Аспекты стандартизации и унификации документов

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИСТОРИИ РАЗВИТИЯ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I.1 Понятие о стандартизации и унификации документов

I.2 История развития стандартизации и унификации документов

ГЛАВА II. АНАЛИЗ СОВРЕМЕННОГО СОСТОЯНИЯ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ОСТАП»

II.1 Анализ информационного обеспечения предприятия

II.2. Оценка уровня унификации документов на предприятии

II.3 Анализ стандартизации документов на предприятии

ГЛАВА III. МЕРЫ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ОСТАП»

III.1 Рекомендации по совершенствованию стандартизации и унификации документов

III.2 Автоматизация унифицированных форм документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

СТАНДАРТ  ПРЕДПРИЯТИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы данного исследования обусловлена тем, что в условиях непрерывного роста объема информации крайне важно проводить ее структуризацию. В делопроизводстве это осуществляется при помощи унификации и стандартизации. Эти операции создают жесткую структуру документации и облегчают процесс делопроизводства.

В настоящее время стандартизации и унификации текста документа уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Изучение современных принципов унификации документов невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения.

Так как на сегодняшний день история унификации документов изучена неполно и требует дальнейшего рассмотрения, то данная тема исследования приобретает особую актуальность.

Цель данной курсовой работы – изучение исторических аспектов стандартизации и унификации документов.

Для достижения поставленной цели в работе решались следующие задачи:

1.      рассмотреть понятия стандартизации и унификации документов;

2.      изучить историю развития стандартизации и унификации документов;

3.      на примере конкретного предприятия произвести общую оценку действующей системы стандартизации документов в организации;

4.       произвести количественную оценку уровня унификации документов на предприятии;

5.      разработать рекомендации по совершенствованию стандартизации и унификации документов путем разработки электронных унифицированных документов на исследуемом предприятии.

В качестве источников информации для исследования использовались нормативно-законодательные, а также научные труды таких авторов, как Андреева В.И., Басаков М.И., Борискин В.В. и др., где авторы обращают внимание на историю развития стандартизации и унификации документов в России. Особую роль при написании данной работы принадлежит учебнику Т.В. Кузнецовой «Документоведение и документационное обеспечение управления. Введение в специальность», где содержиться информация, необходимая для делопроизводителей, секретарей, о правилах составления документов по действующим стандартам.

Объектом исследования являются документы на предприятии ООО «ОСТАП».

Предметом данного исследования является степень унификации и стандартизации документов на предприятии ООО «ОСТАП».

В ходе анализа деятельности предприятия были использованы следующие методы исследования:

      количественные: методы сравнения, группировки,

      качественные: методы экспертных оценок, наблюдение и т.д.

Цель и задачи курсовой работы определил ее структуру. Курсовая работа состоит из 3 глав, введения, заключения, списка использованной литературы и приложения.

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИСТОРИИ РАЗВИТИЯ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I.1 Понятие о стандартизации и унификации документов

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация и стандартизация документов — основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.[1]

Основная цель унификации и стандартизации документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.[2]

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом». В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация – сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.[3]

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Стандартизация – закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах – стандартах. Стандартизация может проводиться на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.[4]

Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:

      формирование объекта унификации – исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с табелем унифицированных форм документов отдела);

      анализ документов и обобщение результатов анализа;

      разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование альбома унифицированных форм документов отдела.[5]

Основным методом унификации внешней формы документа – бланка могут быть:

      создание модели построения документов (формуляра-образца), устанавливающего размеры и принципиальное расположение основных реквизитов;

      разработка единого формуляра-образца для всех управленческих документов, принятого в организации.

Формуляр-образец представляет собой схему расположения всех реквизитов группы документов на листе бумаги стандартных форматов.

Методами формальной унификации документов являются:

      унификация структуры документов;

      создание общих синтаксических правил построения документов;

      унификация методов контро­ля информации в документах;

      унификация типов носителей и форматов документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в отделе виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, хранящиеся в архиве Управления, и карты документов, полученные в процессе подготовки табеля унифицированных форм документов отдела, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3–5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация – повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например, текст в форме трафарета и таблицы и др.

Итак, унифицированная система документации способствует:

      сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

      широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки;

      упорядочению информационных потоков;

      сокращению количества документов;

      дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.[6]

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение.

Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов.

Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.[7]

Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.