Учет кассовых операций

В соответствии с пунктами 13, 14 Порядка  ведения кассовых операций прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

О приеме денег выдается квитанция  к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или  лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира  или оттиском кассового аппарата.⁸

Выдача наличных денег из касс предприятий  производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным  другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера. Документы  на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  предприятия или лицами на это  уполномоченными.

Оплата труда, выплата пособий  по социальному страхованию и  стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового  ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе  платежной (расчетно-платежной) ведомости  делается разрешительная надпись о  выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия  или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут  оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе  в отпуск, болезни и др.), а также  выдача депонированных сумм и денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам (п. 17 Порядка ведения кассовых операций).

Согласно п. 20 Порядка ведения  кассовых операций приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения  или выдачи по ним денег подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы погашаются штампом или  надписью «Оплачено» с указанием  даты (числа, месяца, года).

Таким образом, приходные и расходные  кассовые ордера подписываются кассиром, ставить штамп «Оплачено» на них  не обязательно.

На документах, прилагаемых к  приходным и расходным кассовым ордерам (заявлениях, счетах, доверенностях  на выдачу денег, квитанциях к приходным  ордерам и др.), штамп «Оплачено» ставится в обязательном порядке.

На практике организации ставят штамп «Оплачено» как на документах, прилагаемых к кассовым ордерам, так и на самих кассовых ордерах, что не является нарушением, так  как Порядок ведения кассовых операций не содержит запрета на гашение приходных и расходных кассовых ордеров штампом «Оплачено».

Банк, давший Вам разъяснения, мог  руководствоваться п. 2.21 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином РФ № 105, согласно которому все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Но, как уже  было отмечено, функция определения  порядка ведения кассовых операций возложена на ЦБ РФ, поэтому руководствоваться  следует Порядком ведения кассовых операций в РФ, а не документом Минфина РФ.⁹

1.4 Порядок приема и выдачи денежной  наличности клиентам - юридическим  лицам

   Прием наличных денежных средств в кассу производится по объявлению на взнос наличными (форма 0402001).

   Клиенты могут вносить наличные деньги только на свой счет, открытый в кредитной организации, и не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов.

   Для взноса денег клиент передает объявление бухгалтерскому работнику, который проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его, отражает сумму денег в кассовом журнале и передает в кассу.

   Кассовый работник, получив объявление на взнос наличными, последовательно проверяет наличие и тождественность подписи бухгалтерского работника имеющемуся образцу подписи, соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя и принимает от него банкноты полистным пересчетом и монеты пересчетом по кружкам.

   При соответствии внесенной суммы сумме, указанной в объявлении на взнос наличными, кассовый работник подписывает объявление, квитанцию, ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю, оставляет у себя объявление, а ордер передает бухгалтерскому работнику.

   В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между суммой сдаваемых денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, объявление переоформляется клиентом. Первоначально оформленное объявление перечеркивается кассовым работником, на обороте указывается фактически принятая сумма средств, после чего объявление передается бухгалтерскому работнику для внесения изменений в кассовый журнал. После оформления нового объявления на взнос наличными первоначально оформленное объявление и ордер уничтожаются.

   Если до закрытия кассы клиент не внес денежные средства, кассовый работник возвращает объявление на взнос наличными бухгалтерскому работнику, который аннулирует записи в кассовом журнале, а перечеркнутое объявление на взнос наличными помещается в кассовые документы дня.

   После окончания работы кассы на основании приходных документов кассовый работник составляет справку о суммах принятой и выданной денежной наличности и сверяет сумму по справке с суммой фактически принятых денег.¹⁰

   В бухгалтерском учете приходные кассовые операции отражаются на основе кассового журнала по приходу после сверки его бухгалтерским и кассовым работниками.

   Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовом журнале и бухгалтерского работника - на справке кассового работника.

Все поступившие  в течение операционного дня  наличные средства должны быть оприходованы в кассу и зачислены на счета  клиентов в тот же рабочий день.

   Кредитные организации могут принимать от клиентов денежную наличность, упакованную в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целости упаковки. В кредитной организации должен вестись список клиентов, сдающих денежную наличность в сумках, с указанием в нем количества и номеров сумок, закрепленных за каждой организацией. Клиенты, сдающие таким образом денежную наличность, представляют в кредитную организацию образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки.

   Все поступившие в течение операционного дня денежные средства в сумках должны быть пересчитаны и зачислены на счета клиентов в тот же рабочий день.

   Для максимального удовлетворения потребностей клиентов в сдаче денежных средств в кредитную организацию в послеоперационное время кредитные организации могут организовывать вечерние кассы. О времени работы таких касс вывешивается объявление.

   Документы, оформляемые вечерними кассами, заверяются печатью с надписью "Вечерняя касса".

   Прием кассовым работником вечерней кассы сумок с денежной наличностью от старшего бригады инкассаторов производится в присутствии одного или нескольких членов бригады инкассаторов на основании предъявляемых вторых экземпляров препроводительных ведомостей-накладных к сумкам и явочных карточек.

   Прием работниками вечерней кассы денежной наличности и других ценностей в сумках, доставленных из операционных касс вне кассового узла, осуществляется по приходным кассовым ордерам, составленным на основании описей, с отражением суммы принятой денежной наличности в кассовом журнале по приходу.

   Пересчет денежной наличности, поступившей в вечернюю кассу в сумках, производится кассовыми работниками в присутствии контролирующего работника не позднее следующего рабочего дня.

   Денежные средства, принятые вечерней кассой, подлежат зачислению на счета клиентов не позднее следующего рабочего дня.

   Если по каким-то причинам проинкассированные накануне денежные средства не пересчитаны и сумма не может быть зачислена на счет клиента и в кассу кредитной организации, она подлежит учету на счете 40906 "Инкассированная денежная выручка" в корреспонденции со счетом 20209 "Денежные средства в пути":

Дт 20209 "Денежные средства в пути"

Кт 40906 "Инкассированная  денежная выручка" отдельный лицевой  счет клиента, сдавшего выручку.

После пересчета  сумма выручки зачисляется в  кассу кредитной организации  и на счет клиента:

Дт 20202 "Касса  кредитных организаций"

Кт 20209 "Денежные средства в пути"

и одновременно:

Дт 40906 "Инкассированная  денежная выручка" отдельный лицевой  счет клиента, сдавшего выручку

Кт расчетного счета клиента, сдавшего выручку.

Если при  пересчете проинкассированной выручки  клиента обнаружен излишек денежных средств, то согласно акту об излишках, составленному на лицевой стороне  накладной, делается корректировочная проводка:

Дт 20209 "Денежные средства в пути"

Кт 40906 "Инкассированная  денежная выручка" отдельный лицевой  счет клиента, сдавшего выручку, - на сумму  излишка по акту.

   Если при пересчете проинкассированной выручки клиента обнаружен недостаток денежных средств, то согласно акту о недостаче, составленному на лицевой стороне накладной, выполняется корректировочная проводка:

Дт 40906 "Инкассированная  денежная выручка" отдельный лицевой  счет клиента, сдавшего выручку

Кт 20209 "Денежные средства в пути" - на сумму недостачи  по акту.

   Зачисление инкассированной выручки на счета клиентов без пересчета не производится.

   Выдача наличных денежных средств клиентам - юридическим лицам с их расчетных (текущих) счетов производится по денежным чекам из чековых книжек, выдаваемых клиентам в соответствии с их заявлениями.

   Номера выдаваемых клиентам чековых книжек подлежат обязательному внесению в карточку с образцами подписей и оттиском печати.

   Количество денежных чеков, которые могут быть оплачены с расчетного счета клиента в течение одного операционного дня, не ограничено.

   Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек бухгалтерскому работнику, который при наличии средств на счете клиента, достаточных для оплаты чека, проверяет:

- обоснованность  требований клиента на снятие  наличных средств;

- правильность  заполнения чека;

- тождественность  подписей и печати чекодателя  образцам подписей и описку  печати в карточке с образцами  подписей и отиском печати;

- правильность  заполнения в чеке сведений  о предъявленном документе, удостоверяющем  личность получателя денег. Для  предотвращения ситуаций предъявления  в кассу кредитной организации  правильно оформленных, но утерянных  бланков чеков бухгалтерскому  работнику следует проверять  оригинал документа, удостоверяющего  личность лица, предъявившего чек;

- срок действия  чека. Чеки могут приниматься  к исполнению только в течение  10 дней со дня их выписки  без исправления даты, первоначально  указанной на чеке;

- соответствие  номера чека номерам в чековой  книжке, выданной клиенту.

   Кредитные организации отказывают в приеме чека и не несут ответственности за этот отказ, если документ, подписи, оттиск печати или надписи на нем будут признаны кредитной организацией сомнительными.

   После проверки чека клиенту выдается контрольная марка для предъявления в кассу. Кассовый работник на основании полученного денежного чека с контрольной подписью, разрешающей выдачу денежных средств:

- проверяет  наличие подписей должностных  лиц кредитной организации, оформивших  и проверивших денежный чек,  и тождественность их подписей  имеющимся образцам;

- проверяет  тождественность сумм, проставленных  в денежном чеке цифрами и  прописью;

- проверяет  наличие на денежном чеке росписи  клиента в получении денег  и данных документа, удостоверяющего  его личность;

- подготавливает  сумму денег, подлежащих выдаче;

- вызывает  получателя средств по номеру  чека и спрашивает у него  сумму получаемых денег;

- сверяет  номер контрольной марки с  номером чека и приклеивает  контрольную марку к чеку;

- повторно  пересчитывает подготовленную к  выдаче сумму денег в присутствии  клиента, выдает деньги и подписывает  чек.

   Недопустимо совершение операций, при которых клиент, не внося денег, предъявляет одновременно денежный чек и объявление на взнос наличными.

   После окончания работы кассы кассовый работник сверяет сумму полученных им под отчет денежных средств с суммами, указанными в расходных документах, и фактическим остатком денежных средств и составляет справку о суммах принятой и выданной денежной наличности. Данные справки сверяются с данными кассового журнала бухгалтерского работника.