документов на машиночитаемых носителях. Неотъемлемым элементом  проверки кассовых операций становится изучение качества самой программы  и предусмотренной ею системы  контроля, регистров аналитического и синтетического учета, выявление  и исправление ошибок, возникающих  при выверке исходной информации. В процессе проверки необходимо установить, насколько эффективна применяемая  система текущего контроля на следующих  сталях технологического процесса обработки  учетно-аналитической информации по затратам производства:

• приемка и регистрация первичной документации по учету кассовых операций;
• арифметическая обработка документов (таксировка);
• создание учетных регистров по кассовым операциям.

При проведении проверки кассовых операций в системе компьютерной обработки данных сохраняются основные элементы его методологии. Использование  ПЭВМ существенно влияет на процесс  изучения ревизором системы учета  кассовых операций субъекта предпринимательской  деятельности и сопутствующих ему  средств внутреннего контроля.

Субъект предпринимательской  деятельности обязан предоставить контролирующей организации необходимый доступ к системе компьютерной обработки  данных. Если это условие проверяемой  организацией не выполняется, ревизор  имеет право потребовать представления  необходимых ей документов на бумажных носителях информации, чтобы не было ограничения объема проверки.

При проведении ревизии кассовых операций в условиях применения ПЭВМ проверяющий должен иметь представление  о техническом, программном и математическом обеспечении компьютеров, а также системах обработки учетно-аналитической информации.

В процессе проверки кассовых операций в качестве одного из основных источников информации используются машинограммы по счетам учета денежных средств и документов, созданные в результате обработки учетно-аналитической информации и использования ПЭВМ. Необходимыми условиями, придающими машинограмме юридическую силу, являются:

• соблюдение требований стандартов, предусмотренных программами автоматизации учета;
• наличие таких реквизитов, как дата создания машинограммы, наименование и местонахождение создавшей ее организации, подписи ответственных лиц.

Если в машинограмме обнаружены сделанные от руки исправления, то она  должна содержать дату и подпись  внесшего их должностного лица, а также  необходимые пояснения. Обоснованность этих исправлений (замена одних показателей  другими, внесение дополнительных данных и т.п.) нужно выяснить в ходе проверки. В условиях использования ЭВМ  для обработки учетно-экономической  информации перенос данных с первичных  документов на магнитные носители сопровождается их кодированием на основе предварительно разработанных программ и алгоритмов.

В условиях применения в  учете ПЭВМ значительно снижается  трудоемкость проверок, так как отпадает необходимость производить арифметические проверки множества накопительных  документов, учетных регистров и отчетных таблиц, составленных при помощи компьютеров в виде машинограмм. Достоверность арифметических подсчетов в них обычно сомнений не вызывает. Тщательного изучения требуют только сделанные в машинограммах исправления: замены одних показателей другими, внесение дополнительных данных и т.п. При проверке машинограмм важно выяснить правильность их оформления: наличие заголовка, подпись работника, составившего данный документ.

Ревизору необходимо убедиться  в том, что информационная база внутри компьютера обеспечивает сохранность  информации, ее архивирование, простоту доступа, кодирование и декодирование  информации, ограничение несанкционированного доступа к ней. Актуальность данных обеспечивается регламентированием источников и потребителей информации, периодичностью и условиями ее обновления и использования.

При проверке кассовых операций в условиях применения ПЭВМ следует  обращать внимание на следующие вопросы:

• необходимость сверки регистров кассовых операций, получаемых с помощью ПЭВМ, с данными первичного учета;
• наличие несанкционированных изменений программного обеспечения.

Изменения, вносимые в программное  обеспечение проверяемой организацией в связи с изменением законодательства, должны быть документированы, согласованы, одобрены и проверены разработчиком программного обеспечения.

Источниками получения доказательств  при проведении проверки кассовых операций являются данные, подготовленные в  системе компьютерной обработки  данных субъекта предпринимательской  деятельности в виде таблиц, ведомостей, регистров бухгалтерского учета  проверяемой организации по кассовым операциям. Ревизор имеет возможность  применять их, их копии, в том числе  фотокопии, в качестве рабочей документации, сопровождая обработку этих документов ссылками, пометками, специальными символами. В случае работы проверяющего непосредственно  в системе компьютерной обработки  данных субъекта предпринимательской  деятельности (без вывода на печать) рабочие документы, подтверждающие факт сбора доказательств, составляются ревизором самостоятельно.

Для повышения эффективности  проверки ревизору целесообразно изучить  основные программы бухгалтерского учета, наиболее широко применяемые  предприятиями Республики Беларусь. Знание программы позволит проверяющему самостоятельно формировать необходимые  учетные регистры по учету кассовых операций, наиболее полно отражающие информацию, проверяемую в данный момент. При этом сократиться время, затрачиваемое на ожидание документов, их распечатку.

В условиях использования  ПЭВМ при проверке кассовых операций применение такого способа получения  доказательств, как проверка арифметических расчетов клиента, становится бессмысленным. Расширяется сфера применения способа  прослеживания. Прослеживание - это  процедура, в ходе которой ревизор  проверяет некоторые первичные  документы по учету кассовых операций и их отражение в регистрах  синтетического и аналитического учета, находит заключительную корреспонденцию  счетов и убеждается в том, что  соответствующие операции отражены в учете правильно (или неправильно).

Для использования возможностей программы ревизору необходимо получить разрешение руководства организации  на ее использование в целях проверки.

Помимо использования  бухгалтерских программ, ПЭВМ может  применяться ревизором для получения  нормативно-правовой, справочной и  другой информации, необходимой для  качественной проверки правильности кассовых операций в проверяемой организации. Проверяющими сегодня широко используются возможности информационно-аналитических  систем "Консультатн-плюс", "Эксперт", "Главбух-инфо" и других.

Кроме внедрения различных  компьютерных технологий большое значение имеет также обеспечение сохранности  наличных денежных средств, так как  весомое количество операций на фирме осуществляется наличными деньгами.  Необходимо организовать действенный контроль за сохранностью, а также поступлением и расходованием денежных средств в хозяйстве.

Предлагаем для совершенствования  контроля за сохранностью и использованием денежных средств в хозяйстве  примерную программу внутрихозяйственного контроля. Данная программа позволит усилить контрольные функции  всех должностных и материально-ответственных  лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование  денежных средств.

Программа состоит из 3-х  разделов. В первом разделе рассмотрен контроль условий, обеспечивающих сохранность  наличных денег в хозяйстве. Во втором разделе - контроль за сохранностью и  состоянием учета денежных средств. Третий раздел отражает контроль за целевым  использованием денежных средств. В  каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретно лица, которые проверяют тот или иной вопрос.

Таблица 4 - Примерная программа внутрихозяйственного контроля за учетом и сохранностью денежных средств.