Учет расчетов с подотчетными лицами

• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым  для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

В бухгалтерском учёте  организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 10      Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дебет 20 (23,25,26,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия  общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

Все подотчётные суммы  списываются бухгалтерией предприятия  на основании авансового отчёта работника  с приложением подтверждающих расходы  документов.

Дополнительными документами  могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Система  формирования информации о расчетах  с подотчетными лицами в регистрах бухгалтерского учета.

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия  по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).  Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

Подотчетные суммы для  контроля за их расходованием учитываются  в резерве каждого работника  предприятия в ведомости и журнале–ордере № 7.

Журнал–ордер – комбинированный  регистр бухгалтерского учета, который  сочетает синтетический и аналитический  учет с линейной формой записи, то есть каждой выданной под отчет сумме  отводится одна строка, а записи, связанные с данной операцией (по мере предоставления авансового отчета, сдачи неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода) производится в этой строке.

Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера– при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет  – при списании израсходованных сумм. В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму

соответственно при  получении работником наличных денег  из кассы предприятия или из кассы  банка.

При возвращении в  кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов отражается проводкой:

Дебет 50(51) Кредит 71)

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7.

В ООО "ИнТрансКарго" применяется журнал-ордер №7. В  нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер  расходного кассового ордера, на какие  счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетника.

Бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник  составляет авансовый отчет. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником  бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым  и задолженность не образуется.

Если же часть денег  осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

1) руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 

Следует отметить, что  счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом  учете он может иметь сальдо сразу  по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

В ООО "ИнТрансКарго" данные по подотчетным суммам заносятся  в регистр аналитического учета, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

Выдача денег сверяется  с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы  учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета  и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. 

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 20 «Основное производство», а затем на счёт 92/2 «Внереализационные доходы и расходы».

Остатки неиспользованных сумм, возвращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется  по каждой сумме, выданной под отчет.

ПРИМЕР:

В ООО "ИнТрансКарго"  менеджер получил 95 000 руб. на командировочные расходы. По прибытии из командировки инженер представил отчет вместе с документами, подтверждающими расход денежных средств, на сумму 100 000 руб. Бухгалтерия утвердила отчет на сумму 90 000 руб. Излишне выданную сумму удержали из зарплаты.

1.Д-т 71 - К-т 50 - 300 000 руб. - списание из кассы суммы выданного  аванса с одновременным отражением  дебиторской задолженности подотчетного  лица.

2.Д-т 20 - К-т 71 - 350000 руб. - списание утвержденной суммы  в себестоимость.

3.Д-т 71 - К-т 50 - 50 000 руб. - выдача из кассы денежных средств, в счет погашения кредиторской задолженности подотчетному лицу.

Свои особенности имеет  учет подотчетных сумм, выданных в  валюте, при командировании работников за границу. Аванс выдается в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Нормы суточных при краткосрочных командировках за границу, как и нормы за проживание в гостинице, в иностранной валюте установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» и периодически пересматриваются Министерством финансов совместно с Министерством труда Республики Беларусь.

Выданную валюту отражают в бухгалтерском учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Национального банка Республики Беларусь на момент выдачи.

Полученную в банке  валюту приходуют бухгалтерской  проводкой:

дебет субсчета 50/4 «Валютная  касса» и кредит счета 52 «Валютные счета».

Выданную под отчет  валюту списывают из кассы бухгалтерской  проводкой;

• дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и

• кредит субсчета 50/4 «Валютная  касса».

Выдавать аванс в  белорусских рублях нельзя, так как  они пока не являются свободно конвертируемой валютой и не имеют хождения в других странах.

Авансовый отчет представляется в бухгалтерию предприятия не позднее трехдневного срока после  возвращения из командировки в той  валюте, в которой получен аванс. Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм по курсу Национального банка РБ на дату авансового отчета. Курсовые разницы, возникающие от текущего изменения курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам, отражаются в учете на счете 92 «Внереализационные доходы и расходы».

Суточные в день отъезда  оплачиваются по нормам и в валюте той страны, куда командируется работник, а в день приезда — по нормам Республики Беларусь в белорусских  рублях.

Задолженность по авансовому отчету может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в пересчете на единый курс Национального банка РБ на дату авансового отчета, но не позднее трехдневного срока после возвращения из командировки.

При переезде из одной страны в другую (РБ, Украина и т.д.) суточные оплачиваются по нормам для каждой страны в отдельности.

Если постоянная работа носит разъездной характер, то служебные  поездки работников командировками не считаются, а значит, приказа и командировочного удостоверения не оформляется.

Расходы по найму жилья, исключая время нахождения в пути (кроме водителей и командированных  с ними лиц), возмещаются в размере, указанном в предъявленных счетах (квитанциях).

Расходы по бронированию мест в гостинице компенсируются сверх норм на проживание при наличии документов, подтверждающих оплату бронирования жилья.

Расходы по проезду к  месту командировки и обратно  к месту постоянной работы возмещаются  только при предоставлении проездных  документов в обе стороны. И в  исключительных случаях при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района Республики Беларусь с разрешения директора предприятия оплата проезда может быть произведена по минимальной стоимости проезда.

Расходы за пользование  в поездах постельными принадлежностями возмещаются без предоставления проездных документов.

 

2.4. Оценка организации  учета расчетов с подотчетными  лицами и направления его совершенствования.

Математическое моделирование  экономических явлений и процессов  является важным инструментом экономического анализа. Оно дает возможность получить четкое представление об исследуемом объекте, охарактеризовать и количественно описать его внутреннюю структуру и внешние связи. Модель – условный образ объекта управления (исследования). Модель конструируется субъектом управления (исследования) так, чтобы отобразить характеристики объекта – свойства, взаимосвязи, структурные и функциональные параметры и т. п., существенные для цели управления (исследования). Содержание метода моделирования составляют конструирование модели на основе предварительного изучения объекта и выделения его существенных характеристик, экспе-риментальный или теоретический анализ модели, сопоставление результатов с данными об объекте, корректировка модели.

В экономическом анализе используются главным образом математические модели, описывающие изучаемое явление или процесс с помощью уравнений, неравенств, функций и других математических средств. Различают математические модели с количественными характеристиками, записанными в виде формул; числовые модели с конкретными числовыми характеристиками; логические, записанные с помощью логических выражений, и графические, выраженные в графических образах. Модели, реализованные с помощью элек-тронно-вычислительных машин, называют машинными, или электронными.