Учет денежных средств на предприятии (на примере ЗАО «Рабочий»)

      личная встреча с руководством компании;

      местные источники (действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов);

      банки и финансовые институты;

      конкуренты потенциального поставщика;

      торговые ассоциации;

      информационные агентства;

      государственные источники (регистрационные палаты, налоговая инспекция и др., обладающие открытой для ознакомления информацией).

Необходимо оптимизировать объем складских запасов, более четко определять объемы закупаемой продукции. Для их расчета нужно использовать АВС метод. Суть его заключается в следующем:

В зависимости от затрат, материалы делятся на 3 класса А, В, С.

А – немногочисленная, но важная продукция, требующая больших вложений.

В – относительно второстепенная продукция, требующая меньшего внимания, чем А.

С – составляет значительную часть в номенклатуре, недорогие, на них приходятся наименьшая часть вложений в запасы. Весь остальной ассортимент предприятия.

Этапы АВС метода следующие:

      установить стоимость каждого вида продукции;

      установить спрос на каждый вид продукции;

      расположить продукцию по убыванию цены;

      суммировать данные о количестве и издержках на закупку продукции;

      разбить продукцию на группы в зависимости от удельного веса в общих издержках.

Для оптимизации закупочной логистики предприятия следует в дополнение к программе «1С – Предприятие» установить систему управления запасами «Логистика 1.2». Стоимость установки программы – 11000 руб., стоимость обслуживания программы – 2000 руб. в месяц.

Компонент позволяет решать следующий круг задач:

      Определение минимального и максимального складского запаса, исходя из уровня текущих продаж;

      Определение даты заказа очередной партии товара;

      Определение объема заказа товаров, необходимого для бесперебойного наличия сырья и товаров без создания избыточного запаса;

      Определение неликвидных запасов;

      Определение сверхнормативных запасов;

      Решение проблемы снабжения нескольких торговых точек с головного склада компании.

Опишем систему управления запасами «Логистика 1.2».

В закупочной логистике выделены три основных метода закупок:

      оптовые закупки;

      регулярные закупки мелкими партиями;

      закупки по мере необходимости;

а также различные комбинации перечисленных методов.

Все запасы предприятия принято делить на три части:

      текущие – основная часть, обеспечивающая непрерывность производственного или торгового процесса между очередными поставками;

      страховые – предназначены для непрерывного обеспечения материалами или товарами производственного или торгового процесса в случае различных непредвиденных обстоятельств;

      сезонные – образуются при сезонном характере потребления или транспортировки.

На первом шаге работы с настройкой пользователь может задать нормы товарных запасов вручную, используя опыт компании. Однако, при отсутствии жестко заданного минимального и максимального запасов, их расчет можно проводить на промежуточных этапах из текущего объема продаж.

Отчет, полученный в «Логистике 1.2» позволяет определить группу «сверхлимитов» – товаров, запас которых превышает максимальный товарный запас, необходимый для торговли с существующим объемом продаж. Анализ отчета позволяет сделать выводы либо о снижении цен, либо об увеличении активности в продвижении данного товара. Как и последующие, данный отчет позволяет работать с различными складами (торговыми точками фирмы, имеющей территориальную распределенность.

Отчет также позволяет определить группу «дефицитов» – товаров, запас которых ниже минимально допустимого. Это означает, что количество попавшего в отчет товара недостаточно для торговли в течение заданного числа дней (или меньше жестко заданного минимума). На основании отчета возможны выводы о заказе новой партии товара, или об изменении ценовой политики по отношению к нему.

Отчет позволяет оценить товарные запасы в количественно-временном разрезе. Становится видно, каковы текущие продажи, на сколько дней торговли хватит запаса, если не предпринять адекватных ситуации мер.

Отчет позволяет проанализировать продажи за выбранный период с разбивкой на дни, недели, месяцы (в зависимости от интервала анализа). Отчет позволяет наглядно сравнить продажи, текущий остаток и минимальный (максимальный) запас.

Отчет позволяет наглядно отследить динамику продаж, своевременно среагировать на изменение спроса.

Если товаров на складе становится недостаточно для продолжения торговли (меньше минимального запаса), встает задача заказа товара поставщику. В настройке заложено два основных способа заказа товара: с фиксированным объемом заказа и с фиксированным временем заказа. Фиксированный объем заказа используется в случае, когда существует минимальная партия поставки – например, один вагон. Есть потребность или нет, но заказать треть вагона бывает возможно не всегда, в таких случаях приходится выбирать срок поставки. В случае определенной периодичности поставок необходимо определять объем заказа и здесь предлагается использовать систему заказов с фиксированным временем. Выбрав принятую с поставщиком схему заказа, можно получить отчет, рекомендующий срок (объем) заказа.

Кроме заказа у поставщика существует возможность для организаций с распределенными складами и торговыми точками проводить внутреннее перемещение товара для его более эффективного использования. Стандартной является ситуация с перемещением товара с основного склада фирмы на удаленную торговую точку или с одной точки на другую. Настройка позволяет реализовать такой внутрифирменный заказ и более эффективно распорядиться общим товарным запасом компании.

Привлечение дополнительных долгосрочных источников финансирования положительно сказывается на повышении ликвидности и финансовой устойчивости предприятия. Направление чистой прибыли на развитие предприятия, а также пополнение уставного капитала за счет дополнительных вкладов собственников поможет увеличить собственные средства фирмы, что также повысит ее ликвидность.

Для оптимизации расчетов с поставщиками необходимо объединение всех процессов, связанных с закупкой товаров, в рамках одной структуры. Оптимальным здесь является расширение полномочий начальника отдела снабжения и предоставление ему права принимать решения на всех стадиях процесса, начиная от сбора информации и заканчивая оплатой за товар. При этом со стороны коммерческого директора необходим всесторонний контроль за работой начальника отдела снабжения. Целесообразно также установить предел суммы закупок, по которым решение принимается начальником отдела снабжения (например, 500000 рублей). Суммы закупок большего объема должны предоставляться им на утверждение коммерческому директору. При работе с поставщиками лучше использовать такие формы как отсрочка платежа, а также поставки «под реализацию».

Вызывает опасение возрастающая кредиторская задолженность ЗАО «Рабочий».

В таблице 3.1 представлены кредитные операции ЗАО «Рабочий» в 2004-2006 гг. (данные взяты на основании журнала-ордера №4).

Таблица 3.1

Кредитные операции ЗАО «Рабочий» в 2004-2006 гг., тыс. руб.

В 2006 году Сбербанком РФ была проведена аудиторская проверка финансового состояния предприятия, в том числе и его кредитных операций. Проверка кредитных операций предприятия включала в себя следующие процедуры:

Процедура КИЗ. 1.1.1. Проверка полноты наличия договоров, на основании которых аудируемое лицо привлекает заемные средства.

Цель: установить, что у аудируемой организации, привлекающей заемные средства, имеются в наличии и правильно оформлены все договоры кредита (займа).

              Средства: для выполнения данной процедуры аудитору следует использовать:

выписки банка по расчетному счету;

выписки банка по ссудному счету;

приходные кассовые ордера;

договоры кредита или займа;

синтетические регистры учета кредитов и займов.

Техника исполнения: приступив к проверке кредитов и займов, аудитор проверяет наличие договоров кредита (займа), сразу определяя, какие именно из процедур в соответствии с классификатором необходимо использовать.             

Просматривая обороты по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 67 «Расчеты по долгосрочным кредитами займам» в регистрах синтетического учета, аудитор устанавливает соответствие оборота по указанным счетам с наличием договора.

Процедура КИЗ. 1.3.1. Проверка наличия регистров учета              и распределения процентов по заемным средствам.

Цель: установить, что у аудируемой организации, привлекающей заемные средства, утверждены учетной политикой, имеются в наличии и регулярно заполняются регистры бухгалтерского и налогового учета процентов по кредитам и займам.

Средства: для выполнения данной процедуры аудитору следует использовать:

учетную политику;

график документооборота;

бухгалтерские справки-расчеты процентов по кредитам и займам.

Техника исполнения: приступив к проверке кредитов и займов, аудитор проверяет наличие приложенного к учетной политике графика документооборота, обращая внимание на наличие в нем такого документа, как бухгалтерская справка-расчет процентов по договорам кредита (займа).

Из графика документооборота аудитор получает информацию о тех должностных лицах, которые утверждают его после оформления, и об исполнителях, на которых возложены обязанности по его заполнению.

Аудитор подбирает справки-расчеты за каждый месяц и проверяет их по формальным признакам наличия итогов, подписей ответственных лиц, расшифровок подписей, утверждения внесенных исправлений и др.

Если в процессе проверки бухгалтерских справок-расчетов процентов по кредитам и займам на полноту будут выявлены недостающие договоры, то аудитор должен получить разъяснения по данному обстоятельству от ответственного сотрудника аудируемого лица.

Процедура КИ3. 1.5.1. Проверка наличия и выполнения дополнительных соглашений к договорам кредита (займа).

Цель: установить, что у аудируемой организации, привлекающей средства кредитов банков, договорами о которых условия договора могут быть пересмотрены, имеются в наличии дополнительные соглашения к кредитным договорам, изменяющие условия кредитования.

Особые условия: данная процедура назначается в случае, если другие процедуры проверки раздела учета «Кредиты и займы» показывают фактическое изменение условий кредитования, но документальное обоснование изменениям условий кредитования отсутствует.

Средства: для выполнения данной процедуры аудитору следует использовать:

кредитные договоры, в соответствии с которыми условия кредитования могут быть изменены;

дополнительные соглашения к кредитным договорам.

Техника исполнения: аудитор проверяет наличие дополнительных соглашений к кредитным договорам.

Если в процессе проверки будут выявлены недостающие дополнительные соглашения к кредитным договорам, условия которых были изменены, то аудитор должен получить разъяснения от ответственного сотрудника аудируемого лица.

Процедура КИ3.1.6.1. Проверка своевременности перевода срочной задолженности по кредитам и займам в просроченную при наличии оснований.

Цель: установить, что аудируемая организация, привлекающая заемные средства и своевременно в соответствии с условиями договора кредита (займа) не погасившая задолженности по кредиту (займу) или процентам по кредиту (займу), осуществляет своевременный перевод задолженности в просроченную на счетах бухгалтерского учета.

Средства: для выполнения данной процедуры аудитору следует; использовать:

выписку банка по расчетному счету;

договоры кредита или займа;

аналитические и синтетические регистры учета кредитов и займов.

Техника исполнения: просматривая договоры кредита и займа, аудитор обращает внимание на установленные ими сроки возврата и порядок уплаты процентов по ним. По каждому договору выясняют:

1) уплачены ли проценты в сроки, установленные договором;

2) произведен ли возврат суммы кредита (займа) в срок, установленный договором;

3) соблюдался ли график возврата сумм кредита (займа) в случае, если кредит (заем) должен погашаться частями по условиям договора.