Учет расчетов с персоналом по оплате труда

Расписка в получении  денег может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении  денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе  предприятия, производится по расходным  кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной  ведомости на основании заключенных  договоров. Обращаем внимание на то, что  последнее требование является не рекомендательным, а обязательным. Хотя его рациональность представляется очевидной – сроки  выплат по договорам гражданско-правового  характера могут не совпадать  с выплатой заработной платы в  организации и, кроме того, корреспонденция счетов при оформлении котировок также может отличаться от обычной.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег  производится по ведомости, перед распиской  в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка ведения кассовых операций (с обязательным требованием предъявления документа, удостоверяющего личность, и перенесения данных из этого документа в соответствующий реквизит расходного кассового ордера). Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам  производятся, как правило, по расходным  кассовым ордерам.

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию и  стипендий кассир должен:

– в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

– составить реестр депонированных сумм;

– в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

– записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер N___».

При расчетах с работниками  наличными деньгами следует учитывать  требования п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Советом директоров Банка России (протокол от 19 декабря 1997 г. №47), в соответствии с которым предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до пяти дней), включая день получения денег в учреждении банка.

Если по истечении указанного периода не все суммы начисленных  выплат выданы получателям, они должны быть установленным порядком депонированы (раздаточные ведомости закрыты, а невыданные суммы выведены) и сданы по объявлению в учреждение банка.

В настоящее время данная форма расчетов по-прежнему продолжает оставаться наиболее распространенной – особенно в организациях малого и среднего бизнеса, а также в  организациях, расположенных в сельской местности.

При использовании такой  формы расчетов выплата начисленных  сумм отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и  кредиту счета 50 «Касса». Депонированные суммы списываются с дебета счета 70 в кредит счета 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами» субсчет  «Расчеты по депонированным суммам», а  впоследствии – при осуществлении  фактических выплат – с дебета счета 76 в кредит счета 50.

Например, работникам организации  за вторую половину мая месяца начислена  заработная плата на общую сумму 300 000 руб. В течение выплатного периода (5–7 июня) через кассу организации  выдано 275 000 руб. Невыданные суммы депонированы и выданы 15 июня.

В бухгалтерском учете  будут сделаны проводки:

5 мая:

Дебет 50 Кредит 51 «Расчетные счета» – 300 000 руб. – на сумму денежных средств, полученных в банке для  выплаты заработной платы.

7 мая:

Дебет 70 Кредит 50 – 275 000 руб. – на сумму произведенных выплат. Дебет 70 Кредит 76 – 25 000 руб. – на сумму  депонированной заработной платы.

Дебет 51 Кредит 50 – 25 000 руб. – на сумму наличных денег, сданных  в банк по объявлению.

15 мая:

Дебет 50 Кредит 51 – 25 000 руб. – на сумму наличных денег, полученных для выплаты депонированных сумм.

Дебет 76 Кредит 50 – 25 000 руб. – на сумму произведенных выплат.

В некоторых организациях (как правило, имеющих большое  число структурных подразделений, расположенных в различных зданиях  или помещениях) практикуется выплата  заработной платы через подотчетных  лиц (так называемых раздатчиков). В  этом случае суммы, выданные под отчет, отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а сумма  кассового расхода и задолженность  по начисленным выплатам списывается  после представления авансового отчета.

Например, за первую половину июня начислен аванс работникам организации  на общую сумму 550 000 руб. Из них 19 июня (начало выплатного периода, указанное  в правилах внутреннего трудового  распорядка) 220 000 руб. выдано через кассу  организации. 330 000 руб. выдано четырем  раздатчикам для выдачи заработной платы работникам подразделений. По окончании выплатного периода (21 июня) раздатчиками сдано 35 000 руб., которые  зачислены на депонент.

В бухгалтерском учете  будут оформлены следующие проводки (проводки, связанные с получением наличных денег в банке, сдачей сверхлимитных сумм в банк, а также с выплатой депонированных сумм, опущены):

19 июня:

Дебет 71 Кредит 50 – 330 000 руб. – на сумму наличных денег, выданных раздатчикам.

21 июня:

Дебет 70 Кредит 50 – 220 000 руб. – на сумму оплаты, произведенной  непосредственно через кассу  организации.

Дебет 70 Кредит 71 – 295 000 руб. – на сумму оплаты, произведенной  через подотчетных лиц.

Дебет 50 Кредит 71 – 35 000 руб. – на сумму наличных денег, сданных  раздатчиками в кассу по окончании  выплатного периода.

Дебет 70 Кредит 76, субсчет  «Расчеты по депонированным суммам»  – 35 000 руб. – на сумму депонированной заработной платы.

При осуществлении расчетов по оплате труда работников в натуральной  форме следует учитывать следующие  особенности:

– трудовое законодательство не запрещает производить расчеты с работниками в натуральной форме, но ограничивает размер таких расчетов – не более 20% от начисленных сумм;

– при передаче работникам продукции собственного производства ее цена определяется в соответствии с требованиями ст. 40 НК РФ, т.е. в общем случае – на уровне рыночных цен;

– стоимость продукции, выданной работникам в счет задолженности по оплате труда, облагается налогом на доходы с физических лиц и страховыми взносами на общих основаниях.

Собственно на суммы начисленной  оплаты труда факт расчетов в неденежной форме не влияет:

– впоследствии необходимо провести (при наличии соответствующих обстоятельств) корректировку сумм начисленного НДФЛ. Однако в данном случае НДФЛ рассчитывается с сумм материальной выгоды и, следовательно, отражается в других регистрах налогового учета (на других листах налоговой декларации).

 

1.7 Ответственность  за невыплату заработной платы  и другие нарушения трудового  законодательства

 

За невыплату заработной платы (а также за несвоевременную  ее выплату и прочие нарушения  норм трудового законодательства, регулирующих расчеты с работниками) могут  наступать:

– дисциплинарная ответственность;

– материальная ответственность;

– административная ответственность;

– уголовная ответственность.

Привлечение к дисциплинарной ответственности возможно только при  совершении работником дисциплинарного  проступка, под которым ТК РФ (ст. 192) понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

К работнику могут быть применены следующие дисциплинарные взыскания:

– замечание;

– выговор;

– увольнение по соответствующим основаниям.

Увольнение как мера дисциплинарного  воздействия применяется сравнительно редко. Особенности применения (работодателем) дисциплинарных взысканий к руководителю организации, его заместителям и  руководителям структурных подразделений  организации установлены ст. 195 ТК РФ. В случае, когда факт нарушения подтвердился, работодатель обязан применить к руководителю организации, руководителю структурного подразделения организации, их заместителям дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

При применении мер дисциплинарного  взыскания следует иметь в  виду, что ст. 193 ТК РФ установлен порядок их применения. В частности, установлено, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Впрочем, непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено  только одно дисциплинарное взыскание.

Дисциплинарное взыскание  может быть обжаловано работником в  государственную инспекцию труда  и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Работодатель до истечения  года со дня применения дисциплинарного  взыскания имеет право снять  его с работника по собственной  инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного  руководителя или представительного  органа работников.

Материальная ответственность  при расчетах с работниками по оплате труда чаще всего возникает  в связи с ошибками при определении  размера выплат. То есть наиболее распространенной является ситуация, при которой материальная ответственность применяется к  работнику, непосредственно осуществляющему  начисления заработной платы и других выплат.

При этом применяются общие  правила применения мер материальной ответственности. В частности, вина работника должна быть безусловно доказана, а размер переплаты, подлежащей взысканию, не должен превышать средней заработной платы виновного работника.

Удержание излишне начисленных  сумм с их получателя возможно, если переплата явилась следствием счетной  ошибки расчетчика. В условиях применения для расчетов средств вычислительной техники подобная ситуация вряд ли возможна. Таким образом, чаще всего  переплаты заработной платы и иных выплат связаны с неправильным толкованием или применением действующего законодательства или иными аналогичными ошибками.

По общему правилу сумма  материального ущерба, невозможная  ко взысканию, может быть списана на увеличение прочих расходов организации. Однако нередко практикуются такие меры, как удержание переплаченных сумм по согласию (письменному) работника, а также распределение сумм нанесенного (переплатой) материального ущерба на других работников – например, на руководителя группы расчетов, главного бухгалтера и т.п.

В отличие от рядовых работников бухгалтерии главный бухгалтер  может быть привлечен к материальной ответственности в полном размере  при соблюдении двух обязательных условий  – доказанной вины главного бухгалтера в нанесении материального ущерба и включении в трудовой договор, заключаемый главным бухгалтером  с работодателем, условия о полной материальной ответственности (в порядке, установленном ч. 2 ст. 243 ТК РФ).

Трудовое законодательство также устанавливает возможность  наступления материальной ответственности  работодателя – за задержку выплаты  заработной платы и других выплат, причитающихся работнику (ст. 236 ТК РФ).

Материальная ответственность  в данном случае заключается в  том, что работодатель обязан выплатить  причитающиеся работнику суммы  с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/300 действующей  в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации  от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором.

Кодекс об административных нарушениях РФ предусматривает наступление  административной ответственности  за любое нарушение законодательства о труде и об охране труда. При  этом на должностных лиц может  быть наложен штраф в размере  от 500 до 5000 рублей, на юридических лиц  – от 30 000 до 50 000 рублей, на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 рублей.

Кроме того, в качестве меры административного воздействия  может быть применено приостановление  деятельности (организации или индивидуального  предпринимателя) на срок до 90 суток.

В случае повторного нарушения  виновное должностное лицо может  быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Как уже отмечалось, административная ответственность может наступить  при любом нарушении трудового  законодательства. Письмом Роструда от 1 марта 2007 г. №472–6–0 разъяснено, что под данную статью КоАП РФ подпадает, в частности, случай, когда в нарушение ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается реже чем каждые полмесяца. День выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором. При этом особо оговорено, что заявление работника о согласии получать заработную плату один раз в месяц не освобождает работодателя от ответственности.