Учет денежных средств

    ВВЕДЕНИЕ

 

 

      УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ.

 

В процессе осуществления  своей деятельности каждая организация  налаживает хозяйственные связи  с другими организациями. Например, у одних организаций она покупает материалы для производства своей  продукции, другим – заказывает выполнение определенных работ и т. д. В свою очередь, организация продает другим организациям свои товары или продукцию, выполняет для них работы или оказывает услуги в зависимости от вида деятельности, которым она занимается. Иными словами, организация все время имеет хозяйственные отношения с поставщиками и покупателями и осуществляет с ними денежные или иные расчеты. Кроме поставщиков и покупателей организация ведет денежные расчеты с банками, с бюджетом, внебюджетными фондами и другими кредиторами и дебиторами.

Свои денежные расчеты  со сторонними организациями и учреждениями организация, как правило, осуществляет в виде безналичных платежей. Безналичные  расчеты, осуществляемые с банковских счетов организаций, регламентируются Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденным Центральным банком РФ.

В некоторых случаях  организации необходимо производить  расчеты наличными денежными  средствами, например при выплате  заработной платы сотрудникам, при  выдачи средств на командировочные расходы, при приобретении через подотчетное лицо различных товаров и/или материалов для хозяйственных нужд и др.

Обращение наличных денежных средств и ведение кассовых операций регламентируется ЦБ России, и осуществляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ и Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ.

Прием, хранение и расходование наличных денег осуществляются через  кассу организации. К кассовым операциям  относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы организации. В кассе организации помимо наличных денег также могут находиться денежные документы, например почтовые марки, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др.

Работа в кассе организации возлагается на кассира. Прием кассира на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации.

 

 

 

 

 

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КАССЫ

 

В организациях-субъектах  малого предпринимательства, не имеющих  в штате должности кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

В организациях-субъектах  малого предпринимательства (далее-малые предприятия), не имеющих в штате должности кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

В настоящее время  приказы о приеме работников (в  том числе кассира) на работу должны оформляться с использованием унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кадров.

Должностная инструкция предусматривает следующие основные обязанности кассира:

• Осуществление операций по приему, учету, выдачи и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;
• Сдача в учреждение банка денежной наличности сверх установленных лимитов;
• Ведение на основе приходных и расходных кассовых документов кассовой книги»
• Оформление документов и получение в соответствии с установленным порядком денежных средств в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;
• Сверка фактического наличия денежных сумм с книжным остатком;
• Составление кассовой отчетности.

Для надлежащего выполнения должностных обязанностей кассир должен знать:

• Руководящие и нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы, инструкции т.п.), касающиеся ведения кассовых операций;
• Формы кассовых и банковских документов; правила приема, выдачи, учета и хранение денежных средств;
• Порядок оформления приходных и расходных документов;
• Лимит остатка кассовой наличности, установленный для организации, и правила обеспечения их сохранности;
• Порядок ведения кассовой книги и составления кассовой отчетности;
• Правила эксплуатации электронно-вычислительной техники;
• Основы организации труда, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Доступ в помещение  кассы лицам, не имеющим отношение  к ее работе, воспрещается.

 

 

 

СОБЛЮДЕНИЕ  КАССОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ.

 

Организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации, должны быть своевременно оприходованы и в последующем подлежат сдаче  в банк для зачисления на банковские (расчетные) счета данной организации. Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются банками по согласованию с руководителями организаций исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы банков. При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями наличных денежных средств:

- для организаций,  расположенных в населенном пункте, где имеются банки или предприятия  Госкомсвязи России, - ежедневно  в день поступления наличных денег в кассе организаций;

- для организаций,  которые в силу специфики своей  деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней  инкассации или вечерней кассы  банка не могут ежедневно в  конце рабочего дня сдавать  наличные денежные средства в банки или предприятия Госкомсвязи России, - на следующий день;

- для организаций,  расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков  или предприятий Госкомсвязи  России, а также находящихся   от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

Организации имеют право  на получение наличных денежных средств  со своих счетов в банке в размере, необходимом на оплату труда, на хозяйственные нужды, а так же на командировочные расходы.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются  на цели, указанные в чеке. Выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ  ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ.

 

Движение денежных средств  в кассе организации состоит  из двух основных стадий:

• стадии поступления (прихода) денежных средств в кассу;
• стадии выбытия (расхода) денежных средств из кассы.

К основным способам поступления наличных денежных средств в кассу организации относятся:

• поступление из банка по чеку на выплату заработной платы сотрудникам, на хозяйственные, операционные и командировочные расходы;
• поступление в виде выручки от покупателей и заказчиков за отгруженные товары, продукцию (выполненные работы , оказанные услуги);
• поступление в виде кредитов или займов, полученных от кредитных или других организаций;
• поступление в виде возврата авансов или займов, ранее выданных другим организациям;
• поступление наличных денежных средств при осуществлении операций, связанных с расчетами по оплате труда персонала организаций, с персоналом по прочим операциям, с учредителями и др.

Поступающие в кассу  организации наличные денежные средства в первую очередь должны сдаваться  на расчетный счет организации в банке.

В остальных случаях  наличные денежные средства могут выдаваться (расходоваться) из кассы организации  на следующие цели:

• под отчет на хозяйственные и операционные расходы;
• на командировочные расходы;
• на выплату заработной платы;
• на выплату пособий по социальному страхованию;
• на выдачу займов (ссуд) работникам организации;
• на выплату компенсаций за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок;

 

• на закупку товарно-материальных ценностей и др.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены следующие унифицированные формы первичной отчетной документации по учету кассовых операций:

 

 

 

 

 

 

 

№ формы	Наименование  формы
КО-1	Приходный кассовый ордер
КО-2	Расходный кассовый ордер
КО-3	Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов
КО-4	Кассовая книга
КО-5	Книга учета  принятых и выданных кассиром денежных средств

 

Помимо указанных выше форм первичной учетной документации по учету кассовых операций каждая организация обязана использовать также документы, формы которых установлены Центральным банком России, в частности кассовую заявку (форма №0408027) и денежный чек.

Наличные денежные средства организация как правило, получает со своего расчетного счета, открытого в обслуживающем банке в соответствии с установленным порядком.

Для получения наличных денежных средств с расчетного счета  в банке на заработную плату и  иные расходы организациям необходимо ежеквартально представлять в обслуживающие  банки кассовые заявки по форме №0408027. До наступления очередного (следующего) квартала организация в текущем квартале составляет и подает в банк кассовую заявку,  в которой показываются источники поступления наличных денежных средств в организацию и направления их расходования в течение квартала.

Кассовая заявка подается в банк в двух экземплярах, один из которых с отметкой банка, затем  возвращается организации и храниться  в бухгалтерии. Поступление и  расход наличных денег раскрываются в заявке с разбивкой данных за соответствующий квартал прошлого года, предыдущий квартал и предполагаемые прогнозные значения на следующий квартал.

Кассовая заявка подписывается  руководителем организации и  главным бухгалтером и заверяется печатью организации.

Получение наличных денежных средств из банка осуществляется в порядке и в пределах, установленных законодательством РФ, на основании надлежащим образом оформленного документа специальной формой-денежного чека.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основные проводки, отражающие кассовые операции и операции с денежными документами:

 

№	Содержание  операций	Дт	Кт
1	Поступила арендная плата	50	91
2	Получена выручка за реализованную продукцию, оказанные  услуги	50	62, 76
3	Выручка за реализованные  основные средства и иное имущество	50	76
4	Получены наличные деньги с расчетного счета	50	51
5	Возвращен выданный аванс	50	60
6	Получен аванс от заказчика	50	62
7	Сдан в каасу остаток  неиспользованных подотчетным лицом  средств	50	71
8	Погашена наличными  задолженность по товарам в кредит, займам	50	73
9	Внесен наличный вклад в уставный фонд предприятия	50	75
10	Погашена наличными  дебиторская задолженность	50	76
11	Получены наличными  штраф, пеня	50	91
12	Списана положительная  курсовая разница	50	91
13	Возврат в кассу излишне  выплаченных сумм заработной платы	50	70
14	Поступление наличных денег  от филиалов и подразделений организации	50	79
15	Оплачены долгосрочные ценные бумаги, внесены вклады	58	50
16	Оплачены счета по услугам сторонних организаций	76, 60	50
17	Оплачены из кассы  расходы, осуществленные за счет средств целевого назначения	86	50
18	Оплачены предприятием приобретенные товары	41	50
19	Сданы денежные средства на счета в банке	51, 52	50
20	Выданы единовременные пособия	69	50
21	Выдана заработная плата	70	50
22	Выдано в под отчет	71	50
23	Выдано наличными разным кредиторам	76	50
24	Списана отрицательная  курсовая разница	91	50