Учет, аудит и анализ движения денежных средств

№ КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

№ КО-2 «Расходный кассовый ордер» ;

№ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» ;

        № КО-4 «Кассовая книга»;

        № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям».[12]

Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусматривается должность кассира. При малом объеме кассовых операций обязанности кассира может выполнять любое должностное лицо, которому руководитель поручит ведение кассовых операций, или главный бухгалтер. После издания приказа о назначении кассира на работу, руководитель организации обязан ознакомить его под расписку с Порядком ведения кассовых операций в РФ и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная штампом (печатью) кассира или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

В соответствии с п.14 « Порядка ведения кассовых операций в РФ» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или другим, надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и т. д.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна..

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда выдан и принимает расписку получателя. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

1) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонированно»;

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и поставить свою подпись.

     Если деньги выдавались не кассиром, а  другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

4) Записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе, не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия кассир учитывает в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется в данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Учредители предприятий, вышестоящие организации, а также аудиторы в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий на предприятиях проводят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание уделяется вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассира.

Законом РФ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении  наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием пластиковых карт» от 22 мая 2003г.№54-ФЗ установлено, что ККТ, включенная в Государственный реестр,  применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных

денежных расчетов и расчетов с использованием пластиковых карт  в случае продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг. Из этого следует, что после вступления в силу данного закона, ККТ должна применяться при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием пластиковых карт, как при расчетах с населением, индивидуальными предпринимателями, так и с юридическими лицами. Исключение составляют расчеты с применением бланков строгой отчетности с населением. Такие расчеты осуществляются без применения ККТ.

Организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели обязаны при осуществлении наличных расчетов применять исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов, а именно фиксацию расчетных операций на контрольно-кассовой ленте и в фискальной памяти.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы», и другие.

На субсчете 50/1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50/2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, переправ, вокзалов, и тому подобное.

На субсчете 50/3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Поступление денежных средств, представленное на Рисунке 1.2, отражается по дебету счета 50 «Касса» и кредиту следующих счетов:

№ 51 «Расчетные счета» – на сумму поступивших из банка денег;

№90/2 «Выручка» – на сумму выручки от продажи продукции, выполнения работ, оказания услуг;

№ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму возврата подотчетным лицом неизрасходованного аванса; и кредиту других счетов.

Использование денежной наличности отражается в учете по кредиту счета50 «Касса» в корреспонденции с дебетом счетов:

№ 10 «Материалы» – на сумму, уплаченную за материалы через кассу;

№ 97 «Расходы будущих периодов» – на сумму подписки на периодическую печать;

№ 51 «Расчетные счета» – на сумму депонированной заработной платы.

Рисунок 1.2 - Счет 50 «Касса»

Если предприятия переводят выручку за реализованные товары(работы, услуги) для зачисления на расчетный счет через банки, отделения связи или пользуются услугами банковской инкассации, то суммы выданные из кассы, но еще не зачисленные на расчетный счет на основании почтовых квитанций или сопроводительных документов, отражаются на активном счете 57 «Переводы в пути»:

Д 57 «Переводы в пути» - сдача валютной выручки для зачисления    на расчетный счет.

К50 «Касса»                                

Д51 «Расчетные счета» – зачисление на расчетный счет по выписке банка.

К 57 «Переводы в пути»

При журнально – ордерной форме учета кассовые операции отражаются в журнале – ордере №1. Основанием для заполнения Журнала – ордера №1 служат отчеты кассира. На лицевой стороне журнала – ордера №1 производят записи по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 «Касса», записываются в ведомости, помещенной на оборотной стороне журнала – ордера №1 в корреспонденции с кредитом других счетов. Итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносят с лицевой стороны журнала – ордера № 1 в Главную книгу, а составляющие суммы по дебетуемым счетам – в дебет соответствующего счета.

В Приложении Б приведены основные корреспонденции счетов по учету кассовых операций.

1.3  Учет денежных средств на специальных счетах  банках

Учет  наличия и движения денежных средств   в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме  векселей) на текущих, особых и иных специальных счетах ведется на активном, денежном счете 55 «Специальные счета в банках».

К счету 55 «Специальные счета» могут быть открыты субсчета:

1) «Аккредитивы»;

2) «Чековые книжки», и другие.

До 1 января 2003 года движение средств, вложенных в банковские и другие вклады (депозиты), учитывалось на счете 55 «Специальные счета в банках» субсчет 3 «Депозитные счета». Положением по бухгалтерскому учету № 19/02 «Учет финансовых вложений» депозиты отнесены к финансовым вложениям и учитываются на активном счете 58 «Финансовые вложения».[13]

На субсчете 55/1 «Аккредитивы» учитывается движение средств в аккредитивах. Зачисление средств в аккредитивы отражается проводкой:

Д-т 55 «Специальные счета в банках»

К-т 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», К 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», других аналогичных счетов