Учет расчетов с подотчетными лицами

В тех случаях, когда  филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер не считаются командировками.

Существует особый порядок  направления работников предприятий  для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения  квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, на работу вахтовым методом и полевые работы, на постоянную работу в пути на территории РБ и возмещения работникам дополнительных расходов, понесенных при выполнении таких работ.

Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Срок командировки работников в министерства и другие государственные  органы исполнительной власти не должен превышать 5  дней, не считая времени  нахождения в пути. Продление срока  командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Нормативно-правовые и методические аспекты учетов расходов с подотчетными лицами.

В соответствии с пунктом 2 Порядка ведения кассовых операций в РБ, утвержденным письмом Центрального банка РБ от 4 октября 1993 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений), расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Письмом Центрального банка РБ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РБ между юридическими лицами».

При этом в соответствии с разъяснениями Центрального банка РБ от 16 марта 2005 г. № 14-4/05 под термином «один платёж» понимаются расчёты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в пределах установленных лимитов.

Например, между юридическими лицами заключён договор на поставку товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) на сумму триста  тысяч рублей. Договором обусловлено, что расчёты будут производиться наличными денежными средствами. Если покупатель – юридическое лицо – через своё подотчётное лицо ежедневно производит платёж в адрес другого юридического лица наличными деньгами в размере, не превышающем один миллион рублей, в течение трех или более дней, то такой расчёт не будет являться нарушением действующего законодательства.

Меры финансовой ответственности  за осуществление расчётов наличными  деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем  порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.

Направление работников предприятий в командировку производится руководителями этих предприятий и  оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной  форме.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который  он был командирован. Вместе с тем, дословно следуя инструкции фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором.

По усмотрению руководителя организации направление работника  в командировку наряду с командировочным  удостоверением может оформляться приказом, в котором отражается причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

Аванс на командировочные  расходы выдается работнику в  пределах сметы обычно из кассы предприятия  по расходному кассовому ордеру.

Порядок выдачи наличных денежных средств  под отчет  регулируется Порядком ведения кассовых операций. Пунктом 11 названного Порядка  предусмотрено, что предприятия выдают наличные деньги под отчет на командировочные расходы в размерах и сроки, определяемые руководителями предприятий. В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет о расходовании полученных  под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под  отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Днем выезда работника в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса, или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного  пункта – учитывается время, необходимое  для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При принятии к рассмотрению отчета по командировке фактическое  время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дне прибытия в место командировки и  дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

В министерствах, ведомствах и на предприятиях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, ведётся в специальных журналах по установленной форме.

Руководитель министерства, ведомства, предприятия приказом назначает  лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.

Следует отметить, что  на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени  и отдыха тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Однако, если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работы в эти дни производится в общеустановленном порядке в соответствии с законодательством.

В случае, когда по распоряжению руководителя предприятия работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией предприятия.

За командированным  работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути (за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы) в соответствии со статьей 116 ТК РБ.

Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован.

При командировке лица, работающего  по совместительству, средний заработок  сохраняется в той организации, которая его командировала. В  случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, средний заработок сохраняется по обеим должностям, расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.

 

 

 

 

 

 

1.3. Проблемы развития учета расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

• установление целесообразности и обоснованности использования подотчетных сумм

• соблюдение предусмотренного законодательством порядка возмещения и учета затрат, производимых через подотчетных лиц.

Наиболее часто встречающиеся  нарушения при отражении в  бухгалтерском  и налоговом учете  расчетов с подотчетными лицами описаны  ниже.

 Во-первых, на принятых к учету авансовых отчетах очень часто отсутствуют подписи подотчетных лиц, подписи руководителя или лиц, его замещающих, подтверждающих целесообразность произведенных расходов, и иные случаи не заполнения отдельных реквизитов первичных документов.

  Во-вторых, при направлении предприятием в командировку работника в приказе не определятся конкретная цель командировки, отсутствуют отчеты подотчетного лица о проделанной работе при выполнении им задания, то есть производственный характер данной командировки не подтверждается.

 Кроме того, на предприятиях  существует практика направлять  в командировку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор. Когда гражданин направляется в другую местность для выполнения работы организацией, с которой он в трудовых отношениях не состоит, то такая поездка командировкой не считается, а оплата стоимости поездки является компенсацией расходов гражданина, только при условии, если эта выплата оговорена в договоре на выполнение работ (оказание услуг). При этом компенсация включается в общую сумму вознаграждения, выплачиваемого по гражданско-правовому договору, и подлежит обложению подоходным налогом, на нее начисляются взносы в пенсионный фонд РБ, Фонд социальной защиты населения и фонды обязательного медицинского страхования.

В том случае когда  гражданско–правовым договором  не предусмотрено возмещение расходов по данной поездке, затраты по ней возмещаются гражданину за счет прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов.

 На предприятиях  допускаются случаи передачи  подотчетных сумм одним подотчетным  лицом другому, что запрещено  п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РБ. В связи с этим использование подотчетных сумм лицом, не получившим  их в подотчете, не может быть зачтено в уменьшении задолженности подотчетного лица перед предприятием.

Нередко, предприятия  стоимость приобретенных за наличный расчет через подотчетных лиц материальных ценностей списывают на издержки производства и обращения, минуя счета учета имущества.

Не использование счетов учета имущества, при приобретении материальных ценностей может привести к занижению налога на имущество, искажению себестоимости, прибыли, подлежащей налогообложению.

Также нарушением является выдача денег подотчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам.

Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным  путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговле, тоже является нарушением.

К нарушениям относятся  выдача денежных средств лицам не указанным в списке лиц, которым  в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги  на хозяйственно операционные расходы.

При оформлении командировочных  расходов зачастую отсутствуют приказы  о направлении работников в командировку,  командировочные удостоверения  с отметками в месте пребывания в командировке, наблюдается несоблюдение установленных норм командировочных расходов, отсутствие приказов об оплате сверх установленных норм.

Иногда к авансовым  отчетам прилагают не действительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов).

Очень часто работникам организации выдают подотчет  денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов  для проезда в городском или  пригородном транспорте, причем эти  суммы списывают на себестоимость. При выявлении таких фактов нужно помнить, что организация вправе компенсировать  своим работникам эти затраты, однако не за счет себестоимости, а за счет других собственных источников.

Обоснованность представительских  расходов очень часто не подтверждается наличием оправдательных документов (приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятий;  программы встречи с представителями других организаций, в том числе иностранных; сметы представительских расходов утвержденной руководителем  организации в начале года), что является нарушением.