Аспекты стандартизации и унификации документов

5 Общие положения

5.1 Основными признаками установленной ответственности для руководства предприятия должно быть наличие документально оформленной и утвержденной  президентом  ООО «ОСТАП» политики  предприятия  в области качества.

5.2 Политика предприятия в области  качества, являясь равноправной и согласованной частью общей политики ООО «ОСТАП», должна иметь приоритетный  характер по отношению к  коммерческой, технической и социальной политике предприятия.

5.3 Основные положения политики в области  качества  должны  быть положены в основу технического  задания на разработку (совершенствование) системы менеджмента качества (СМК) предприятия.

6 Определение миссии и общей цели ООО «ОСТАП»

6.1 Изначально ООО «ОСТАП» специализируется на производстве кованных и штампованных деталей, с последующей механической обработкой или без нее, а также сборочных единиц из этих деталей. Поэтому миссией ООО «ОСТАП» являются производство заготовок деталей, запасных частей и готовых изделий требуемого качества, в рамках страны и на международном уровне для нужд железнодорожного, автомобильного транспорта, подъемно-транспортного и общего машиностроения, строительства трубопроводов.

Исходя из этой миссии вытекает общая цель ООО «ОСТАП» – обеспечение потребителей в Украине и на мировых рынках коваными и горячештампованными заготовками, механически обработанными деталями и сборочными узлами (например, колесными парами, поглощающими аппаратами и т.д.) высокого качества и в короткие сроки.

6.2 Сущность развития ООО «ОСТАП» и выполнение им своей миссии состоит в том, чтобы средства вложенные в предыдущие годы и месяцы в производство продукции, сегодня окупались и давали прибыль для планирования и производства новой продукции, пользующейся спросом у потребителя.

Кроме того, миссия ООО «ОСТАП» – это понятие более широкое, чем понятие прибыли. ООО «ОСТАП» может выжить и развиваться только за счет удовлетворения каких-то потребностей, которые находятся вне его самого. Поэтому общую цель ООО «ОСТАП» необходимо искать в окружающей среде, с анализа среды начинается и стратегическое управление ООО «ОСТАП».

Процесс анализа среды включает анализ внутренней и внешней среды (согласно приложению Б). Внутреннюю среду образует само ООО «ОСТАП», а внешняя создается окружающими условиями.

6.3 После определения миссии и общей цели президент ООО «ОСТАП» должен поручить генеральному директору формирование проекта политики в области качества.

7 Разработка положений политики ООО «ОСТАП» в области качества

7.1 Основой политики ООО «ОСТАП» в области качества  должно  быть установление  баланса  между необходимостью получения приемлемого уровня прибыли и  удовлетворением  ожиданий  потребителя в  отношении качества и потребительских свойств продукции.

7.2 Политика в области качества, являясь  декларацией руководства ООО «ОСТАП» об обязательствах в области менеджмента качества, должна быть:

        разработана с учетом  маркетинговых  исследований  освоенных  и потенциальных рынков сбыта продукции;

        разработана с учетом требований, изложенных в стандартах по СМК;

        детализирована и конкретизирована для структурных подразделений и служб предприятия;

        четко сформулированной, реальной и понятной, носить обязательный характер для всех работников предприятия;

        изложена доступно, намечаемые цели должны быть честолюбивыми  и достижимыми.

7.3 В качестве важнейших положений политики  в  области  качества должны рассматриваться:

        обеспечение прибыли;

        увеличение доходов  предприятия в  результате поставки потребителю конкурентоспособной продукции, удовлетворяющей его по всем параметрам качества, в том числе и по уровню цен;

        снижение   непроизводительных потерь при  производстве конкурентоспособной  продукции  путем  постоянного  повышения   уровня организации и управления производством;

        расширение  объемов  производства  и  экспорта  производимой продукции;

        повышение качества продукции  путем  укрепления технологической дисциплины, а также преимущественного вложения средств в обеспечение качества;

        предоставление  человеческих,  технических, организационных, финансовых ресурсов, необходимых для  проведения  политики  в  области качества;

- обучение  работников  ООО «ОСТАП»  приемам  высококачественной  работы, подготовка их к осознанному и  полезному  участию  в  функционировании СМК;

- проведение сертификации  СМК  как  в международных, так и в национальной системах сертификации.

7.4 Политика в области качества должна четко:

        установить принципы;

        наметить цели;

        определить стратегию в области качества для предприятия.

8 Формирование политики в области качества

8.1 Генеральному директору необходимо:

        при  формировании  политики  в  области  качества   привлекать директора по качеству и руководителей  других структурных  подразделений  и  служб   предприятия   к разработке положений политики;

        рекомендовать руководству осуществимые цели и задачи в области качества для обсуждения и внесения в политику.

8.2 Основой формирования политики в  области качества являются принципы менеджмента качества, изложенные в стандартах, устанавливающих требования к СМК, применяемых в ООО «ОСТАП».

8.3 Основное назначение политики в области качества – обеспечить, чтобы разработка и реализация политики качества, как части политики предприятия, были в сфере ответственности руководства предприятия. Менеджмент качества должен восприниматься как задача руководства, которая определяется политикой качества.

8.4 После формирования проекта политики в области качества генеральный директор должен передать его президенту ООО «ОСТАП» для анализа и утверждения.

8.5 Президент ООО «ОСТАП» проводит анализ проекта политики в области качества на соответствие миссии и общей цели ООО «ОСТАП» и, при согласии, утверждает ее. Если у президента ООО «ОСТАП» есть замечания и предложения по проекту политики в области качества, он возвращает ее генеральному директору для доработки и, после доработки, утверждает ее.

9 Оформление политики в области качества и ознакомление

9.1 Политика в области качества должна быть доведена до сведения сотрудников всех подразделений и уровней предприятия, которые должны не только ознакомиться с ней, но и руководствоваться ее положениями в своей повседневной работе.

9.2 Формой и методами доведения политики в  области  качества  до работников предприятия должны быть:

        включение  политики в области качества в  общее руководство  предприятия  по СМК;

        использование  различного   рода    печатных    методов    для тиражирования и распространения политики на предприятии;

        оформление специальных стендов;

        размещение экземпляров политики в области качества на видных местах в служебных помещениях;

        устное ознакомление с политикой  на  собраниях  работников  ООО «ОСТАП» всех уровней.

9.3 Подлинник  политики в области качества должен быть  подписан генеральным директором, директором по качеству и утвержден  президентом. 

Копии политики в области качества выполняются с подлинника ксерокопированием отделом управления качеством. При выполнении копий иным способом достоверность подтверждают, при необходимости, подписью копии директором по качеству или начальником отдела управления качеством.

10 Порядок периодического анализа и  пересмотра политики в области качества

10.1 На совещаниях Дня эффективности и качества периодически должен обсуждаться ход выполнения политики в области качества, достижение целей в области качества, следование установленной стратегии, и, при необходимости, должна корректироваться практика менеджмента качества.

10.2 Политика в области качества также должна  ежегодно анализироваться генеральным директором ООО «ОСТАП» при участии директора по качеству в связи с изменившимися обстоятельствами и вытекающими из них новыми целями.

10.3 Основанием для пересмотра  всей  политики в области качества или отдельных ее положений должно быть изменение одного или группы факторов внутренней и (или) внешней среды по 6.2.

10.4  Изменение  политики в области качества или  отдельных  ее  положений должно осуществляться по  представлению генерального директора по рекомендациям директора по качеству, путем разработки нового подлинника политики в области качества.

10.5  Окончательное  решение  об  изменении  политики  в   области качества должно приниматься президентом ООО «ОСТАП» на  основании представления нового подлинника политики в области качества со стороны генерального директора.

10.6 Процедура анализа и утверждения изменения политики в области качества – по 8.4-8.5.

10.7 Измененная политика в области качества должна подписываться генеральным директором, директором по качеству и утверждаться президентом ООО «ОСТАП».

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Технология разработки унифицированной формы документа

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Унифицированный автоматизированный документ

(личная карточка сотрудника

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Разработанная автоматизированная форма унифицированного документа

[1] Санкина, Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации [Текст]/Л.В. Санкина//Секретарское дело – 2009 - №4, С. 11

[2] Андреева, В.И. Делопроизводство [Текст]/В.И. Андреева - М.: ООО «ОСТАП» «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2007,С. 199

[3] Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. [Текст]/Т.В. Кузнецова – М.: ООО «ОСТАП» «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008, С. 99

[4] Кузнецова, Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления. Введение в специальность [Текст]/Т.В. Кузнецова - М.: ВЛАДОС, 2007, С. 99

[5] Давыдова, Э.Н. Делопроизводство [Текст]/Э.Н. Давыдова - М.: ТетраСистемс, 2008, С. 52

[6] Кузнецова, Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления. Введение в специальность [Текст]/Т.В. Кузнецова - М.: ВЛАДОС, 2007, С. 85

[7] Андреева, В.И. Делопроизводство [Текст]/В.И. Андреева - М.: ООО «ОСТАП» «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2007, С. 52

[8] Санкина, Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации [Текст]/Л.В. Санкина//Секретарское дело – 2009 - №4, С. 12

[9] Кузнецова, Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления. Введение в специальность [Текст]/Т.В. Кузнецова - М.: ВЛАДОС, 2007, С. 84

[10] Давыдова, Э.Н. Делопроизводство [Текст]/Э.Н. Давыдова - М.: ТетраСистемс, 2008 ,С. 47

[11] Кузнецова, Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления. Введение в специальность [Текст]/Т.В. Кузнецова - М.: ВЛАДОС, 2007, С. 44