Учет материально-производственных запасов

Списанные материалы, использование  которых возможно в хозяйственных  целях (материалы с пониженными  качественными характеристиками) или  подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т. п.) приходуются на склад (в кладовую) организации на основании акта на списание и накладной  на внутреннее перемещение материальных ценностей. Списание материалов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуществляется на основании первичных  документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.).²⁴

Рассмотрев данный раздел, приходим к выводу, что существует определенный перечень документов учета, движения и хранения материально-производственных запасов на предприятии. Отпуск материалов в производство осуществляется складом, заведует которым материально-ответственное лицо. Каждое передвижение материалов на предприятии документируется, документация подписывается, подшивается, и храниться в соответствующем порядке. Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

2.2 Организация  складского учета МПЗ

В зависимости от масштаба деятельности организации, в том  числе от номенклатуры материалов, используемых в производстве продукции, для хранения материальных запасов  в организациях должны создаваться:

- центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы снабжения и сбыта;

- склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими  необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным  оборудованием. Измерительные приборы  должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и должно осуществляться их клеймение. Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные  площадки.

На складах (кладовых) материалы  размещаются по секциям, а внутри них – по группам, типоразмерам и  сортам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях. Размещение материалов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материалов прикрепляется ярлык, а на ящиках и т. п. делаются надписи с указанием  наименования материала, его отличительных  признаков (марка, артикул, размер, сорт и т. п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Аналитический учет материалов на складах организации осуществляется по каждому сорту, виду и размеру  в соответствии с порядком хранения материалов, определяемым как условиями  производственного потребления  материалов, так и требованиями организации  складского хозяйства. ²⁵

Количественный учет движения материалов на складах осуществляется заведующими складами, кладовщиками и др., являющимися материально  ответственными лицами. Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально  ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером  организации. С указанными лицами заключаются  договоры о полной материальной ответственности  в соответствии с законодательством  РФ.

Если в штате организации, подразделения отсутствует должность  заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены  на другого работника организации  с обязательным заключением с  ним договора о полной материальной ответственности. Заведующий складом, кладовщик и другие материально  ответственные лица могут освобождаться  от занимаемых должностей только после  сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов  и передачи их другому материально  ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или  уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или  уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений – руководителем  соответствующего цеха (подразделения).

Учет материалов, находящихся  на хранении на складах (в кладовых) организации и подразделений, ведется  на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным  признакам (сортовой учет). Карточка складского учета (типовая форма № М-17) является регистром аналитического учета  материалов. Карточки складского учета  открываются в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер на календарный  год. В карточках указываются  номер склада, полное наименование материалов, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации  в специальном реестре (книге), а  при механизированной обработке — на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставятся номер карточки и виза работника бухгалтерской службы. Карточки передаются работнику склада под расписку в реестре как бланки строгой отчетности. В складской картотеке карточки размещаются в порядке номенклатурных номеров.

На складах ведется  только количественно-сортовой учет материалов в установленных натуральных  единицах измерения.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие  места хранения материальных ценностей (стеллаж, полку, ячейку и т. п.). Затем  на основании первичных документов о поступлении и отпуске материалов (приходных ордеров, накладных, товарно-транспортных накладных и других документов) в  карточках указываются дата совершения операции, наименование и номер документа, от кого получены, кому отпущены материалы  и их количество.

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном  документе, записывается отдельно. При  совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в  содержании такой записи перечисляются  номера всех таких документов или  составляется их реестр. Записи в карточках  складского учета делаются в день совершения операций, и ежедневно  выводятся остатки (при наличии  операций). ²⁶

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

При ведении бухгалтерией сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет  все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего лица могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета  в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской  службы со складскими карточками.

Материально-ответственные  лица обязаны по требованию, проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия  материальные ценности.

Периодически в сроки, установленные графиком документооборота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) – принимать от них все первичные  учетные документы за соответствующий  период. Прием-сдача первичных учетных  документов оформляется, как правило, составлением реестра сдачи документов на приход и расход материалов (форма  № М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп  материалов, в котором работник бухгалтерской  службы или иного подразделения  организации расписывается в  получении документов. Сдача складом  лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц, независимо от использования лимита.

При оформлении отпуска материалов подписями получателей непосредственно  в карточках складского учета, без  оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого  месяца передаются в бухгалтерскую  службу и после обработки (составления  соответствующих учетных регистров) возвращаются на склад. При использовании  средств вычислительной техники  карточки передаются в вычислительный центр и после ввода данных возвращаются на склад.

По окончании календарного года на карточках складского учета  выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь  открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки «Остаток перенесен в карточку 200_ г. №...»), брошюруются (подшиваются) и сдаются  в архив организации. По указанию руководителя службы снабжения и  разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном  году. ²⁷

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается  ведение учета в книгах складского учета. В книгах складского учета  на каждый номенклатурный номер открывается  лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое  количество листов. В каждом лицевом  счете предусматриваются и заполняются  реквизиты, указанные в карточках  складского учета. В начале или в  конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров  лицевых счетов, наименований материалов с их отличительными признаками и  количества листов в книге. Книги  складского учета должны быть пронумерованы  и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью организации. Книги  складского учета регистрируются в  бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге  с указанием номера по реестру.

Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

При ведении складского учета  механизированным способом карточки складского учёта могут не вестись.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных  складах (кладовых) организации и  подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые  имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц  и остаток на конец месяца.

В месячных материальных отчетах  обычно отражают материалы, по которым  имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается  также сумма по приходу, расходу  и остаткам материалов. Сумма может  заполняться бухгалтерской службой  организации или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с  приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую, службу организации в установленные  организацией сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления  и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера. ²⁸

Как отмечалось, все первичные  учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться  в бухгалтерскую службу в установленные  организацией сроки.

Полученные со складов  первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления. В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству Российской Федерации и правилам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру. После проверки первичные документы таксируются, т. е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения количества материалов на учетную цену.

Для более точного представления  о материально-производственных запасах  на предприятии, а так же за их контролем  проводится инвентаризация. Проведение инвентаризации материалов осуществляется в соответствии с Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, которые  должны применяться с учетом постановления  Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88. Инвентаризация производится инвентаризационной комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия, в присутствии материально  ответственного лица и всех членов комиссии. До начала инвентаризации материально  ответственное лицо обязано сделать  все записи в карточках складского учета материалов, сдать в бухгалтерию  приходно-расходные документы и  дать расписку об этом в инвентаризационной описи.

В процессе инвентаризации все материальные ценности пересчитываются, перемериваются, взвешиваются и записываются в инвентаризационные описи по форме  № ИНВ-3. Инвентаризационные описи  составляются по местам хранения и  материально ответственным лицам. Затем бухгалтерия проставляет  в ведомостях цены, производит таксировку и запись фактических остатков ценностей  по учетным данным.