Аспекты стандартизации и унификации документов

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.[8]

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Цель стандартизации и унификации документов добиться:

      рационализации процессов подготовки, исполнения, поиска документов;

      сокращения документопотоков;

      повышения культуры управления и создания оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.

I.2 История развития стандартизации и унификации документов

Впервые в нашей стране проблемами совершенствования документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации, созданные в рамках движения за научную организацию управленческого труда. Значительную роль в формировании этих органов сыграл Наркомат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), по инициативе которого были созданы и научно-исследовательские институты, и общественные объединения специалистов в области управления, и ведомственные центры, в которых решались практические задачи совершенствования госаппарата и разрабатывались теоретические проблемы документоведения. Этот период был очень непродолжительным, однако, весьма плодотворным, как с точки зрения формирования теории стандартизации, ее методики, так и по уровню практических разработок, их влияния на качество составления и оформления документов. Характерной чертой данного периода является теснейшая связь работ по стандартизации документов с рационализацией технологии делопроизводства и архивного дела. Разработчики стандартов пытались заложить в общегосударственные нормы оформления документов требования, направленные на единообразные процедуры придания документу юридической силы, а также предусматривающие реквизиты необходимые для прохождения документа через управленческий аппарат. В совокупности это повышало культуру оформления документов, оказывало влияние на качество документов как исторических источников.[9]

Второй период стандартизации и унификации документов относится к концу 1960-х началу 1970-х гг. Это было время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), активное участие в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в Основные положения ЕГСД как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

Дальнейшее развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.[10]

Влияние унификации документов на состоянии работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом. Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов.[11]

Подводя итоги первой части данного исследования необходимо отметить, что изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов, значительно повышают их правовую роль. Разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.

ГЛАВА II. АНАЛИЗ СОВРЕМЕННОГО СОСТОЯНИЯ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ОСТАП»

II.1 Анализ информационного обеспечения предприятия

На Самарском рынке ГК «ОСТАП» начал свою деятельность в 1993 году, как один из крупнейших оптовых поставщиков продуктов питания. Компания первой в Самаре начала привозить продукты не только из Москвы но и из-за рубежа: Болгарии, Чехии. Взяв старт как оптовый поставщик, деятельность компании постепенно перетекла в сферу розничной торговли. Сегодня группа компаний «ОСТАП» – крупный, динамично развивающийся холдинг, объединяющий предприятия пищевой отрасли. Это 15 круглосуточных супермаркетов «ОСТАП» в Самаре, Тольятти и Новокуйбышевске, 5 пиццерий «Сицилия» в Самаре и Тольятти, небольшой «семейный» пивбар «Пивная лука» и совместная с чешскими партнерами фабрика полуфабрикатов. Юридический адрес предприятия ООО «ОСТАП»: 445009, г. Тольятти, Самарская область, ул. Ленина,41.

Организационная структура ООО «ОСТАП» характеризуется тем, что во главе фирмы находится руководитель – единоначальник, который осуществляет единоличное руководство над подчиненными ему работниками и сосредотачивающий в своих руках все функции управления. При этом каждый работник подчиняется только одному руководителю. В системе управления создается иерархия подотчетности и ответственности, являющаяся в линейной структуре единственным типом организационных отношений. Организационная структура предприятия ООО «ОСТАП» представлена в приложении 1.

В ООО «ОСТАП» разработано 22 рабочих и контрольных инструкции, входящих в состав документации третьего уровня. Приведем некоторые из них:

      технологические правила проектирования;

      рабочая инструкция;

В ООО «ОСТАП» принят следующий порядок подготовки документа (таблица 1):

Таблица 1

Порядок подготовки документов

Принятые сокращения:

ПР – представитель руководства по качеству;

РП – руководитель проекта документа;

РС – руководитель службы качества;

ОД – ответственный за документ;

ГД – генеральный директор;

ОВП – отдел выпуска проектных документов;

К – канцелярия;

НО – начальник отдела;

ПО – промоутер отдела;

ЗБ – заведующий библиотеки;

РГ – рабочая группа.

Более наглядно алгоритм порядка подготовки документов представлен в приложении 2.

Рассмотрим функции исполнителей, задействованных в подготовке документов на предприятии ООО «ОСТАП»:

      ответственный за документ (ОД) обеспечивает деятельность рабочей группы по созданию проекта стандарта, доводит его до готовности и передает проект документа в службу качества;

      служба качества готовит документ для утверждения, визирует у членов рабочей группы, подписывает у исполнителя (ОД), руководителя проекта СМК, представителя руководства по качеству и подает генеральному директору вместе с приказом на утверждение;

      если для введения стандарта в действие необходимо провести какие-либо предварительные мероприятия, они отражаются в приказе с установлением срока введения стандарта в действие;

      стандарты подлежат учету, хранению, размножению и рассылке согласно реквизиту рассылки, указанному в приказе;

      регистрация документов ведется в Журнале регистрации документов, который находится в службе качества; каждому рабочему экземпляру стандарта присваивается порядковый номер, который проставляется службой качества на обложке стандарта, а в журнале регистрации указывается, кому выдан данный экземпляр;

      один экземпляр документа сдается в научно-техническую библиотеку предприятия.

II.2. Оценка уровня унификации документов на предприятии

Количественная оценка основана на сопоставлении расчетных или нормативных значений той или иной характеристики организации делопроизводства, труда и управления с фактическим значением.

При этом методика расчета каждого коэффициента должна обеспечивать единый подход, который достигается в том случае, если оптимальное значение каждого показателя стремиться к единице, т.е. Кi 1,0. Аналитические сравнения фактических значений коэффициентов, характеризующих уровень унификации документов с оптимальным значением позволяют определить величину отклонений, что и будет характеризовать «узкие места» организации делопроизводства в области унификации действующей документации на предприятии. Итак, к таким показателям относятся: коэффициент рациональности управленческой документации; коэффициент компьютеризации управленческих работ; Произведем расчет перечисленных показателей для предприятия ООО «ОСТАП» на примере кадровой службы (таблица 2).