Учет материально-производственных запасов

Данные инвентаризационных описей сопоставляются с учетными данными. При выявлении расхождений между  данными бухгалтерского учета и  данными инвентаризационных описей составляются сличительные ведомости  по форме № ИНВ-19 «Сличительная  ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей». Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах  бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально  ответственному лицу. Для отражения результатов инвентаризации в учете составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме № ИНВ-26. ²⁹

Инвентаризационная комиссия получает объяснения по расхождениям от материально ответственных лиц  и формулирует свои рекомендации о порядке их регулирования. Они  рассматриваются постоянно действующей  инвентаризационной комиссией предприятия. Принятые решения утверждаются руководителем  предприятия и отражаются в бухгалтерском  учете.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и  отчетности того месяца, в котором  была закончена инвентаризация, а  по годовой инвентаризации (проводимой перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности) – в годовом бухгалтерском  отчете.

Порядок отражения в учете  результатов инвентаризации установлен Законом о бухгалтерском учете, Положением о бухгалтерском учете  и отчетности в РФ, Инструкцией  к Плану счетов бухгалтерского учета, Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом МФ РФ от 13.06.1995 г. № 49).

При наличии излишков и  недостач материальных ценностей предприятие  может произвести взаимный их зачет (как пересортицу), если такие излишки  и недостачи возникли по одному и  тому же наименованию материалов (например, краске), за один и тот же инвентаризационный период и у одного и того же материально  ответственного лица. В этом случае недостача краски одного цвета может  быть списана за счет излишка краски другого цвета. В остальных случаях  выявленные излишки материалов в  соответствии с нормативными документами  принимаются к бухгалтерскому учету  по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и относятся на увеличение финансовых результатов организации записью: Дебет счета 10 «Материалы», Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы».

Недостача материалов отражается записью по Дебету - счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а  по Кредиту - счет 10 «Материалы».

Выявленные недостачи  в пределах норм естественной убыли  списываются на основании распоряжения руководителя предприятия на издержки производства. При этом делают соответствующие записи. Дебет счетов 20, 23, 25, 26, 44, кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В соответствии со ст. 246 Трудового  Кодекса РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче  имущества, определяется по фактическим  потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности  на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. В связи с  этим на счетах бухгалтерского учета делают запись:  Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – на рыночную стоимость недостающих материалов; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на фактическую себестоимость недостающих материалов или счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» – на разницу между рыночной стоимостью и фактической себестоимостью недостающих материалов. ³⁰

При возмещении недостачи  виновником делают запись: Дебет счета 50 «Касса» или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Одновременно на разницу между рыночной стоимостью и фактической себестоимостью недостающих материалов делают запись: Дебет счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей», Кредит счета 91-1 «Прочие доходы» .

Если виновные лица не установлены  или суд отказал во взыскании  убытков с них, то убытки от недостачи  имущества и его порчи списываются  на финансовые результаты коммерческой организации. При этом делают запись: Дебет счета 91-2 «Прочие расходы», Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». ³¹

Для целей налогообложения  потери от недостачи в пределах норм естественной убыли принимаются, если нормы утверждены в порядке, установленном  правительством РФ (п. 7 ст. 254 НК РФ).

Из вышесказанного следует, что склады, как место хранения, должны быть оборудованы весовой техникой, стилажами, полками и другим оборудованием, предназначенными для хранения и транспортировки материалов на предприятии. На складах вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета. В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Аналитический учет материалов на складах организации осуществляется по каждому сорту, виду и размеру в соответствии с порядком хранения материалов. Для получения достоверной информации о материалах на предприятии проводится инвентаризация. Её результаты должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации (проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) – в годовом бухгалтерском отчете. При наличии излишков и недостач материальных ценностей предприятие может произвести взаимный их зачет (как пересортицу), если такие излишки и недостачи возникли по одному и тому же наименованию материалов. Порядок отражения в учете результатов инвентаризации установлен Законом о бухгалтерском учете.

 

2.3 Бухгалтерский учет МПЗ

Единицу бухгалтерского учета  материалов организации выбирают самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной  информации о запасах материалов и контроль за их наличием и движением. Единицей бухгалтерского учета материалов могут быть:

- номенклатурный номер; 

- партия;

- однородная группа и  т. д.

В настоящее время применяются  различные варианты учета материалов в бухгалтерии.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии может вестись  на основе использования оборотных  ведомостей или сальдовым методом.

Аналитический учет ведется  в разрезе каждого склада, подразделения  по местам хранения материалов, а внутри них – в разрезе каждого  наименования (номенклатурного номера).

При использовании оборотных  ведомостей для аналитического учета  материалов в бухгалтерии применяют  два варианта учета материалов.

При первом варианте в бухгалтерии  ведутся карточки учета материалов, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. В  карточках на основании первичных  учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых  в бухгалтерскую службу складами и подразделениями, бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход). Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и денежном выражении (количественный и суммовой учет).

Таким образом, в бухгалтерской  службе дублируется складской учет с той лишь разницей, что в бухгалтерской  службе ведется количественно-суммовой учет, а на складах и в подразделениях – только количественный учет. ³²

По окончании месяца в  карточках определяют обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. Используя эти данные, бухгалтерская  служба ежемесячно составляет количественно-суммовые оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости  выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий  итог по складу или подразделению. На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная  ведомость, в которую переносятся  итоги оборотных ведомостей складов  и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам  и подразделениям в целом.

Отдельно учитывается  движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных  расходов. Сводные оборотные ведомости  сверяются с данными синтетического учета материалов. Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов  и подразделений;

При втором варианте карточки аналитического учета бухгалтерской  службой не ведутся. Все приходные  и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу  и расходу, которые записываются в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении  по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляются сводные оборотные ведомости. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

При использовании второго  варианта работа по учету материалов является менее трудоемкой, так как  в данном случае не требуется ведение  карточек аналитического учета. Несмотря на это, учет материалов с использованием оборотных ведомостей все равно  требует больших затрат времени  и труда.

Более целесообразным в практике учета материалов считается использование  сальдового метода.

При сальдовом методе учета  материалов бухгалтерия не дублирует  складской учет ни в отдельных  карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета  материалов, ведущиеся на складах.

В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры  сдачи документов на приход и расход материалов (форма № М-13) с указанием  количества документов, их номеров  и групп материалов.

Периодически или в  установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей  в карточках складского учета  и подтверждает их своей подписью на самих карточках.

В конце месяца работник склада или бухгалтер переносит  количественные остатки на 1-е число  месяца по каждому номенклатурному  номеру материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость (без  оборотов прихода и расхода). После  проверки и визирования работником бухгалтерии сальдовую ведомость  передают в бухгалтерию, где остатки  материалов таксируют по учетным  ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. На основании  указанных сальдовых ведомостей составляют сводную сальдовую ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.

Сальдовые ведомости и  сводные сальдовые ведомости  ежемесячно сверяются с данными  синтетического учета материалов.

Основные проводки по отражению на бухгалтерских счетах поступления и выбытия материальных ценностей представлены в приложении Б.1

В бухгалтерии для синтетического учета наличия и движения материалов используется счет 10 «Материалы».

К счету 10 «Материалы» предусмотрено 11 субсчетов:

- «Сырье и материалы»;

- «Покупные полуфабрикаты  и комплектующие изделия, конструкции  и детали»;

- «Топливо»;

- «Тара и тарные материалы»;

- «Запасные части»;

- «Прочие материалы»;

- «Материалы, переданные  в переработку, на сторону»;

- «Строительные материалы»;

- «Инвентарь и хозяйственное  принадлежности»;

- «Специальная оснастка  и специальная одежда на складе»;

- «Специальная оснастка  и специальная одежда в эксплуатации».³³

Учет материалов на счете 10 «Материалы» осуществляется по фактической  себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам. Принятый организацией способ учета материалов закрепляется в ее учетной политике. При первом варианте для учета операций по движению материалов используется только счет 10 «Материалы». При втором варианте кроме счета 10 «Материалы» используются счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей»

Рассмотрим порядок учета  движения материалов на счете 10 «Материалы»  при использовании названных  вариантов учета.

Первый из них - без использования  счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения  в стоимости материальных ценностей»)

При данном варианте учета  рекомендуется в рамках счета 10 «Материалы»  обособленно на отдельном субсчете учитывать транспортно-заготовительные  расходы, связанные с поступлением материалов в организацию.

Как отмечалось ранее, материалы  могут поступать в организацию  в результате приобретения за плату, изготовления самой организацией, внесения учредителями в счет вклада в уставный капитал, безвозмездного получения, обмена на другое имущество. ³⁴

При приобретении материалов за плату их фактическая себестоимость  слагается из суммы затрат на приобретение. При этом стоимость материалов по цене приобретения отражают на счетах записью: Дебет сч. 10 «Материалы» - Кредит сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

НДС, подлежащий уплате продавцу материалов, в фактическую их себестоимость  не включается и учитывается отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям» записью:  Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет «НДС по приобретенным материально-производственным запасам», Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».