Аспекты стандартизации и унификации документов

На основании проведенного анализа и выявленных проблем в сфере стандартизации и унификации документов на предприятии ООО «ОСТАП» рекомендуется внедрить автоматизированные формы унифицированных и стандартизированных документов. С этой целью, для создания таких документов, для предприятия ООО «ОСТАП» можно порекомендовать внедрение информационного продукта – система «ДЕЛО».

Таким образом, в результате внедрения описанных выше рекомендаций решения на предприятии ООО «ОСТАП» унифицированная система документации будет способствовать:

      сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

      широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки;

      упорядочению информационных потоков;

      сокращению количества документов;

      дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.      ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.:ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).-21 с.

2.      Андреева, В.И. Делопроизводство [Текст]/В.И. Андреева - М.: ООО «ОСТАП» «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2007. – 388 с.

3.      Басаков, М.И. Справочник секретаря-референта [Текст]/М.И. Басаков - М.: Феникс, 2006. – 288 с.

4.      Бондырева, Т.Н. Секретарское дело [Текст]/Т.Н. Бондырева - М.: Делопроизводство, 2007. – 377 с.

5.      Борискин, В.В. Нормативное регулирование делопроизводства [Текст]/В.В. Борискин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - №8. – С. 24-27.

6.      Вялова, Л.М. Инструкция по делопроизводству, порядок составления [Текст]/Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2009. - №8. - С .24 - 30

7.      Давыдова, Э.Н. Делопроизводство [Текст]/Э.Н. Давыдова - М.: ТетраСистемс, 2008. – 355 с.

8.      Демин, Ю.М. Секретарское дело. Универсальный справочник [Текст]/Ю.М. Демин – М.: Бератор, 2006. –118 с.

9.      Зиновьева, Н.Б. Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение» [Текст]/Н.Б. Зиновьева, Н.Я. Сояпина – Краснодар, 2006. – 241 с.

10. Илюшенко, М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства [Текст]/М.П. Илюшенко// Делопроизводство. - 2009. - № 4. - С. 30 - 35

11. Кировский, М.Р. Делопроизводство [Текст]/М.Р. Кировский - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 351 с.

12. Кузнецов, И.Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие [Текст]/И.Н. Кузнецов - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2007. – 277 с.

13. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. [Текст]/Т.В. Кузнецова – М.: ООО «ОСТАП» «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 - 288 с.

14. Кузнецова, Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления. Введение в специальность [Текст]/Т.В. Кузнецова - М.: ВЛАДОС, 2007. – 398 с.

15. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло [и др.]. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 2008 - 572 с.

16. Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Практикум [Текст]/В.В. Паневчик, С.В. Некраха – М.: Дело, 2008. – 380 с.

17. Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия [Текст]/М.Ю. Рогожин – М.: РДЛ, 2007. – 127с.

18. Райцхаум, А.Л.. У истоков организации секретарского дела в нашей стране [Текст]/А.Л. Райцхаум//Секретарское дело. – 2010 - №1. – С.52-99

19. Санкина, Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации [Текст]/Л.В. Санкина//Секретарское дело – 2009 - №4. – С. 12-15

20. Сокова, А.Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов [Текст]/А.Н. Сокова//Делопроизводство – 2009 – №2. – С.15-19

21. Янковская, В.Ф. Организация движения внутренних документов // Справочник секретаря и офис-менеджера [Текст]/В.Ф. Янковская - 2009. - №12. – С. 18-26.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Организационная структура предприятия ООО «ОСТАП»

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Порядок подготовки документов в ООО «ОСТАП»

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Проект стандарта предприятия в области политики качества на предприятии

ООО «ОСТАП»

СТАНДАРТ  ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОЛИТИКИ В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВА

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН отделом …

2 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом от                  №

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 РАЗРАБОТЧИКИ:

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован  и  распространен  без  разрешения   директора    по качеству.

Содержание

СТАНДАРТ   ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОЛИТИКИ В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВА

Утвержден и введен в действие приказом  от ___________ №____________

Дата введения___________

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования к:

- порядку формирования политики  в  области  качества  закрытого акционерного общества "XYZ" (ООО «ОСТАП»);

- документальному  оформлению политики области  качества;

- порядку ознакомления, проведения в жизнь и пересмотра политики области  качества.

Целью настоящего стандарта является описание процесса разработки и функционирования политики в области качества как средства управления ООО «ОСТАП» высшим руководством, для улучшения его деятельности.

Настоящий стандарт распространяется на все службы и подразделения ООО «ОСТАП».

Стандарт пригоден для целей сертификации.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

- ISO 9001-2000 СМК. Требования

- СТП ЁЁЁ.03-2004 СМК. Словарь.

3 Определения

В настоящем стандарте применяют термины и определения по СТП 42.03, а также следующие:

Миссия -  это общая качественно выраженная цель организации, определяющая смысл ее существования и сферу действия.

4 ответственность и полномочия

4.1 Высшее руководство ООО «ОСТАП» несет ответственность и имеет полномочия, распространяющиеся на формирование и внедрение политики в области качества.

4.2 Разработка, формирование и утверждение политики в области качества – согласно блок-схеме приложения А.

4.3 Руководителем процесса "Определение политики в области качества" является генеральный директор ООО «ОСТАП». Генеральный директор несет ответственность и имеет полномочия, распространяющиеся на содержание этой письменной процедуры и обеспечение ее соблюдения.

4.4 ответственность за ознакомление персонала с политикой в области качества и за своевременное внесение изменений в нее несет директор по качеству.

4.5 Вход, выход, управляющие воздействия, ресурсы процесса описаны в таблице 1.

Таблица 1