Учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание

Введение

Глава 1. Расчеты  с подотчетными лицами как объект бухгалтерского учета……………………………………………………………………………….5

1.1. Подотчетные  суммы, их экономическая сущность, состав и задачи учета……………………………………………………………………………….5

1.2. Нормативно-правовые  и методические аспекты учетов расходов с подотчетными лицами.........................................................................................12

1.3. Проблемы развития  учета расчетов с подотчетными  лицами…...16

Глава 2. Методика и организация учета с подотчетными лицами у хозяйствующего субъекта…………………………………………………….19

2.1. Организационно-экономические  аспекты деятельности хозяйствующего  субъекта и их влияние на  основные положения учетной политики………………………………................................................................19

2.2. Документальное  оформление выдачи, использования  и возврата подотчетных сумм…………………………………..…………………………..21

2.3. Система  формирования информации о расчетах  с подотчетными лицами в регистрах  бухгалтерского учета……………………………………26

2.4. Оценка организации учета расчетов с подотчетными лицами и направления его совершенствования………………………………………..…32

Заключение

Список использованных источников

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий, счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Круг подотчётных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утверждён распоряди-ельным документом по предприятию.

При применении на предприятии  журнально-ордерной формы учёта  могут быть использованы следующие источники информации:

• бухгалтерский баланс;

• журнал-ордер №7 (или журнал-ордер №14 – при шестнадцати ордерной системе);

• аналитическая ведомость по счёту 71;

• материалы инвентаризации расчётов;

• первичные документы.

 

Счёт 71 -  активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт  на административно-хозяйственные  и командировочные расходы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Расчеты  с подотчетными лицами как объект бухгалтерского учета.

1.1. Подотчетные суммы, их экономическая сущность, состав и задачи учета.

Подотчетные суммы бывают: выданные на административно-хозяйственные  расходы и выданные на командировочные расходы.

Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств работникам предприятия  под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций в Республике Беларусь (далее – РБ).

Так, например, в пункте 10 Порядка говорится, что выдача наличных денег под отчёт производится из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается  выдавать по согласованию с банком кассирам предприятия или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы  организации в данном случае может  производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными).

В тех случаях, когда  на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и  т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а  также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) –  на выданную сумму

соответственно при  получении работником наличных денег  из кассы предприятия или из кассы  банка.

Руководитель предприятия  своим приказом должен установить размеры  подотчётных сумм и сроки, на которые  они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх (десяти в отдельных случаях) дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Нарушение сроков, равно  как и отсутствие у предприятия  документации, подтверждающей те или  иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая  в настоящий момент законодательно не урегулирована.

Так, письмом Министерства по налогам и сборам РБ от 24.11.98 № ШС-6-07/ 851 снова предложено начислять страховые взносы на выданные работникам денежные авансы на командировочные, представительские и другие аналогичные расходы, целевое использование которых не подтверждено в установленные сроки оправдательными документами. Этот подход свидетельствует о готовности МНС РБ считать такие суммы доходом, вознаграждением работника.

Определение суммы материальной выгоды по таким денежным средствам производится за все время их нахождения у физического лица начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах, а в случае отсутствия такой даты – со дня получения денежных средств физическим лицом либо со дня возникновения задолженности по своевременно не возвращенным в кассу организации средствам при частичном их возврате.

Последняя ситуация обоснованна, поскольку в такой ситуации отсутствуют  правовые основания делать вывод  о получении работником предприятия  дохода. Данные денежные средства могут быть изъяты у работника в судебном порядке, чего нельзя было бы сделать с полученным работником доходом.

На этом основании  решения налоговых органов о  взыскания с предприятий сумм доначисленных  взносов в пенсионный фонд (или подоходного налога) и применении штрафных санкций в рассмотренной ситуации могут быть оспорены. Тем более если на момент вынесения таких решений работник уже по этим суммам отчитался.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку  материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены  с нормативными ограничениями на-лично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Несмотря на то, что  тема расчетов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по Беларуси, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров довольно часто возникают вопросы по поводу правильного отражения и налогообложения командировочных расходов.

Для того чтобы найти  правильное решение при возникновении сложных и неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко представлять, какими отраслями законодательства регулируются те или иные аспекты правоотношений, возникающих при направлении работников в командировку.

Так, все отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства, и находятся в ведении Правительства РБ, Министерства труда РБ, Республиканской службы занятости РБ, органов по труду субъектов РБ, глав администраций и органов местного самоуправления. 

В соответствии с пунктом 4 Постановления правительства РБ от 26.02.92г. № 122 «О нормах возмещения командировочных расходов» Министерству финансов РБ, по согласованию с Министерством труда и занятости населения РБ, предоставлено лишь право вносить изменения в нормы возмещения командировочных расходов, с учетом изменения индекса цен.

В настоящее время  при расчетах с работниками, выезжающими  в командировки, следует руководствоваться  Инструкцией министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» и Постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974г. № 365 «Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей».

Указанные документы в соответствии с пунктом 3.3. письма Министерства юстиции РБ от 3 июня 1993г. № 08-09/307 не подлежат государственной регистрации как принятые до 14 мая 1992 года. В то же время эти нормативные акты не были отменены в порядке, предусмотренном пунктом 6 указанного письма.

Служебной командировкой  в соответствии с пунктом 1 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и  ВЦСПС от 7 апреля 1988г. № 62 «О служебных  командировках в пределах СССР»  признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Из этого определения  можно сделать вывод, что в  командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данным предприятием в трудовых соглашениях на основании главы III «Трудовой договор (контракт)» ТК РБ; то есть те, для которых данное предприятие является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом (статья 15 ТК РБ).

Если работник принят на работу по трудовому соглашению и в трудовом соглашении определено, что он имеет свободный график работы и не содержится определенный, конкретный перечень работ, которые он должен выполнить, то такой договор можно признать трудовым договором в соответствии со статьёй 15 ТК РБ. Свободный график работы, в данном случае, является одним из возможных вариантов внутреннего трудового распорядка. Следовательно, такой работник может быть направлен в служебную командировку.

Если же работник будет  принят для выполнения конкретного  объема работ (например, составление  отчетности за определенный период, восстановление бухгалтерского учета и т.п.), то такой  договор будет являться договором гражданско-правового характера  (договор подряда, поручения, возмездного оказания услуг, авторский договор и др.).

В том случае, когда  руководитель предприятия направляет в командировку своего работника  или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в налогооблагаемый доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включать-ся в доход физического лица. (Основание- письмо ГНИ по г. Минску № 11-13/991 от 23.01.95)