Ведение кассовых операций

     • денежная наличность сверх лимита должна сдаваться в обслуживающее отделение банка для зачисления на расчетный счет в порядке и сроки, согласованные с банком.

     Торговые  организации для установления лимита наличных денег в кассе должны ежегодно предоставлять в банк заявку на установление размера использования наличных денег из выручки и лимита остатка денег в кассе.

     Поступление наличных денег в кассу может  происходить: с расчетного (валютного) счета в банке; в виде выручки за реализованные товары (продукцию), работы, услуги; в порядке возврата неиспользованных подотчетных сумм; путем погашения в кассу материального ущерба, ссуд работниками организации и т.п. Оприходование денег оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1) с типографским номером. Приходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности и об их использовании организация отчитывается перед инспекцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь [13, с. 256].

     Поступление наличных денег в кассу может  происходить: с расчетного (валютного) счета в банке; в виде выручки за реализованные товары (продукцию), работы, услуги; в порядке возврата неиспользованных подотчетных сумм; путем погашения в кассу материального ущерба, ссуд работниками организации и т.п. Оприходование денег оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1) с типографским номером. Приходные кассовые ордера являются бланками строгой отчетности и об их использовании организация отчитывается перед инспекцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.

     Приходный кассовый ордер состоит из корешка приходного кассового ордера и квитанции к нему. Он выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом. Вторая часть приходного кассового ордера -квитанция - является его отрывной частью и служит оправдательным документом для лица, внесшего наличные деньги в кассу. Она также подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом, заверяется печатью организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, сдавшему в кассу денежные средства, а корешок приходного кассового ордера, погашенный штампом «получено», прилагается к кассовому отчету кассира.

     Из  кассы денежные средства могут выдаваться на выплату заработной платы; в подотчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы; на выдачу ссуд; на проведение компенсационных выплат и на другие цели. Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (форма М КО-2). При массовых выплатах денег физическим лицам оформляются платежные ведомости, на которых проставляется штамп с реквизитами расходного кассового ордера после их закрытия. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом.

     Движение  иностранной валюты в кассе оформляется приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1В) и расходными кассовыми ордерами (форма № КО-2В). Они выписываются в рублевом эквиваленте, но с обязательным указанием прописью и цифрами суммы и наименования иностранной валюты по номиналу.

     Кассовые ордера заполняются и регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3) и затем передаются в кассу. В кассовых документах помарки, подчистки и никакие исправления не допускаются.

     Операции  с наличными деньгами в кассе находят свое отражение в кассовой книге (форма № КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество пронумерованных в ней листов указывается на опечатке, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации и скрепляется печатью. Записи в кассовую книгу осуществляет кассир через копировальную бумагу на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Ежедневно кассир подсчитывает в кассовом отчете приход и расход денег за день и выводит остаток их в кассе на конец отчетной даты (конец дня).

     Кассовая  книга является как регистром  хронологической регистрации операций с денежными средствами, так и отчетом. Экземпляр записей в кассовую книгу, составленный под копировальную бумагу, является отрывным и служит отчетом кассира. Отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию для проверки, утверждения и проставления корреспонденции счетов.

     Кроме денежных средств в подотчете  кассира могут находиться денежные документы - путевки в санатории, дома отдыха, почтовые и акцизные марки, талоны, абонементы на питание, посещение культурно-оздоровительных учреждений и т.п. Они учитываются по цене приобретения, их движение отражается в журнале регистрации денежных документов [13, с. 257].

     Кассовая  книга и документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных  учетных документов, но не менее  трех лет при условии завершения ревизии после проведения налоговой проверки. 

     1.2. Синтетический и аналитический  учет кассовых операций 

     Учет  кассовых операций регламентируется Постановлением Правления Национального банка  Республики Беларусь от 17.01.2008 N 4 "Об утверждении Инструкции о порядке  ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь".

     Бухгалтерский учет денежных средств в кассе  осуществляется на активном счете 50 «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета:

     • 50-1 «Касса организации» - для отражения операций с наличными белорусскими рублями;

     • 50-2 «Валютная касса» - для отражения операций с наличной иностранной валютой;

     • 50-3 «Денежные документы» - для отражения движения денежных документов.

     Счет  50 «Касса» является основным, инвентарным, активным. Он предназначен для обобщения учетных данных о движении наличных денежных средств. По дебету счета 50 «Касса» показываются поступление денежных средств (денежных документов), а по кредиту - выбытие денег (денежных документов) из кассы.

     К счету «Касса» могут быть открыты субсчета:

     - 50/1 «Касса организации»;

     - 50/2 «Операционная касса»;

     - 50/3 «Денежные документы»;

     - 50/4 «Валютная касса»;

     - 50/5 «Касса филиала» и т.д.

     В дебет счета 50 «Касса» записываются поступления денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражают выдачу денежных средств и денежных документов.

     На  субсчете 50/1 «Касса организации» учитывается движение наличных денежных средств в кассе организации в национальной валюте Республики Беларусь.

     На  субсчете 50/2 «Операционная касса» отражается движение наличных денежных средств в кассах товарных контор, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах, кассах отделений связи и т.д. Этот субсчет открывают, в частности, предприятия транспорта и связи.

     На  субсчете 50/3 «Денежные документы» учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе организации (почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты, путевки в санатории и дома отдыха и т.п.). Денежные документы учитываются по сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. [13, с. 258].

     Аналитический учет денежных средств в кассе ведется по материально ответственным лицам (кассирам), а денежных документов - по их видам и ответственным лицам. Основанием для учета денежных средств является отчет кассира с приложенными первичными документами. Первичные документы по поступлению и расходованию денежных средств является основой организации по операциям с денежными средствами. Непосредственно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием денежных средств организации.

     Не  реже одного раза в квартал должна проводиться внезапная инвентаризация кассы денежных средств и денежных документов. При инвентаризации кассы комиссия составляет акт инвентаризации денежных средств. В нем указываются фактические остатки денег с покупюрной описью и денежных документов по номинальной стоимости; факты выявленных при проверке излишков или недостач денежных средств; объяснение кассира о причинах возникновения расхождений с данными бухгалтерского учета.

     Результаты  инвентаризации кассы в бухгалтерском учете отражаются следующими записями:

     • выявленные излишки денежных средств  и денежных документов в кассе  приходуются по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы»;

     • выявленные недостачи денежных средств  и денежных документов в кассе списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50 «Касса».

     Исполнение  кассовой дисциплины контролируется и  со стороны банковских учреждений, где открыты счета организации, а также инспекции Министерства по налогам и сборам по месту регистрации хозяйствующего субъекта. При установлении нарушений кассовой дисциплины контролирующие органы применяют штрафные санкции в соответствии с Положением о мерах ответственности субъектов хозяйствования всех форм собственности за несоблюдение требований Правил ведения кассовых операций в народном хозяйстве Республики Беларусь:

     • за превышение предельного размера расчетов наличными денежными средствами, установленного законодательством Республики Беларусь, взыскивается штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа с каждого из участников расчетов;

     • отсутствие разрешения руководителя обслуживающего банка на проведение организацией расчетов наличными денежными средствами, даже если общая сумма не превышает установленного лимита, взыскивается штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа с каждого из участников расчетов;

     • несвоевременное оприходование в кассу наличных денежных средств взыскивается штраф в размере 50% от этой суммы;

     • превышение установленных лимитов остатков касс взыскивается штраф в размере 25% от суммы выявленного превышения лимита остатка кассы за каждый рабочий день организации. При каждом последующем выявлении в течение года от даты предыдущей проверки превышения лимита остатка кассы взыскивается штраф в размере 50% от этой суммы за каждый рабочий день организации;

     • несоблюдение срока возврата неиспользованных сумм, выданных в подотчет, и за выдачу наличных денежных средств под отчет без полного отчета за ранее выданные суммы взыскивается штраф в размере 10% от этих сумм;

     • за другие нарушения правил ведения кассовых операций, не перечисленных ранее и приведших к сокрытию превышения установленного для организации лимита остатка кассы, взыскивается штраф в размере 25% от суммы нарушения за каждый рабочий день организации согласно расчету суммы превышения. [13, с. 259]. 
 

     1.3. Документальное оформление и  учет кассовых операций в иностранной  валюте 

     Для учета операций в иностранной  валюте в организациях создается  специальная касса. С кассиром по валюте заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассам устанавливают лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и др.).

     Кассиры обязаны строго соблюдать правила  совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

     При приеме от клиента платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность указания реквизитов документов. При отсутствии у кассира соответствующих образцов чеков и контрольных материалов такие чеки к оплате не принимаются.

     В кассу принимается наличная иностранная  валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные денежные знаки, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности кассиром не принимается [15, с. 567].

     Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности клиенту не возвращаются. Их записывают в отдельный реестр и возвращают в банк с пометкой "Фальшивая" или "Вызывающая сомнение". Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.

     Для обособленного учета наличия  и движения наличной иностранной  валюте к счету 50 "Касса" открывают  соответствующие субсчета.

     При приеме наличной иностранной валюты кассиры юридических лиц, предприниматели, имеющие право осуществления операций с наличной иностранной валютой и платежными документами в иностранной валюте, обязаны проверять ее подлинность и платежность, руководствуясь при этом нормативными правовыми актами Национального банка, справочными и информационными материалами, поступающими из официальных источников (банки-эмитенты иностранной валюты и платежных документов, Интерпол, Национальный банк, другие организации, имеющие лицензию на издательскую деятельность справочных изданий).