Делопроизводства в Самарской областной юношеской библиотеке

      Не  во все территориальные законы удалось  ввести нормы, отражающие социальную защиту работников библиотек. С точки зрения теории права, регулирования трудовых взаимоотношений и социальных льгот это — сфера действия специальных отраслей права. Однако на практике именно неудовлетворительное положение библиотечных работников часто выступало одним из мотивов подготовки законов

      На  сегодняшний день основная тенденция  формирующегося территориального библиотечного законодательства — это дублирование решений, предложенных Федеральным законом. Вектор данной тенденции противоречит прокламируемой и во многих сферах реально происходящей децентрализации государственного устройства. Оценивая это, мы исходим из следующего положения. Жизнеспособность федеративного государства всегда обеспечивается наличием как центробежных, так и центростремительных сил.

       Глава 2. Структура управления и распорядительные документы

      2.1. Организационная структура управления.

      Организационная структура управления - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления библиотекой и распределением полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.

      Таким образом, под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

      В структуре управления организацией выделяются следующие элементы:

      . Звенья (отделы);

      . Уровни (ступени) управления;

      . Связи - горизонтальные и вертикальные.

      К звеньям управления относятся структурные  подразделения, а так же отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления; либо часть их. К звеньям управления следует относить и библиотечных работников, осуществляющих регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений.

      В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Устанавливающиеся между отделами связи носят горизонтальный характер.

      Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системах управления организацией. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: библиотекари более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев.

      Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, горизонтальным и вертикальным. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми (например, между отделами). Вторые - это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

      В структуре управления организацией различаются так же линейные и  функциональные связи. Первые суть отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений и движения информации между, так называемыми, линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента. Соответственно используется такое понятие, как полномочия: линейные и штабные. Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а так же отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами  организации (подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать и помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения.

      Между всеми названными выше составляющими  организационной структуры управления существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них (числа элементов или уровней, количества или характера связей или полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных.

      К структуре управления предъявляется  множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Главные из этих требований к организационной структуре могут быть сформулированы следующим образом:

1. Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе уровней управления.
2. Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы за 
   время от принятия решения до его исполнения в управляемой системе не успели    произойти    необратимые    отрицательные    изменения,    делающие ненужной реализацию принятых решений.
3. Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.
4. Экономичность.  Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом.
5. Гибкость.  Способность изменяться в  соответствии с  изменениями внешней среды.

      6. Устойчивость структуры управления. Неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов (20).

      Совершенство  организационной структуры управления во многом зависит от того, насколько при ее построении соблюдались принципы построения:

      1) Целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение 
времени     прохождения     информации     от     высшего     руководителя     до непосредственного исполнителя;

      2) Четкое обособление составных частей организационной структуры 
(состава ее подразделений, потоков информации и пр.);

      3) Обеспечение   способности   к   быстрой   реакции   на   изменения   в управляемой системе;

      4) Предоставление     полномочий     на     решение     вопросов     тому подразделению, которое располагает наибольшей информацией по данному вопросу;

      5) Приспособление отдельных подразделений аппарата управления ко всей   системе   управления   организацией   в   целом   и   к   внешней   среде   в частности(20). 

      Основными инструментами формирования организационной  структуры управления предприятия являются: а) Анализ и разделение управленческих и инновационных процессов на отдельные составляющие функции, задания; b) Синтез и группировка заданий в однородные группы достаточно устойчивые на протяжении длительности периода деятельности предприятия; с) Создание специализированных подразделений и служб путем закрепления за ними однородных групп заданий, объектов, функций управления, состава работников и оборудования;  d) Разработка должностных инструкций и положений об отделах, службах, подразделениях для документального фиксирования принятой организационной структуры управления.

      Дифференциация  задач и заданий по виду деятельности, функциям управления и иерархическому уровню чаще всего используется для формирования структур управления, вертикальному разделению труда менеджеров, определению степени централизации и децентрализации управления, делегированию полномочий и ответственности. Дифференциация работ по виду продукции, стадии производственного процесса, месту расположения производства в большей степени отражается на элементах производственной структуры, таких горизонтальное разделение труда, специализация и кооперирование производственных звеньев, их масштаб и объемы деятельности.

      Следует иметь в виду, что в различных  организациях (с учетом специфики их работы) используются и другие принципы построения организационных структур, наиболее полно отражающие особенности их функционирования.

      Реализация  этих принципов означает необходимость  учета при формировании (или перестройке) структуры управления множества различных факторов воздействия на ОСУ.

      Главный фактор, "задающий" возможные контуры  и параметры структуры управления, - сама организация. Известно, что организации различаются по многим критериям. Большое разнообразие организаций в Российской Федерации предопределяет множественность подходов к построению управленческих структур. Подходы эти различны в организациях коммерческих и некоммерческих, крупных, средних и малых, находящихся на разных стадиях жизненного цикла, имеющих разный уровень разделения и специализации труда, его кооперирования и автоматизации, иерархических и "плоских", и так далее.

      Очевидно, что структура управления крупными предприятиями более сложна по сравнению с той, какая нужна небольшой фирме, где все функции менеджмента подчас сосредоточиваются в руках одного - двух членов организации (обычно руководителя и бухгалтера), где соответственно нет необходимости проектировать формальные структурные параметры. По мере роста организации, а значит, и объема управленческих работ, развивается разделение труда, и формируются специализированные звенья (например, по управлению персоналом, производством, финансами, инновациями и т.п.), слаженная работа коих требует координации и контроля. Построение формальной структуры управления, в которой четко определены роли, связи, полномочия и уровни, становится императивом.

       2.2.Особенности документирования деятельности библиотек

        Организацию и ведение нормативного  хозяйства в библиотеке осуществляют секретариат, канцелярия, методист, методкабинет, научно-методический отдел, ответственное лицо, в отделах — заведующие. Их задача: своевременное снабжение документами и доведение информации о них до заинтересованных подразделений и вышестоящих организаций; систематический контроль за внедрением и соблюдением норм, правил и требований, установленных в документах.

      При оперативном управлении библиотекой  необходимо систематически получать необходимую  информацию, обрабатывать и анализировать  ее. Преобладающей формой и носителем информации является документ, без которого не может осуществляться ни одна функция управления в любой сфере производства, в том числе и в библиотеке. Документальная информация охватывает все стороны внутренней и внешней деятельности библиотеки. При помощи документов начинаются и завершаются все операции по ее управлению.

      Существующая  документация классифицируется по видам, форме и содержанию. Выделяются следующие виды: организационно-распорядительная документация, которая подразделяется на пять. основных групп — организационная (положения, уставы, инструкции, правила), распорядительная (постановления, распоряжения, приказы, указания), справочно-информационная (письма, докладные записки, справки, обзоры, сводки), о личном составе (приказы, личные дела, карточки, документация учета личного состава кадров по их приему, подготовке и переподготовке, записи о переводе, характеристики), предложения, заявления и жалобы. Административная, или деловая, документация содержит внутреннюю и внешнюю корреспонденцию, предназначена для выполнения административных функций. Планово-учетная документация включает документы, которые используются для планирования финансовой деятельности, анализа, учета и выполнения плановых задач. Оперативно-производственная документация выполняет задачи оперативного планирования и контроля за ходом работ. Техническая документация включает комплекс документов по технической подготовке и обслуживанию здания, средств механизации и автоматизации, регламентирующие и методические материалы.

        Применяются следующие типы классификации  документов: алфавитная, цифровая, тематическая. Для ее ведения оформляются папки по видам документов: приказы, справки, планы, отчеты и т.д.; формы — журнальная, картотечная, компьютерная и т.д. Создаются тематические сборники типовых текстов, писем, образцов заявлений. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов. Практическое осуществление этого требования осуществляется посредством схем рационального движения документов в аппарате управления, которые разрабатываются исходя из принципиальных схем, приведенных в основных положениях ЕСКД. В деле обеспечения комплексного управления большое значение имеет своевременность     поступления     от     всех     структурных     подразделений необходимых оперативных данных, позволяющих судить о равномерности хода работы библиотеки, структурных подразделений и должностных лиц. Всю поступающую в библиотеку документацию можно поделить на две части: передаваемую дирекции и направляемую в структурные подразделения, и в первую очередь в отделы комплектования, справочно-библиографической и информационной работы, МБА, массовой и воспитательной работы, обслуживания читателей и т.д. В библиотеке должна существовать тщательно продуманная система документации. Работу по ведению делопроизводства осуществляют ученый секретарь, заведующий канцелярией, архивом, секретарь, секретарь-машинистка, а в отделах — заведующие. Секретарь должен работать четко, производительно, быть инициативным и находчивым, обладать хорошими манерами, тактом и выдержкой, быть внимательным и вежливым в обращении с сотрудниками и посетителями.