Учетная политика

- получение  товарно-транспортных  накладных  и прилагаемых к ним документов на отгрузку продукции;

- получение  договоров и соглашений на  поставку продукции для согласования;

- ведение бухгалтерской  отчётности по итогам года.

Основными функциональными  обязанностями финансово–экономического отдела являются:

- анализ финансового  состояния предприятия;

- расчет себестоимости;

- работа с  банком по кредитованию предприятия.

Отдел бухгалтерии  состоит из нескольких участков. Структура  бухгалтерии ООО “ИНПРО” представлена на рисунке 7.

 

Главный бухгалтер

Касса     Банк

Услуги

Товар

Поставщики

Покупатели

ОС и НМА

 

Рис. 7 Структура бухгалтерии ООО “ИНПРО”

 

При более детальном  рассмотрении структуры бухгалтерии  ООО “ИНПРО” можно отметить, что обязанность по ведению счета «Касса» на данном предприятии возложена на бухгалтера-кассира. В его обязанности входит: ведение кассовых отчетов на основании приходных и расходных кассовых ордеров, выплата заработной платы и аванса сотрудникам, выдача денежных средств под отчет.

Оплата за товар  проводится по безналичному расчету и осуществляется на счете 51 «Расчетный счет». Данный счет ведется также бухгалтером-кассиром, в обязанности которого входит: своевременное внесение в базу данных банковских выписок, набор платежных поручений.

Оплата за услуги, учитываемые на счете 76, также проходит по безналичному расчету. В обязанности бухгалтера данного участка входит своевременная оплата за коммунальные услуги, услуги связи и т.д. Также бухгалтер этого участка проводит контроль над оплатой транспортных услуг. Счета на оплату транспорта в бухгалтерию этого участка передают менеджеры по закупкам после получения данной услуги.

Счет 41 «Товар»  ведет бухгалтер-материалист, который  контролирует движение товара. В обязанности  бухгалтера-материалиста входит: своевременное  выявление расхождения данных складского и бухгалтерского учета, а так же выяснить в чем заключаются причины расхождений, организация ревизий как плановых, так и внеплановых.

Расчеты с поставщиками ведутся на счете 60. Важным моментом в работе предприятия является контроль за правильным оформлением накладных и счетов-фактур, соответствие фактического поступления товара данным, указанным в накладных. В случае несовпадения данных, бухгалтер-материалист выясняет причины несоответствия. Помимо всего бухгалтер сверяет данные учета с данными поставщиков с помощью актов сверки. На этом участке работы бухгалтер связан с менеджером по закупкам, т.е. работнику бухгалтерии передаются счета на оплату за товар и решаются текущие вопросы по доставке товара, такие как предоплата в рамках заключенного договора.

Практически аналогичные  функции исполняет бухгалтер, ведущий  счет 62 «Покупатели». Разница на этом участке заключается в том, что  взаимодействие бухгалтерии и менеджмента  проходит в рамках продажи.

Функции бухгалтера ведущего счета 01 «Основные средства», 04 «НМА», кардинально не отличаются от функций бухгалтеров на других участках. В его обязанности входит составления всей необходимой первичной документации, правильное отнесение объектов к основным средствам и НМА, правильное применение выбранного способа начисления амортизации. Бухгалтер данного участка контролирует сохранность основных средств и момент передачи основного средства от одного материально-ответственного лица другому.

По окончании  отчетного месяца все участки  бухгалтерии обязаны сдать отчет о выполненной работе главному бухгалтеру, в которых отражены данные дебиторской и кредиторской задолженности, вопросы, которые требуют решения в ближайшее время, долги менеджеров по первичной документации и т.д.

Основными обязанностями отдела логистики являются:

- сбор, обработка  и анализ данных об остатках  на складах и торговых точках  в количественном выражении; 

- планирование  и организация распределения  торговых запасов между торговыми  точками, в зависимости от их  потребностей

- поиск новых  поставщиков, а также заключение  договоров на сотрудничество  с ними;

- ведение складской  логистики.

В состав технического отдела входит цех по сборке компьютеров, отдел по связям с поставщиками, гарантийный отдел, IT отдел, отдел  выездных специалистов. Основной задачей этого отдела является обеспечение гарантийного и послегарантийного обслуживание покупателей,  а так же обеспечение в компании бесперебойной работы технического оснащения.

Основными задачами отдела персонала являются реализация  политики предприятия в области управления персоналом, обеспечение предприятия персоналом обучения и развития персонала предприятия, ведение кадрового учета компании.

Основными особенностями деятельности предприятия являются:

- осуществление оптовой и розничной торговли, попадающими под разные режимы налогообложения;

- организация документооборота.

Поставщики отгружают в адрес  ООО “ИНПРО” товары в соответствии с заключенными с ними договорами, определяющими права и обязанности сторон. Основными реквизитами договора являются наименования сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество товара), имущественная ответственность сторон за невыполнение или ненадлежащее выполнение договора, цены, сроки поставки, порядок расчетов, тара и упаковка и т.д. Для учета выполнения условий договора на каждый договор открывается карточка, в которую записываются основные условия договора, а затем на основании поступающих приходных документов делаются отметки о его выполнении. Периодически проверяются итоги выполнения договоров и при их не6выполнениии предъявляются претензии поставщикам.

ООО “ ИНПРО ” проводит приемку товара на складах организации. В случае приемки товаров на оптовых складах и сроки ее проведения устанавливаются в договорах на их поставку. Приемка товаров по количеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счету-фактуре, описи, упаковочным ярлыкам), а по качеству и комплектности – по сопроводительным документам, удостоверяющих их качество и комплектность (сертификат).

Поставщики при отгрузке товаров  в адрес ООО “ ИНПРО ” выписывают следующие документы: коммерческие (товарные); транспортные.

Коммерческие (товарные) документы  дают количественную, качественную и  стоимостную характеристики товаров. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 было утверждено «Правило ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Счет-фактура составляется поставщиком на имя покупателя и дает право на возмещение сумм налога на добавленную стоимость покупателям. В счет-фактуре должны быть указаны: порядковый номер и дата выписки; наименование, адрес продавца и покупателя; наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя; номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров; наименование поставляемых товаров; цена за единицу без учета налога; стоимость товаров без учета и с учетом налога и т.д. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. Товарная накладная (ф. № ТОРГ-12) составляется в двух экземплярах: один остается у поставщика, другой – передается покупателю. Сертификат о качестве удостоверяет качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям договора.

Транспортные документы обычно выписываются грузоперевозчиком, они  удостоверяют, что товар принят ими  к перевозке. Такими документами у ООО “ИНПРО” в основном являются: товарно-транспортная накладная (ТТН).

Также с этими документами поставщик  передает счет на оплату поставленного товара, в котором указан образец заполнения платежного поручения.

Документальное оформление оптовой реализации товаров производится в зависимости от способов реализации. ООО “ИНПРО” реализует товары только со складов. Отпуск товаров производится непосредственно представителю покупателя в порядке самовывоза. Предприятие осуществляет реализацию товаров на условиях 100% оплаты. Любая отгрузка товаров со склада осуществляется на основании договора поставки. В договоре поставки фиксируется наименование товара, единица измерения, цена единицы продукции в рублях, ставка НДС в процентах и по сумме, итоговая стоимость с учетом НДС. Договор поставки вступает в силу с момента подписания обеими сторонами и действует до окончания расчетов его сторон.

При отпуске товаров путем самовывоза представителю покупателя необходимо предъявить доверенность на бланках типовой формы № М-2 и паспорт.

Доверенность выдается лицам, с  которыми заключен договор о материальной ответственности. Выдается доверенность сроком не более чем на 10 дней.

Доверенность передается покупателем  работникам ООО “ИНПРО”, занимающихся оформлением документов на реализацию. Затем по окончании отпуска товара доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии товара по сдаваемой доверенности.

Отпуск товарно-материальных ценностей  не производится в случаях:

- предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;

- предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;

- непредъявления паспорта, указанного в доверенности;

- окончания срока, на который выдана доверенность;

- получения сообщения получателя об аннулировании доверенности.

При реализации товара составляются товарные накладные (ф. № ТОРГ-12) в  двух экземплярах с соблюдением  правил заполнения необходимых реквизитов:

- в строке «Грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами.

- в строке «Грузополучатель» указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

- в строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами.

- в строке «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.

- в строке «Основание» указываются номер и дата договора, а также номер и дата транспортной накладной, выписанной для организации-перевозчика.

Товарную накладную подписывает  работник организации-продавца, разрешивший  отпуск груза, главный бухгалтер  организации-продавца, а также работник организации-продавца, производящий отпуск груза.

Если товар принимается  по доверенности, то ее данные вносятся в накладную и заверяются подписью, причем подпись ставит лицо, указанное  в доверенности.

Подписи уполномоченных лиц на товарной накладной заверяются печатями организации-продавца и организации-покупателя.

Кроме того, в документе  не допускаются подчистки и помарки.

Исправление ошибки в первичном  документе должно быть оговорено  надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Данные о товаре, указанные  в накладной, должны соответствовать данным счета-фактуры.

В процессе торговой деятельности может возникнуть необходимость  возврата товара вследствие ненадлежащего качества или брака товара возникшего не по вине покупателя. Товар может быть возвращен покупателем продавцу по различным основаниям. В соответствии с действующим законодательство возможны два варианта:

- товар возвращается из-за того, что не соответствует требованиям,

 указанным в договоре (некачественный  или не соответствующий заказанному);

- возвращается качественный товар по взаимному согласию сторон

(например, если стороны не желают  оформлять договор комиссии, а дальнейшая продажа товара не возможна либо не дает планировавшегося эффекта).

Ненадлежащее качество может выявиться  покупателем в процессе оприходования  товара, после его оприходования, в процессе дальнейшей реализации. По гражданскому законодательству продавец отвечает за недостатки товара, если покупатель докажет, что эти недостатки возникли до передачи товара покупателю или по причинам, возникшим до этого момента (ст. 476 ГК РФ). Если на товар выдавалась гарантия качества, то продавец отвечает за недостатки, если не будет доказано, что они возникли по причине нарушения покупателем правил пользования товаром, его хранения, действий третьих лиц либо непреодолимой силы.

Если товар несоответствующего качества выявлен в момент приемки  товара на склад, тогда организация-покупатель должна оформить следующие документы:

Акт «Об установленном расхождении  по количеству и качеству при приемке  товарно-материальных ценностей» (по форме  №ТОРГ-2) (приложение 8) или Акт «Об  установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров» (по форме №ТОРГ-3).

Образцы актов по форме №ТОРГ-2 и по форме №ТОРГ-3, утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  документации по учету торговых операций». В соответствии с Указаниями по применению данных документов, утвержденных вышеназванным Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132, Акт по форме №ТОРГ-2 и (или) по форме №ТОРГ-3 применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, и является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акты о приемке товаров по количеству составляется в соответствии с фактическим наличием товаров  данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных  документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте. Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».