Делопроизводства в Самарской областной юношеской библиотеке

      В графе  "Тарифная ставка (оклад) и  пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями с локальными нормативными актами организации. 

      В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные  выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные  выплаты), установленные действующим  законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). 

      Штатное расписание визируется директором библиотеки, подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

      Изменения в штатное расписание вносятся приказом директора библиотеки "О внесении изменений в штатное расписание".

      Штатное расписание СОЮБ не представлено в Приложении.

      Положение о структурном  подразделении  разрабатываться на каждое структурное подразделение Самарской ОЮБ аппарата управления предприятия.

      В положениях устанавливаются рациональное распределение целей, функций между  структурными подразделениями, взаимоотношения с другими подразделениями, регламент прав и ответственности руководителей подразделений.

      Положения о структурных подразделениях являются юридическими документами и предусматривают  принцип однозначной ответственности за невыполнение обязанностей. Текст положения о структурном подразделении состоит из разделов:

1. Обязанности сотрудников отдела
2. Повышение уровня профессиональной подготовки сотрудников отдела:
3. Комплектование фонда сектора
4. Структура отдела
1. Библиографическая работа:
2. Работа с фондом:
5. Содержание работы сектора
1. Работа с читателями:
6. Основные задачи сектора
7. Общие положения

      В Приложении 5 представлено Положение о отделе секторе использование информационных ресурсов.

      В связи с реорганизацией сектора  использования информационных ресурсов в  отдел автоматизвации необходимо создавать новое положение о  структурном подразделении.

      Должностная инструкция – правой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения (15).

      Должностные инструкции разрабатываются на все  должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись. После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

      Текст должностной инструкции состоит из разделов:

      1.Общие  положения;

      2.Должностные  обязанности;

      3.Права;

      4.Ответсвенность;

      5.Взаимоотношения.

      В Приложениях  6 и 7 предложены Должностные инструкции сотрудников отдела Медиатека.

      Они включают разделы:

      1. Общие положения

      2.Функции:

      3.Права.

      4. Ответственность.

      5.Квалификационные  требования

      При составлении должностных инструкций допущены неточности: отсутствуют разделы  взаимоотношения.

      Директор  библиотеки издает следующие виды распорядительных документов:

      -приказ;

      -распоряжение;

      -указание.

      Приказ – Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения  и содержащий обязательные для исполнения предписания.

      В зависимости от содержания различают  приказы по основной деятельности и  приказы по личному составу (о кадрах).

      1) по основной деятельности приказы  издаются:

• при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений,
• при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций,
• при введении новых стандартов,
• при изменении графика работы предприятия и т. д.

      2) по личному составу (эти приказы  готовятся отделом кадров):

• при назначении работников на должность,
• при  освобождении от должности
• при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях,
• при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

      Приказы оформляются на общем бланке,  а формуляр приказа включает с  себя следующие реквизиты:

• название вида документа (ПРИКАЗ)
• дата (датой приказа является дата его подписания)
• порядковый номер приказа
• место издания приказа
• индекс документа
• заголовок к тексту
• текст
• подпись руководителя
• отметка о согласовании
• фамилия и телефон исполнителя (63)

      Текст приказа излагается кратко в повелительной  форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной.

      В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.

      Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ.

      Если  приказ предусматривает изменение  или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается какие  из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа  не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

      Приказы по личному составу хранятся в  отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

      Приказы в Самарской областной юношеской  библиотеки подготавливаются на с использованием системы консультант плюс. Таким образом все требования по составлению данного документа соблюдаются

      Распоряжение – Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

      Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

      Распоряжения  оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

      Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

      В Приложении не представлено образцов распоряжений по СОЮБ.

      В состав первичных  учетных документов согласно ГОСТ 7.35-81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков» входят: инвентарная книга, лист актового учета библиотечного фонда, карточка учета библиотечного фонда, карточка учета журнала, карточка учета газеты, карточка регистрации читателя, карточка регистрации абонента межбиблиотечного абонемента (МБА), карточка регистрации абонента заочного библиотечного абонемента, формуляр читателя, книжный формуляр, листок читательского требования, контрольный листок (обязательные приложения 1-13), бланк-заказ по МБА — по ГОСТ 7.31-81(37).

1. Инвентарная книга предназначена для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью
2. Лист актового учета библиотечного фонда предназначен для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за сохранностью фонда и служит сопроводительным документом при их передаче из одного структурного подразделения библиотеки в другое
3. Карточка учета библиотечного фонда предназначена для индивидуального учета произведений печати и других документов, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью.
4. Карточка учета журнала предназначена для учета номеров журнала, контроля за их поступлением и сохранностью.
5. Карточка учета газеты предназначена для учета номеров газеты, контроля за их поступлением и сохранностью.
6. Карточка регистрации читателя предназначена для учета читателя библиотеки и анализа сведений о нем.
7. Карточка регистрации абонента МБА и карточка регистрации абонента заочного библиотечного абонемента предназначены для учета абонентов и анализа сведений о них.
8. Формуляр читателя предназначен для учета читателя библиотеки, контроля и учета выданных ему и возвращенных им произведений печати и других документов и анализа чтения.
9. Книжный формуляр предназначен для учета и контроля за выданным и возвращенным читателем произведением печати или другим документом и анализа его использования.
10. Листок читательского требования предназначен для поиска и выдачи произведения печати и другого документа, учета и анализа запросов и отказов.
• Контрольный листок предназначен для учета посещений читателем подразделений библиотеки, контроля за выданными и возвращенными произведениями печати и другими.
• Бланк-заказ по МБА — по ГОСТ 7.31-81.
• ГОСТ устанавливает размеры данных документов, количество страниц, число строк, тип бумаги и т.п.

      В приложениях 8 - 11 представлены формуляр читателя, книжный формуляр, карточка учета газеты и листок читательских требований.