Учет расчетов с подотчетными лицами

Ошибки допускаются  зачастую также при поступлении  выручки от реализации продукции (товаров) через подотчетное лицо, то есть поступления выручки в данном случае показывают на кредите счета 71 без предварительного отнесения этой суммы на кредит счета 90 «Продажи». При выявлении таких фактов необходимо определить размер сокрытого объекта налогообложения (выручки).

Таким образом, большое  количество ошибок и нарушений из всех проверяемых объектов допускается  именно при расчетах с подотчетными лицами.

 

 

 

 

Глава 2. Методика и организация учета с подотчетными лицами у хозяйствующего субъекта.

2.1. Организационно-экономические  аспекты деятельности хозяйствующего  субъекта и их влияние на  основные положения учетной политики.

Общество с ограниченной ответственностью "ИнТрансКарго" создано в соответствии с законодательством РБ и зарегистрировано Администрацией г. Бреста в 2000 году.

ООО "ИнТрансКарго" является юридическим лицом, имеет  самостоятельный баланс и действует на основе Учредительного договора и Устава общества. ООО "ИнТрансКарго" специализируется на оказании посреднических услуг по перевозке грузов, а также экспедировании этих грузов. Местонахождение общества г. Брест, ул. Газовая, 25/4.

Высшим органом управления ООО "ИнТрансКарго" является общее собрание участников общества. Схема управления хозяйственной деятельностью общества имеет функциональное разделение, предполагающее обособление отдельных функций и выделение работников для их выполнения. С учетом этого признака весь персонал предприятия (15 человек) подразделяется на три категории: управленческий, оперативный и вспомогательный (рис. 2.1).

 

Управленческий персонал
Директор
Главный бухгалтер					Заместитель директора
	Бухгалтер Бухгалтер-кассир				Старший менеджер по перевозкам
	Оперативный персонал
	Менеджеры по перевозкам, менеджер по рекламе, экспедиторы
	Вспомогательный персонал
	Курьер, водитель, уборщица

 

Рис. 2.1  Схема управления деятельностью ООО "ИнТрансКарго"

 

Руководство текущей  хозяйственной деятельностью ООО "ИнТрансКарго" осуществляет директор, избираемый общим собранием общества. Он руководит планово-экономической работой, подбирает кадры и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. Ему подчинены службы, занимающиеся вопросами труда и заработной платы, бухгалтерского учета и финансов.

Заместитель директора руководит  коммерческой деятельностью, решает вопросы  организации грузоперевозок и их экспедиционного обслуживания. В его непосредственном подчинении находятся оперативные (старший менеджер по перевозкам, менеджеры по перевозкам и рекламе, экспедиторы) и вспомогательные (курьер, водитель, уборщица) работники.

Бухгалтерский учет в  исследуемом предприятии ведется под руководством главного бухгалтера, в подчинении которого находятся бухгалтер и бухгалтер-кассир. Бухгалтерский аппарат принимает от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства, выполняет другие бухгалтерские операции.

В ООО "ИнТрансКарго" применяется журнально-ордерная форма  бухгалтерского учета и следующая схема документооборота (рис. 2.2).

	Первичные и сводные документы
			¯
Кассовая  книга			Журналы-ордера		Накопительные и  группировочные ведомости
		®
			¯			¯
			Главная книга	¬		Регистры  аналитического учета
			¯			¯
			Бухгалтерский баланс и другие формы  отчетности			Оборотная ведомость по аналитическим счетам

 

 

Рис. 2.2  Схема документооборота бухгалтерии в ООО "ИнТрансКарго"

2.2. Документальное  оформление выдачи, использования  и возврата подотчетных сумм.

        Каждая хозяйственная операция  должна оформляться документально, следовательно, учёт расчётов с подотчётными лицами тоже должен оформляться документально. Рассмотрим документальное оформление представительских мероприятий на ООО "ИнТрансКарго".

Как любая другая хозяйственная  операция, проведение представительских мероприятий должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

1) оформление так называемых  подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

На первом этапе в  организации составляется и протоколом правления (в ООО "ИнТрансКарго") утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

На этом же этапе издаются внутренние организационно - распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

- перечень официальных  лиц организации, имеющих право  участвовать в переговорах и,  следовательно, получать под отчет  средства на представительские расходы;

- порядок выдачи подотчетных  сумм на представительские расходы;

- порядок расходования  средств на представительские  расходы;

- документальное оформление  представительских расходов;

- порядок осуществления  контроля над расходованием и  списанием средств на представительские расходы;

- нормирование отдельных  видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с  проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

- распоряжение руководителя  о назначении ответственного  за проведение официального мероприятия;

- распоряжение (решение  правления ООО "ИнТрансКарго") о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

- программа проведения  деловой встречи с указанием  даты, места и сроков проведения  деловой встречи, ФИО участников  со стороны организации и со  стороны приглашенных и их  должностей, утвержденной сметы  представительских расходов.

На третьем этапе  ответственным лицом оформляются  и представляются в бухгалтерию  организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

-  отчет о расходах  на проведение деловой встречи;

- авансовый отчет с  приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

Такими документами  являются: счета предприятий общественного  питания, товарные чеки, документы об оплате транспортных расходов, документы  об оплате услуг переводчика и  т. д.

Все первичные документы  должны соответствовать требованиям  Закона РБ.

Документы, регулирующие порядок организации и ведения  бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские  расходы".

Но если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами.

При формировании себестоимости  продукции (работ, услуг) представительские  расходы учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией  по его применению представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

К представительским относятся расходы организации:

1) на проведение официального  приема (завтрака, обеда или иного  аналогичного мероприятия);

2) транспортное обеспечение  доставки принимаемых лиц к  месту проведения представительского  мероприятия и (или) заседания  руководящего органа и обратно;

3) буфетное обслуживание  во время переговоров;

4) оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации,  по обеспечению перевода во  время представительских мероприятий.

Не относятся к представительским  расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В том случае, если организация  определяет доходы и расходы методом  начисления, ее представительские расходы  относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода. База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.

Пример

ООО "ИнТрансКарго" в 2003 г. с целью поддержания дальнейшего сотрудничества с организациями-покупателями провел официальный прием. В IV квартале 2003г. организован официальный ужин в кафе «Амур», сумма счета - 225000 руб. НДС не облагается, в данном предприятия действует упрощенная система налогообложения.

В бухгалтерском учете  организации будут сделаны следующие  проводки.

Дебет 71 Кредит 50 - 225000 руб. - выданы денежные средства из кассы  на проведение банкета с представителем потенциального поставщика;

Дебет 44 Кредит 71 - 225000 руб. - отражены представительские расходы на проведение банкета.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной  торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать  у продавца два документа –  кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;

• идентификационный номер (ИНН)

• заводской номер ККМ;

• порядковый номер чека;

• дата и время покупки;

• стоимость (цену) покупки;

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой  отчётности.

Товарный чек (или накладная) должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции

• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);