Учет денежных средств

В этом случае, по мнению Видовицкого Д.А. [6] предприятие становится неперспективным с точки зрения акционеров, банков, партнёров. Но поступления от дебиторов являются основной статьёй притока денежных средств. В целом между поступлением денежных средств, объёмом реализации и изменением в остатках дебиторской задолженности существует зависимость: сумма поступления есть сумма реализации и дебиторской задолженности на начало периода, уменьшенная на сумму задолженности на конец периода.

По мнению Ковалёва В.В. [14] во избежание неплатежей дебиторов необходимо осуществлять отбор потенциальных покупателей и определение условий оплаты товаров, предусматриваемых в контрактах.

Отбор осуществляется с  помощью информационных критериев: соблюдение платежной дисциплины в прошлом, прогнозируемые финансовые возможности предприятия по оплате запрашиваемого им объема товаров, уровень текущей платежеспособности, уровень финансовой устойчивости, экономические и финансовые условия предприятия - продавца (затоваренность, степень нуждаемости денежной наличности и т.п.).

 

2. Задачи и основы  организации учета денежных средств. Общие положения о денежной системе РФ

 

Денежные средства являются составной частью оборотных активов. Они необходимы предприятию, как  уже было сказано выше, для осуществления расчетов между поставщиками и подрядчиками, для осуществления платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат.

Денежные средства поступают  на предприятие от покупателей заказчиков за проданные товары и оказанные услуги, от банков в виде ссуд, от учреждений и организаций в порядке временной помощи и др.

Базой денежных средств  предприятия являются хозяйственные  взаимоотношения предприятия с  различными организациями и учреждениями и хозяйственные взаимоотношения, связанные с реализацией работ, услуг и осуществлением других хозяйственных операций.

Денежные средства предприятия  находятся в кассе в виде наличных денег, денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и др. Увеличение денежных средств, их правильное использование и контроль за сохранностью является одной из важнейших задач бухгалтерии предприятия и бухгалтерского учета. От успешности решения этой задачи зависит платежеспособность предприятия, своевременность расчетов с поставщиками и подрядчиками, своевременность платежей в бюджет.

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для  правильной организации денежного  обращения, организации расчетов и  кредитования на производстве. Учет денежных средств имеет значение в укреплении платежной дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечением сохранности денежных документов, находящихся в кассе предприятия.

Исходя из этого, основными  задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

- проверка правильности  оформления, законности документов,

- своевременное и полное отражение операций в учете.

- обеспечение своевременности,  полноты и правильности расчетов  по всем видам платежей;

- своевременное проведение  инвентаризации денежных средств  и отражение ее результатов  в учете;

- обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения;

- изыскание возможностей  наиболее рационального вложения  свободных денежных средств как  источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

- создание условий  для повседневного контроля за наличием и движением денежных средств.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как  правило, в безналичном порядке  через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов.

Денежная система Российской Федерации функционирует в соответствии с Федеральным законом о Центральном Банке РФ, определившем ее правовые основы.

Официальной денежной единицей (валютой) в нашей стране является рубль. Введение на территории РФ других денежных единиц запрещено. Официальный курс рубля к иностранным денежным единицам определяется Центральным банком и публикуется в печати.

Исключительным правом эмиссии наличных денег, организации  их обращения и изъятия на территории России обладает Банк России. Он отвечает за состояние денежного обращения с целью поддержания нормальной экономической деятельности в стране.

Видами денег, имеющими законную платежную силу, являются банкноты и металлические монеты, которые обеспечиваются всеми активами Банка России, в том числе золотым  запасом, государственными ценными бумагами, резервами кредитных учреждений, находящимися на счетах Центрального банка.

Образцы банкнот и  монет утверждаются Банком России. Сообщение о выпуске банкнот  и монет новых образцов, а также  их описание публикуются в средствах массовой информации. Они обязательны к приему по их нарицательной стоимости на всей территории страны и во всех видах платежей, а также для зачисления на счета, во вклады и для перевода. Срок изъятия старых банкнот должен быть не менее одного и не более пяти лет. При обмене не допускается какое-либо ограничение сумм и субъектов обмена. Банкноты и монеты могут быть объявлены по закону недействительными (утратившими силу законного платежного средства). Подделка и незаконное изготовление денег преследуются по закону.

 

3.  Документальное оформление операций по учету денежных средств и расчетов с подотчетными лицами

 

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация  должна иметь кассу и вести  кассовую книгу по установленной  форме.

Для учета кассовых операций применяются типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров:

- приходный кассовый  ордер 

- расходный кассовый  ордер

- Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  ордеров 

- Кассовая книга 

- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Поступление денег в  кассу и выдача из кассы оформляется  приходными и расходными кассовыми  ордерами. Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, возврата остатка наличных денег и оплаченных документов используют Книгу учета принятых и выданных кассиром денег.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств  кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера организации.

В сроки, установленные  руководителем организации, а также  при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств  и других ценностей, находящихся  в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна проводиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов.

Предприятие в процессе финансово-хозяйственной деятельности своим работникам выдает некоторые суммы в подотчет на операционные, хозяйственные и командировочные расходы. Средства на операционные и хозяйственные расходы выдаются по распоряжению руководителя предприятия ограниченному кругу лиц в установленных для каждого работника размерах и на определенные сроки. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег в подотчет оформляется и осуществляется только расходным кассовым ордером.

Неиспользованные наличные деньги, выданные в подотчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее  трех дней по истечении срока, на который  они были выданы. Деньги в новый  подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено передавать наличные деньги, выданные в подотчет напрямую от одного лица к другому лицу. После исполнения операции, для которой были получены в подотчет деньги, подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет о расходах с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими правильность расходов.

При приобретении товарно-материальных ценностей за наличные деньги к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение их и документы, подтверждающие их оприходование на склад. Если материалы были сразу израсходованы к авансовому отчету должны быть приложены требования с росписью получателей либо другие документы, подтверждающие расход. Подотчетные суммы по истечение трех дней после установленной для отчета даты должны сдаваться в кассу и по ним должен быть предоставлен отчет. Очень часто подотчетные лица не сдают в установленные даты подотчетные суммы и не предоставляют отчеты, тогда бухгалтер включает эти суммы в облагаемый подоходный налог совокупный доход работника. Если подотчетные суммы были выданы без установления срока их возврата и на отчетную дату такие суммы отражены по Д-ту счета 71, основание для включения этих сумм в облагаемый доход работника не имеется. Однако, если потом эта сумма будет списана с подотчетного лица без оправдательных документов, она подлежит включению в совокупный доход на общих основаниях. Документы, подтверждающие приобретение товарно-материальных ценностей за наличные (копии чеков, квитанции, фактуры, счета и др.) должны содержать минимум реквизитов, по которым можно определить продавца и его местонахождение.

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются  по каждому работнику предприятия в ведомости и журнале-ордере по счету 71.

Журнал-ордер – комбинированный  регистр бухгалтерского учета, который  сочетает синтетический и аналитический  учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной в подотчет сумме  отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производятся в этой строке.

Основанием для заполнения данного  бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера - при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет - при списании израсходованных сумм.

 

4. Учет кассовых операций

4.1. Учет денежных средств в кассе и денежных документов

 

Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятие имеет кассу. Для ведения кассовых операций предусмотрена должность кассира, с ним должен быть заключен договор о материальной ответственности. В условиях малых предприятий эти функции может выполнять главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное.

Размер сумм наличных денег в  кассе предприятия ограничен  лимитом, устанавливаемым кредитным  учреждением по согласованию с предприятием. Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение 3-х рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.

Прием наличных денег оформляется  приходным кассовым ордером (ПКО) (форма  КО-1), подписанным главным бухгалтером, или лицом, им уполномоченным.

Выдача наличных денег из кассы  оформляется расходным кассовым ордером (РКО) (форма КО-2) или надлежаще  оформленными платежными ведомостями  с указанием в них номера расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег из кассы выписывает бухгалтерия, подписывает руководитель, главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные.

Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или  «Оплачено» с указанием даты.

При получении или выдаче денег  по каждому кассовому документу  кассир делает записи в кассовую книгу (форма КО - 4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу (если отсутствуют расчеты в инвалюте - в этом случае организация открывает вторую книгу для учета наличной валюты).

К кассовой книге предъявляются  следующие требования: она должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером (и/или лицами, ими уполномоченными). В условиях применения компьютерной техники эти процедуры выполняются по завершению года.

Кассовая книга составляется на основании кассовых ордеров. Записи в кассовой книге производят в двух экземплярах через копировальную бумагу – отрывная часть кассовой книги формирует отчет кассира с подшитыми к нему первичными документами, обозначенными за этот день работы кассы. Кассовый отчет составляется ежедневно, независимо от оборота денежных средств.

На основании кассового  отчета оформляется регистр синтетического учета – журнал-ордер № 1, который состоит из двух частей – журнала, в котором отражаются кредитовые обороты, и ведомости, в которой отражаются дебетовые обороты.