Учет операций на специальных счетах в банках и средств, находящихся в пути

    Кассовая книга (ф. Х2 КО-4) ведется кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруют, прошнуровывают и опечатывают сургучной (о6ычно круглой) печатью организации. На последней странице книги делается надпись: "В настоящей книге всего пронумеровано страниц..." и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

    Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники.

    Записи  в кассовую книгу производятся сразу  после получения или выдачи денег, кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

1.2. Синтетический учет кассовых операций

      Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

      К счету 50 "Касса" могут быть открыты  субсчета:

• 50-1 "Касса организации";
• 50-2 "Операционная касса";
• 50-3 "Денежные документы" и др.

      На  субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в  кассе организации. Когда организация  производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

      На  субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

      На  субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

      По  дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и  денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

      Из  этого описания мы видим, что на счете 50 "Касса" учитываются три вида ценностей:

• отечественная валюта;
• иностранная валюта;
• денежные документы.

      Относительно  валюты отечественной все довольно просто: рубль есть рубль, и никакие  инфляционные или дефляционные процессы не могут оказать влияние на деньги. Их покупательная сила может меняться, но это никак не может повлиять на учет. Учет не знает ни инфляции, ни дефляции, - отечественные деньги всегда учитываются по номиналу.

      На  предприятии может быть открыто несколько касс. Это следует из порядка определения лимита наличных денежных средств в кассе предприятия. Согласно п. 2.5 положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утвержденного ЦБ РФ 05.01.1998 № 14-П, если структурные подразделения предприятия не имеют самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, то для этих структурных подразделений и для предприятия устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Следовательно, предполагается, что структурные подразделения имеют самостоятельные кассы. А в каждой организованной кассе должна вестись кассовая книга (п.3 письма ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18). Совсем с другими обстоятельствами мы сталкиваемся при учете валюты иностранной. Теоретически могут возникать две возможности: или учитывать ее как деньги; или как товар.

      В первом случае колебания курсов приводят к изменению рублевой оценки иностранной  валюты и необходимости постоянной ее переоценки. Во втором случае, такая  валюта принимается по текущему курсу, и ее оценка не меняется до тех пор, пока эта валюта не будет выплачена. В нашей стране принят первый вариант.

      Весьма  большие трудности возникают  и при учете денежных документов, которые будут рассмотрены в  следующем разделе.

      Наличные  деньги поступают в кассу организации: с банковских счетов организации; от покупателей (выручка от продаж); от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм); в оплату за денежные документы; от сотрудников организации (возврат  займов, возмещение ущерба);от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.

       Основные хозяйственные операции по поступлению наличных денежных средств в кассу предприятия.

• Получено в кассу по чеку с расчетного счета – Д50К51;
• Получено наличными от покупателей в счет оплаты за продукцию (товары, работы, услуги) при определении выручки по оплате – Д50К90;
• Получено наличными от покупателей в счет оплаты за продукцию (товары, работы, услуги) при определении выручки по отгрузке – Д50К62;
• Получено наличными в счет оплаты за прочие активы – Д50К91;
• Внесен в кассу остаток подотчетной суммы – Д50К71;
• Получено в кассу в возмещение задолженности по недостаче – Д50К73;
• Получено в кассу наличными от дебиторов – Д50К76;

      Выдача  наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

• выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия);
• выдача денег под отчет сотрудникам организации;
• сдача наличных денег в банк;
• выплаты поставщикам;
• выплаты учредителям  и т.д.

      Основные  хозяйственные операции по выдаче наличных денежных средств из кассы предприятия.

• По объявлению на взнос наличными внесено на расчетный счет организации: Д51К50;
• Выдано из кассы в подотчет на хозяйственные нужды или командировочные расходы - Д71К50;
• Выдана из кассы заработная плата работникам предприятия – Д70К50;
• Выдано наличными в погашение кредиторской задолженности – Д76К50;
• Выданы из кассы единовременные пособия за счет средств социального страхования – Д68К50;

      Не  реже одного раза в месяц должна проводиться ревизия кассы. Результаты ревизии оформляются актом. Излишки, выявленные в кассе, зачисляются в доход предприятия – Д50К91.

      Выявленная  недостача отражается проводкой  – Д94К50.

      При возможности недостача относится  на материально-ответственное лицо – кассира – Д73К94.

      Если  недостачу невозможно отнести на виновное лицо – Д91К94. 

      В следующем разделе рассмотрим более подробно учет денежных документов.

1.3. Учет денежных  документов

       Весьма  большие трудности возникают  и при учете денежных документов. Сложности связаны с определением того, что считать денежным документом. В плане счетов они определяются по принципу перечисления, и это позволяет четко выделить в учете их некоторые разновидности:

• марки почтовые;
• марки госпошлины;
• марки вексельные;
• авиабилеты оплаченные.

       Далее составители плана указывают "и  другие", т.е. главный бухгалтер  в каждом отдельном случае должен решить: включать или не включать данный документ в состав денежных и, соответственно, на каком счете отразить его денежный эквивалент.

       По  классификации счетов все субсчета счета 50 "Касса" должны быть отнесены к счетам денежных средств, но, так называемые денежные документы, - это суррогаты денежных средств, и они далеко не всегда могут быть использованы, в отличие от денежных средств, в покрытие кредиторской задолженности. В сущности, неслучайно денежные документы выделены на отдельный субсчет 50.3 "Денежные документы".

       Покажем  некоторые подходы к определению  денежных документов.

       Денежный  документ есть целевое свидетельство, за которое заплачены деньги. Под  словосочетанием "целевое свидетельство" понимается то, что этот документ может  быть использован в строгом соответствии со своим назначением.

       Теоретически  возникает вопрос о том, в какой  оценке фиксировать денежные документы  в учете.

       До 2001 года предписывался порядок, согласно которому денежные документы должны были учитываться в номинальной оценке. Во всех случаях, а их было большинство, когда фактическая себестоимость (как правило, уплаченная цена) совпадала с оценкой по номиналу, проблем не возникало, но когда такого совпадения не было, возникала проблема отражения в учете разности между уплаченной ценой и номиналом. К счастью, в новом плане счетов этой проблемы нет.

       Однако, решив эту проблему, составители  плана счетов создали проблему другую: сальдо счета 50.3 "Денежные документы" трудно проверить. Это связано с  тем, что при проведении инвентаризации общая стоимость денежных документов может быть выявлена только по номиналу, в то время как в синтетическом учете на счете 50.3 "Денежные документы" их стоимость будет показана по фактической себестоимости. Следовательно, будет нарушено одно из основополагающих требований к бухгалтерскому учету - требование непротиворечивости. В самом деле, п. 7 ПБУ 1/98 "Учетная политика", предписывает администрации предприятий обеспечить "тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца".

      Естественно, если скажем, путевка, номинальная стоимость  которой 3 000 руб. куплена администрацией для сотрудников предприятия  за 2 800 руб., то по дебету счета 50.3 "денежные документы" будет отражено 2 800 руб., но в кассе, вместо 2 800 руб. будет лежать денежный документ в 3 000 руб.

      Это создает дополнительные трудности  для бухгалтера, ибо он должен по каждому такому документу в своем  аналитическом учете предусмотреть  две оценки - номинальную (она почти всегда обозначена на самом документе) и фактическую, относительно которой, во всех случаях расхождения оценок, должна быть сделана справочная запись. И только в этом случае можно придерживаться приведенных требований ПБУ 1/98 и обеспечить коллацию между синтетическим и аналитическим учетом.

      Учет  наличия денежных документов объясняется  необходимостью приобретения организацией путевок в дома отдыха и санатории, проездных документов, почтовых марок, марок государственной пошлины  и т.п.Все они имеют цену приобретения.

      Учет  поступления денежных документов и  их списания оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтерия открывает книгу движения денежных документов, но отчет по поступившим и выбывшим документам один-два раза в месяц составляется кассиром в кассовой книге, в которой для этого отводится определенная зона. Книга-регистр аналитического учета ведется кассиром. При журнально-ордерной форме синтетический учет организуется бухгалтером в журнале-ордере № 1. По окончании отчетного периода производится взаимосверка остатков по журналу-ордеру и книге движения денежных документов.

      Денежные  документы учитываются в сумме  фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может  осуществляться за наличный и безналичный расчет.