Учет продаж в оптовой и рознечной торговли

     Кроме того, по объему отраженных операций документы подразделяются на: первичные документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции; сводные документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени.

     По  количеству отраженных в них операций документы подразделяются на: разовые документы, составляющиеся отдельно по каждой операции (например, накладная на отпуск материалов); накопительные документы, отражающие несколько операций за определенный период (например, лимитно-заборная карта).

     По  числу учитываемых позиций документы бывают: однострочными, содержащими одну учетную позицию; многострочными, содержащими две и более учетные позиции.

     По  месту составления документы классифицируются на: внутренние документы, составленные в самой организации ее сотрудниками для оформления внутренних хозяйственных операций; внешние документы, составленные контрагентами организации, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими партнерами по бизнесу.

     По  содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на: материальные документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей; денежные документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации; расчетные документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими партнерами по внешним обязательствам.

     По  способу заполнения документы могут быть заполненными вручную или с помощью компьютера.

     В отдельную группу документов следует  выделить учетные регистры, то есть документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т. д.).

     Правила документооборота и технология обработки  учетной информации утверждаются в  составе принятой организацией Учетной  политики.

     Документооборот⁴ на предприятии регламентируется графиком документооборота организации, который по каждому документу должен содержать следующие разделы: наименование документа; порядок создания документа, включающий количество экземпляров, ответственных за выписку, оформление и исполнение документа, и срок исполнения документа; порядок проверки документа с указанием ответственных за проверку, тех, кто представляет, порядок представления и срок представления; порядок обработки документа с указанием исполнителей и срока исполнения; порядок передачи документа в архив с указанием исполнителей и срока передачи.

     По  истечении установленных действующим  законодательством сроков хранения документов в организации они  подлежат передаче на хранение в Архивный фонд Российской Федерации либо уничтожению.

     Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей проверки правильности исчисления налогов. Этот срок составляет четыре года (статья 23 НК РФ). Поэтому сроки хранения основных бухгалтерских документов регламентируются: в течение четырех календарных  лет деятельности налогоплательщика  по налоговому законодательству и не менее пяти лет по требованиям  бухгалтерского учета.

     Ответственным за сохранность документов в течение  установленных сроков является руководитель организации.

     В соответствии с распоряжением Правительства  РФ «Об обеспечении сохранности  документов по личному составу», учредителям  вновь образующихся юридических  лиц рекомендовано включать в  свои учредительные документы положения  об обеспечении учета и сохранности  документов по личному составу и  своевременной передаче их на государственное  хранение при реорганизации или  ликвидации юридического лица, а органам  исполнительной власти осуществлять государственную  регистрацию учредительных документов при наличии в них указанных положений.

     Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую документацию составляется один экземпляр, на научно-техническую — два), утверждаемыми руководителем организации.

     Уничтожить  документы по истечении установленных  сроков можно только при условии, что за указанный период проведена  инвентаризация. Если период, который охватывают документы, не обревизован, то уничтожить их нельзя.

     Перечень  лиц, которые могут подписывать  первичные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным  бухгалтером. Лица, составившие и  подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное  и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных. Если документ подписывает  лицо, у которого нет полномочий на это, то такой документ считается  составленным от имени этого лица, а не от имени организации. Такое  лицо будет полностью нести ответственность  за последствия по совершенной операции, оформленной этим документом. Однако руководитель организации может  одобрить совершенную сделку.

     Внесение  исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные  первичные документы исправления  могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. При этом не допускаются  подчистки и неоговоренные исправления. Неправильный текст или цифру  надо аккуратно зачеркнуть и над  зачеркнутым текстом или цифрой сделать правильную запись. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы  можно было прочитать исправленное. Рядом надо написать «Исправлено». Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.

     Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность  их повторного использования. Это может  быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штампа «Погашено» и т. п.

     На  всех документах, приложенных к приходным  и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и на документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

     Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, денежных расчетов с населением при осуществлении  торговых операций с применением  контрольно-кассовых машин, по учету  торговых операций при продаже товаров  в кредит, по учету торговых операций в комиссионной торговле утверждены постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Во всех этих формах требуется наличие кода предприятия  по ОКПО⁵ и кода вида деятельности по ОКДП⁶. Эти коды указаны в информационном письме органа статистики, в котором зарегистрирована организация. Показатель «Код операции» заполняется организациями, у которых имеется справочник таких кодов. Этот справочник организация разрабатывает самостоятельно. Он используется, как правило, при автоматизированной системе обработки бухгалтерских документов. В графах «Код товара» организации проставляют код, присвоенный товару в складском учете. Эти коды организация также разрабатывает самостоятельно.

     Для учета торговых операций утверждены следующие общие унифицированные  формы (табл. 1). 

     Таблица 1

     Унифицированные формы для учета торговых операций

     На  основании первичных документов поставщиков производится оприходование  товаров и, следовательно, возмещение НДС. Возмещение из бюджета НДС производится по фактически оплаченным поставщикам  за приобретенные (оприходованные) материальные ресурсы (выполненные работы, оказанные  услуги), стоимость которых относится  на издержки производства и обращения. Поэтому при поступлении документа, не соответствующего унифицированной  форме, или с не полностью заполненными показателями, или с отсутствующими обязательными реквизитами, во-первых, следует попытаться получить у партнера первичный документ типовой формы, заполненный в установленном  порядке. Если попытка окажется неудачной, торговой организации рекомендуется  создать собственный документ унифицированной  формы на основе документа, полученного  от контрагента. Например, при поступлении  товара накладная поставщика не соответствует  форме № ТОРГ-12. Предприятие торговли может оприходовать товар на основе данной накладной и документа, составленного  внутри предприятия и соответствующего требованиям законодательства, например формы № ТОРГ-1«Акт о приемке  товаров».

     Предприятия и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты с помощью  контрольно-кассовых аппаратов, обязаны  выдавать покупателям (заказчикам) чек, подтверждающий прием от него наличных средств. Следует помнить, что выдаваемые предприятиям счета, квитанции и  другие документы не являются заменителями чека.

     Журнал  кассира-операциониста (форма № КМ-4) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно — кассовой машине организации, а также является контрольно — регистрационным документом показаний счетчиков.

     Журнал  должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации  и печатью.

     Все записи в журнале ведутся кассиром — операционистом ежедневно в  хронологическом порядке чернилами  или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и  заверяться подписями кассира —  операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

     При совпадении показаний их заносят  в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного  администратора (графы 7, 8).