Внутрихозяйственная отчётность в системе управленческого учёта (на примере ООО "Тамерлан")

   Товары  получает представитель организации-покупателя, наделенный соответствующими полномочиями. Факт принятия товара фиксируется в  накладной подписью и печатью этого должностного лица. Если товар принимается по доверенности, то её данные вносятся в накладную и заверяются подписью, причём подпись ставит лицо, указанное в доверенности. Доверенность или её заверенная копия прикладывается к возвратному экземпляру накладной.

   Подписи уполномоченных лиц на товарной накладной  заверяются печатями организации-продавца и организации-покупателя. Первый экземпляр  хранится в бухгалтерии продавца, второй — в бухгалтерии покупателя.

   Данные  о товаре, указанные в накладной, должны соответствовать данным счёта-фактуры.

   В ООО «Тамерлан» товарные накладные в конце недели сдаются в бухгалтерию.

   2. Счёт-фактура — документ о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый (направляемый) продавцом (подрядчиком, исполнителем) покупателю (заказчику). Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты (расчёта). Применяется только для налогового учёта НДС. Назначение счёта-фактуры и его реквизиты законодательно закреплены в Налоговом Кодексе РФ. Счёт-фактура — налоговый документ, строго установленного образца, оформляемый продавцом товаров (работ, услуг), на которого, в соответствии с Налоговым Кодексом РФ, возложена обязанность уплаты в бюджет НДС. Счёт-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету. Счёт-фактура содержит в себе информацию о наименовании и реквизитах продавца и покупателя, перечне товаров или услуг, их цене, стоимости, ставке и сумме НДС, прочих показателях. В ООО «Тамерлан» счета-фактуры сдаются в конце каждой недели. На основании полученных счетов-фактур формируется «Книга покупок», а на основании выданных счетов-фактур — «Книга продаж».

   3. Кассовые отчёты. Они подаются в бухгалтерию ООО «Тамерлан» каждый день.

   4. Товарный отчёт (форма ТОРГ-29) применяется для учёта товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации.

   Составляется  в двух экземплярах материально  ответственным лицом с указанием номера, даты документов на поступление и выбытие товаров. Товарный отчёт, как правило, составляется при сальдовом методе учёта товаров. Товарный отчёт подписывается бухгалтером и материально ответственным лицом.

   Первый  экземпляр товарного отчёта с приложенными документами, на основании которых составляется отчёт, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

   5. Журнал-ордер - журнал, применяемый при журнально-ордерной форме учёта. Записи производятся по мере поступления документов или итогов за месяц из накопительных ведомостей. Журнал-ордер представляет собой шахматную таблицу, в которой бухгалтерская проводка по дебету одного счёта и кредиту другого счёта фиксируется на пересечении столбца и строки. Хозяйственная операция фиксируется только один раз. Для удобства записей в журнале-ордере предусмотрена типовая корреспонденция счетов. Каждый журнал-ордер ведётся по одному счёту или по нескольким близким по своему содержанию счетам. Журнал-ордер открывают на месяц. В каждом из них отражается кредитовый оборот конкретного счета. Дебетовый же оборот этого счета найдет отражение в других журналах-ордерах. Этим самым устраняются повторные записи, имеющие место при форме учёта Журнал-Главная, когда по каждому счету регистрируются дебетовые и кредитовые обороты. В конце месяца итоги журнала-ордера переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и предназначена для обобщения данных текущего учёта и взаимной сверки записей по отдельным счетам.

   Журналы-ордера сдаются с нарастающим итогом в бухгалтерию ООО «Тамерлан» в конце месяца.

   6. Табель учета рабочего времени (Т-13) применяется для учёта времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчёта оплаты труда, а также для составления статистической отчётности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

   Таким образом, в ООО «Тамерлан» внутрихозяйственная отчётность составляется на основании вышеперечисленных первичных документов.

   Порядок составления внутрихозяйственной отчётности прописан в учётной политике ООО «Тамерлан».

   Внутрихозяйственная отчётность выполняет управленческие и информационные функции внутри ООО «Тамерлан».

   2.3. Решения, принимаемые на основе  отчётности

   В процессе работы руководителям приходится принимать решения, которые оказывают влияние на различные стороны финансовой деятельности предприятия. Управленческие решения, принимаемые на основе анализа отчётности, зависят от многих факторов: отраслевой принадлежности организации; условий кредитования и цены заёмных источников; оборачиваемости и рентабельности; организации денежного оборота и др. Рассмотрим влияние результатов анализа отчётности на принятие решений в отношении структуры баланса, ликвидности, управления рентабельностью, оптимизации учетной политики и прогнозной отчетности.

   1. Управленческие решения в отношении  структуры баланса должны быть направлены на обоснование и формирование целевой структуры капитала.

   Целевая структура капитала — это внутренний финансовый норматив, в соответствии с которым формируется соотношение собственного и заёмного капитала для каждой конкретной организации. Она формируется с учётом совокупного воздействия всех внутренних факторов и внешней среды бизнеса организации, её целевых установок в отношении перспектив развития бизнеса.

   Решения относительно структуры баланса  должны быть направлены на устранение диспропорций в темпах роста отдельных  элементов активов и пассивов, в соотношении заёмных и собственных источников, с одной стороны, и мобильных и иммобилизованных средств с другой. Диспропорции могут привести к недостаточной обеспеченности собственными оборотными средствами и снижению уровня ликвидности. Отсутствие собственных оборотных средств, чистого оборотного капитала (их отрицательные значения) опасно для организации и с той точки зрения, что при необходимости срочного возврата задолженности потребуется вынужденная распродажа активов или произойдет «зависание» долгов перед кредиторами.

   2. Управление ликвидностью предполагает принятие определенных решений в отношении отдельных групп (видов) оборотных активов. Рост степени ликвидности оборотных активов, снижение доли низколиквидных их видов играют важную роль в повышении платежеспособности организации.

   Дебиторская задолженность представляет собой  фактическую иммобилизацию средств организации в расчёты (в оборот других предприятий), но в тоже время является естественным следствием системы ведения взаиморасчётов между поставщиками и покупателями продукции. Основные задачи в этой части управленческих решений заключаются в контроле за возвратом средств и ускорении инкассации дебиторской задолженности.

   При принятии управленческих решений в  отношении ликвидности баланса и платёжеспособности предприятия необходимо оценить размер и структуру краткосрочных обязательств. Рост их особенно опасен, если при этом наблюдается значительное увеличение доли наиболее дорогих источников, в том числе просроченных долгов по налогам и сборам. В такой ситуации следует осуществлять мероприятия по высвобождению из оборотных активов всех возможных средств путем их оптимизации и погашать наиболее срочные (просроченные), а затем и наиболее дорогие обязательства.

   Оценивая ликвидность баланса, менеджер должен учитывать, что высокий уровень коэффициента текущей ликвидности означает лишь формальное превышение оборотных активов над краткосрочными обязательствами и характеризует только теоретическую возможность рассчитаться по обязательствам. Будет ли иметь место этот расчёт фактически, зависит от оптимизации операционного цикла и рациональной организации денежного оборота.

   3. Управление рентабельностью и  распределением прибыли традиционно является объектом особого внимания менеджмента.

   Безусловно, что анализ и разработка управленческих решений в этой части особенно важны для убыточных предприятий, когда требуется выявление причин убыточности и обоснование возможных резервов по её ликвидации или минимизации.

   Недопустимо превышение использования прибыли  над полученной её величиной, поскольку это окажет такое же негативное воздействие на финансовое состояние, как и убытки в убыточных предприятиях.

   4. Оптимизация решений в области бухгалтерской учётной политики тесно связана с действиями финансового менеджера как в отношении структуры баланса, так и финансовых результатов. От решения этого вопроса непосредственно зависит обоснование налоговой учётной политики и разработка оптимальных налоговых схем в рамках действующего законодательства.

   Кроме того, неудовлетворительное ведение  бухгалтерского учёта приводит к ошибкам в расчётах с контрагентами, бюджетом и др. и не позволяет лицам, принимающим управленческие решения, получить полную, достоверную и прозрачную информацию о деятельности организации. 

   2.4. Бюджетирование и внутренний контроль в системе управленческого учёта

   Для организации системы внутреннего  контроля в ООО «Тамерлан» следует создать кадровую структуру контроля. Она будет обеспечивать чёткое распределение контрольных обязанностей. Контроль будут осуществлять работники или участники, т.е. владельцы, организации при исполнении возложенных на них обязанностей либо только на основании соответствующих прав. Поэтому всех субъектов управленческого контроля целесообразно распределить по следующим уровням с точки зрения их значимости в контроле:

   1) субъекты контроля 1-го уровня - это участники, т.е. собственники организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно, т.е. с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов;

   2) субъекты контроля 2-го уровня - в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу необходимости они выполняют и контрольные функции;

   3) субъекты контроля 3-го уровня - они выполняют контрольные функции для реализации тех обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (например, работники планово-экономического отдела, отдела кадров);

   4) субъекты контроля 4-го уровня - в их обязанности входят как контрольные, так и другие функции (административно-управленческий персонал, персонал, обслуживающий компьютерные системы, сотрудники отдела бухгалтерского учёта, служб коммерческой и физической безопасности);

   5) субъекты контроля 5-го уровня - в их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита, члены ревизионной комиссии или ревизоры, сотрудники отдела технического контроля и т.п.).

   Среди субъектов каждого уровня контроля следует выделить главного – того, к кому будет идти вся информация о проведённых контрольных проверках. Далее все пять главных лиц каждого уровня составляют отчёт о результатах проведения контрольных проверок и сдают его генеральному директору.

   Генеральный директор на основе полученной информации сможет принять правильные управленческие решения. 

   ЗАКЛЮЧЕНИЕ

   Внутрихозяйственная отчётность выполняет управленческие и информационные функции внутри организации. Состав показателей, порядок их формирования и иные особенности могут варьироваться в зависимости от информационных потребностей руководства организации, а также отраслевой специфики масштабов деятельности и иных индивидуальных особенностей конкретной организации.

   Цель  составления внутренней отчётности обуславливает её периодичность и формы, а также набор показателей. Точность и объём приводимых данных должны варьировать в зависимости от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих конкретному предприятию и конкретному объекту управленческого учёта, цели управления применительно к данному объекту учёта, содержанию полномочий и ответственности, которые делегированы конкретному структурному подразделению и его менеджеру.