Документационное обеспечение управление. Ответы

11. Принцип разделения  труда в процессе  управления документацией

        Правильное  разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрение передовых приемов и методов труда.  
Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативно-методических документов. Сюда можно отнести квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих; единую номенклатуру должностей служащих; квалификационный справочник должностей служащих; количественные оценки эффективности труда служащих производственных объединений, предприятий. Особо важная роль отведена должностным инструкциям, положениям об учреждении или структурном подразделении. К документам по совершенствованию ДОУ относятся: "Организация документов на вычислительных центрах. 1981 г."; типовые положения, основные правила работы, перечни для архивных учреждений и ведомств и другие6. 
Необходимо четко распределять обязанности между конкретными исполнителями, что закрепляется в должностных инструкциях. Это повышает ответственность каждого работника за свой труд, а со стороны руководства позволяет осуществлять четкий контроль. Должностные инструкции исключают дублирование функций. В содержании инструкции отражается не только то, что должен делать тот или иной специалист, но и как делать, т.е. методика выполнения конкретного вида работы.

  В настоящее время основным нормативным  документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является «Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих». Эти же наименования включены в «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденого Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от1998 года.

  Согласно  этим нормативным документам по характеру  труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

  Руководители - к этой категории отнесены должности заведующего службой делопроизводства (заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т.д.). Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20 % от общего числа делопроизводственного персонала. Специалисты — в эту категорию попадают помощники руководителя, документовед, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

12. Численность службы  ДОУ

        Основным  фактором, определяющим структуру численности  службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы (централизованную, децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД: 
1-я категория - предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год; 
2-я категория - от 25 000 до 100 000 документов в год; 
3-я категория - от 10 000 до 25 000 документов в год; 
4-я категория - до 10 000 документов в год. 
 В учреждениях 1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории - секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий. 
 В условиях функционирования автоматизированной системы управления, документационное обслуживание может быть возложено на документационные центры (25 000 - 10 000 и более документов в год). Эти подразделения наряду с канцелярией осуществляют обслуживание всех структурных подразделений предприятия (учреждения). 
Служба документационного обеспечения может возглавляться начальником службы, который подчиняется непосредственно руководителю учреждения. Номенклатурой должностей предусмотрены его заместители, а также специалисты: помощники руководителя учреждения, секретари коллегии, методисты, заведующие архивом, заведующие экспедицией, инспектора, секретари, стенографистки, делопроизводители, машинистки, экпедиторы, курьеры, редакторы, корректоры. В 1988 г. в квалификационный справочник должностей служащих введена должность "документоведа", который должен иметь высшее образование по специальности "документовед, организатор производства".

  Основными факторами, влияющими на численность  работников службы делопроизводства, являются: общая численность работников организации; объем документооборота организации (количество входящей, исходящей и внутренней документации); затраты труда на выполнение делопроизводственных работ (рассчитываются по существующим нормативам).

  По  разработанной в свое время методике НИИ труда оптимальная численности  делопроизводственного персонала  по отношению к общему количеству работников учреждения (с учетом максимального высвобождения специалистов от технической работы) составляет: для министерств, ведомств и других учреждений 12-15 %, для предприятий - 0,4 %. Н_д = Р_об • 0,12 для министерств, ведомств; Н_д = Р_об • 0,004 для предприятий, где Н_д - норматив численности делопроизводственного персонала; Р_об - общая численность работников организации.

13. Должностные инструкции  сотрудников

 Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет. Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста: • Общие положения • Функции • Должностные обязанности • Права • Ответственность  • Взаимоотношения (Связи по должности)

 "Общие  положения" содержат: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия. Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

 Раздел  «функции» содержит основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих. Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость. Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Раздел "Ответственность" может быть написан обобщённо типа "работник несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса об административных правонарушениях "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка ... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗОТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причинённый организации, в соответствии со ст. 121 КЗОТ работник несёт материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость. Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности), в нём записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передаёт документы, в какие сроки. Во многих должностных инструкциях есть раздел Оценка работы. Основные критерии: своевременность выполнения работы и её качество. Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке её пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д. Должностная инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем структурного подразделения, которое его разрабатывала. Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. 

 15. Требования к оформлению  документов УСОРД

  Согласно  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

  Под оформлением документов понимается соблюдение норм и требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках, при составлении документов в управленческих аппаратах предприятий, а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке.

  Требования  к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных  стандартах. В соответствии с действующим  законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного  применения стандартов. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами делопроизводственного аппарата, руководителей, рядовых сотрудников; позволяет создавать документы, обладающие юридической силой. Документы по стандарту выполняют основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов – легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

  Состав  реквизитов определяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

  ГОСТом  на систему организационно-распорядительной док-ции установлен набор из 30 реквизитов, которые вместе не встречаются ни в одном виде документов. Реквизит (от лат requisitum – требуемое, необходимое) – специальный информационный элемент документа. По ГОСТу «обязательный элемент оформления официального документа». Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные приводятся на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа. Конкретный набор реквизитов зависит от: вида документа; этапов его подготовки и работы с ним. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

  Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например «название вида документа» и «справочные данные об организации». Реквизит «справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа. Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы:  1)Реквизиты бланка и ограничительные отметки 2)Реквизиты, определяющие юридическую силу 3)Делопроизводственные отметки (реквизиты, отражающие обработку и движение документа в организации).

  Для подготовки управленческой документации используют стандартные форматы бумаги по ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы». Эти форматы приняты и международной организацией по стандартизации (ISO).Установление форматов связано с проектированием и эксплуатацией средств организационной техники (печатающих и копировальных средств). Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного (базового) формата А0 (841 х 1189) приблизительно равна 1 кв. м. Переход к последующему формату осуществляется путем деления большей стороны листа пополам. Стандартом закреплены два формата бумаги:А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

  Для отдельных видов документов, содержащих графики и таблицы с большим  количеством граф – отчетные, учетно-статистические, плановые (ведомости, планы), может использоваться бумага формата А3 (420 х 297 мм). На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например для оформления резолюции руководителя, для документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм.

  Гост  устанавливает минимальные размеры полей. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТом.

  При изготовлении документов на двух и  более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.